新形勢下農業科研院所辦公室工作現狀及建議

朱俊菲++劉愛文++趙武娟

摘要 隨著市場經濟快速發展和政治經濟體制改革不斷深入，我國經濟社會進入一個新的階段。面對新階段和新形勢，農業科研院所辦公室如何把握機遇和繼續做好辦公室工作，成為擺在辦公室人員面前亟待解決的問題。以山西省農業科學院辦公室為例，介紹了山西省農業科學院辦公室的概況，分析了新形勢下面臨的挑戰，最后對如何做好辦公室工作提出了一些建議。

關鍵詞 新形勢；農業科研院所；辦公室工作；挑戰；建議

中圖分類號 C931.4 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2017）05-0250-03

隨著市場經濟快速發展和政治經濟體制改革不斷深入，我國經濟社會發展呈現出一些新的特征：經濟增長模式告別簡單粗放、經濟增長速度趨于平穩適宜、電子信息技術飛速發展、政府作風趨于陽光透明、社會發展呈現科學高效，今天的我們已經站在了新的歷史起點上。

辦公室是單位負責人實施科學決策和有效領導的綜合辦事機構，是一個單位溝通上下、聯系左右的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的“窗口”，肩負著調查研究、督察督辦、參謀服務、綜合協調等重要職能，其工作關系千絲萬縷，錯綜復雜。隨著我國經濟社會發展進入新形勢，農業現代化建設進入新階段，農業科技創新也面臨許多新情況、新問題。如何適應新的形勢，與時俱進為單位搞好優質服務，成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。

1 山西省農業科學院辦公室概況

山西省農業科學院辦公室目前下設行政文秘、機關財務、宣傳報道、檔案管理4個科室；共有在職職工14人，其中，主任（正處級）1名，副主任（副處級）1名，行政文秘科5人，機關財務科3人，宣傳報道科1人，檔案管理科3人。

1.1 行政文秘科主要職責

督查院屬各部門、各單位貫徹落實院行政決策和工作部署；組織協調需多個部門共同辦理的綜合性行政工作；負責組織起草以院或院領導名義發出的報告、總結、決議、通知、意見、函等文件，組織擬定全院性的規章制度，組織撰寫行政管理事項的通告等；負責外單位來文的簽收、批辦、留存、歸檔等工作；負責機關各行政處室發文的登記、留存、歸檔等工作；負責院章、院長名章等公章的用印及保管；負責介紹信、證明等便函的開具；負責全院作息時間調整及國家法定節假日機關職工的排班值班工作；負責全院計劃生育、保密、信訪接待等工作。

1.2 機關財務科主要職責

組織制定本單位的財務、會計制度并負責貫徹執行；組織開展會計核算和會計監督；監督各項資金的使用和分配，負責轉賬和開具現金憑證，負責記賬憑證的匯總；負責應收、應付款的結轉和清理工作并負責登記往來賬；負責各職能處室業務費、各項目資金的記賬工作并監督各項資金的使用情況；負責本單位工資的核算工作，監督并管理工資資金的使用情況；負責審核報銷機關職工差旅費；負責固定資產明細賬的登記工作，核算本單位固定資產的增減變動情況；負責本單位財政國庫支付系統工作等。

1.3 宣傳報道科主要職責

負責全院信息公開工作；負責全院各類科研新成果、新技術、新產品的宣傳報道工作；負責辦公室日常新聞的發布工作；負責與電臺、報紙等新聞媒體的聯絡和溝通工作；負責“京津冀晉豫蒙農（牧）科院六院信息”中本單位信息的收集、編寫工作等。

1.4 檔案管理科主要職責

負責院機關檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作；負責對院屬各單位檔案工作的指導和監督工作；負責本部門各種門類和不同載體檔案的統一管理工作，維護檔案的完整、準確和安全；按照規定向有關檔案局移交檔案材料；負責檔案統計工作；負責對檔案（資料）的保管狀況進行定期檢查核對，對破損的檔案及時進行修補、復制或其他技術處理等。

2 面臨的挑戰

2.1 人員配備不齊

2012年以前，辦公室有正處1人，副處3人，正科、副科及科員21人。近幾年，隨著事業單位機構改革，農科院內設機構做了部分調整，加之老員工逐漸退休，辦公室人員變動較大。目前，只剩1名正處、1名副處、12名科級人員，人員總數較之前減少11人，現有人員大多身兼數職。在如今形勢日新月異、工作任務日益繁重、工作要求不斷提高的情況下，辦公室出現嚴重人員緊缺問題。

2.2 統籌意識淡薄

辦公室工作的服務性和從屬性，容易使人形成程式化的思維和處事模式[1]。面對瑣碎繁雜的事務性工作，辦公室人員習慣自我定位成“辦事員”，每天忙于日常性的事務和領導交辦的任務，很少從整體上思考布局和主動進行超前規劃。

辦公室的工作雖看似零碎、繁雜，但總結下來，也不乏時間性和規律性。如每年的全院工作會議、干部述職大會、公開招聘會議、全院匯報大會等會議的召開及個人總結、部門年度總結、《山西年鑒》《山西經濟年鑒》等材料的撰寫，都有固定的時間安排，需做的準備工作也大致相同。相關工作人員完全可以早做準備，但因習慣了被動等待領導分配，往往在這些任務突然來臨時措手不及。

2.3 不重視溝通協調工作

溝通協調是辦公室的一項重要工作，單位的上下之間、部門之間、內外之間往往會出現許多矛盾和沖突，這都需要辦公室人員通過精心、細致的溝通協調來解決。

在現行的行政管理體系中，山西省農業科學院各職能部門間按層次型功能框架建立，各領域保持獨立，無責任關系，但在很多情況下，文件的傳達、會議的召開、規章制度的落實、材料的上報等都涉及到若干部門，如果沒有各個部門間的良性溝通與合作是不可能完成的。有一次省督導組給院辦公室打電話讓上報單位現任領導的住房數與住房面積、領導干部辦公室的使用面積和綜合辦公樓的使用情況、機關公務用車的使用情況及機關全體在職人員的花名冊等材料，這些材料分別由院辦公室、黨委辦公室、組織部、人事處、后勤處等多個部門掌握，由于時間緊任務重，辦公室的同志與其他部門的溝通工作做得不夠充分，導致在上報時有2個部門出現相互推諉的情況，耽誤了工作進程。

2.4 形象化建設亟待加強

辦公室是單位的窗口，其點點滴滴都影響著單位的整體形象和聲譽，反映部門的能力水平[2]。辦公室的工作對象廣泛而復雜，涉及方方面面的問題和公共關系，稍不注意就有可能損壞單位的整體形象。院屬各單位職工或外單位人員到單位辦事，一般都會先去辦公室，辦公室人員的一次接待洽談、便函開具、印章使用，甚至一次電話的受理等，都能從一個側面反映出單位的思想作風和精神風貌，甚至反映出單位的工作效率。

每年開春，行政辦公室每天都要接聽幾十個甚至上百個咨詢電話。有一次，該科室工作人員因一直忙于接聽咨詢電話而耽誤了手頭的工作很是惱火，竟與來電咨詢的員發生爭吵，導致雙方都很不愉快，單位形象也因此受到損害。辦公室的部門性質和工作特點容易使人產生較大壓力，甚至產生煩躁情緒[3]，如何處理好日常工作和維護單位形象是辦公室人員今后都應該注意的問題。

2.5 辦公自動化發展程度低

隨著信息產業飛速發展，辦公自動化的程度越來越高，傳統的辦公條件逐漸被計算機、通訊網絡等先進技術所取代。如今，山西省農業科學院每個辦公室都配有計算機等一些現代化設備，但由于缺乏系統的學習和培訓，也沒有專門的辦公室管理軟件開發人員和設備維護人員，大部分部門信息利用程度較低，辦公自動化程度普遍不高。比如山西省農業科學院有30家下屬單位，其中有11家分布在太原市以外的地區，每次為領取一份文件或上報一份材料，都需派專人前往，浪費了大量的人力、物力和財力，嚴重影響了工作效率。

3 工作建議

新形勢下，要在立足本職崗位和為全院事業發展服務的基礎上，轉變思想、改進作風，大力提升行政辦公水平，積極履行好“參與政務、處理事務、搞好服務”的職責。

3.1 配齊人員，提高素質

按崗定編，配齊人員，扭轉一人多職的工作現狀。通過公開選拔、民主推薦、調任、公開招聘等方式增加2名副處級干部和若干名干事，明確其崗位分工及職責。同時，制定合理的辦公室工作人員專職化發展方案，逐步實現辦公室人員的專職化。

辦公室人員素質的高低是能否做好各項工作的前提和基礎，要注重辦公室人員綜合素質的培養和提高。一是要提高政治理論素質。作為辦公室的成員，要不斷學習黨章黨規、政策法規、習近平總書記系列重要講話精神等，不斷提高自己的黨性修養，以科學的思想武裝頭腦，在工作中把握正確的政治方向。二是要提高文化素質。合理的文化知識結構和廣博的知識是視野開闊、思維敏銳、富于開拓創新的前提[4]。面對日益嚴峻的形勢挑戰和不斷復雜化的工作內容，辦公室人員應不斷學習，建立起層級的知識儲備和開放性的知識結構，為做好各項工作打好文化基礎。三是要提高業務素質。隨著科學技術的發展，知識更新的速度日益加快，辦公室人員必須樹立終身學習的理念，不斷提高自己的業務能力，掌握綜合分析、組織協調、現代化辦公管理等方法和手段，從而適應不斷復雜化的管理工作，順利完成崗位工作任務[5]。

3.2 樹立超前意識

辦公室所處的地位和職能作用決定了其工作大多是服從性的，但這不能與被動性“劃等號”。要做好辦公室工作，必須發揮主觀能動性，增強超前意識。對年終匯報會議、全院年度工作會議等規律性和周期性的工作，要提前準備，超前謀劃，增強主動性；對全院的重點工作，以及主要領導的“關注點”、院屬單位的“閃光點”、職工群眾的敏感點等，要主動開展調研并及時跟進，調查了解進展情況及存在的問題，為領導決策提供參考意見；對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。

3.3 提高溝通協調能力

辦公室工作千頭萬緒，做好部門之間、上下級之間、內外之間的溝通協調工作，對處理好辦公室事務非常重要。首先，要當好各職能部門間的溝通協調者。辦公室要從既維護全局利益又保護部門工作積極性的角度做好溝通協調工作，主動而不專擅越權，發揮好中介和橋梁作用，保證部門之間形成合力，避免不必要的扯皮和內耗。其次，要當好上下級之間的溝通協調者。要了解清楚上級的意圖和工作要求，以便更好地傳達落實，同時也要注意關注基層動向，廣泛聽取職工的意見和建議，實事求是地向上級進行反饋。三要當好本單位與外單位的溝通協調者。與外單位進行協調時，要采取積極措施，注意增進友誼、互通情況、合作交流，以得到社會各界的支持和幫助，為單位發展創造一個和諧的外部環境。

另外，在進行溝通協調時應注意以下幾點：一是原則性。凡事都要堅持原則，講究公正，照章行事，以理服人。二是謀略性。對各種矛盾都要深入調查，弄清事情的來龍去脈，不隨便發表意見，不亂表態。三是靈活性。面臨矛盾，要靈活應變，做到堅持原則不呆板，靈活處理不亂套[6]。

3.4 加強形象化建設

辦公室是單位的“門面”，是代表領導同志處理問題、辦理事務、反映領導意圖的“窗口”，時刻體現著單位的形象和風貌，在工作中須高度重視辦公室形象化建設。要努力做到不讓領導交辦的事項在手中延誤、不讓辦理的文件在手中積壓、努力避免各種差錯和失密現象發生；要熱情接待每一位來訪者，耐心答復他們咨詢的問題，切忌給人留下“門難進、臉難看、事難辦”的印象，積極塑造辦公室求真、務實、高效、和諧的良好形象。辦公室的每一位同志也要珍惜在辦公室工作的機會，立足本職，盡心竭力做好每一項工作，不斷提高自己的業務素質，努力做到博學、勤奮、求實、快捷，為維護辦公室的良好形象做出自己應有的貢獻。

3.5 推進辦公自動化系統建設

計算機的普及和互聯網的飛速發展為辦公自動化提供了豐備的物質條件，合理高效利用現代網絡技術，大力提高行政辦公效率，已是形勢所趨。辦公自動化是一項系統工程，運用規模越大，功能配套越好，應用效率就越高，效益就越大。農科院院機關辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和行政服務等繁重工作，與院領導、機關各部門、院屬各單位等都有著不同程度的聯系，充分利用網絡信息化技術，可大大降低行政運行成本，提高行政辦公效率和行政管理水平。

首先要引進先進實用的辦公軟件，建立公文管理、會議管理、領導日程管理、部門事務處理等模塊，把日常工作中文件的收發、起草、歸檔、查詢，領導日程安排、信息收集上報、接待安排、信訪督查、會議室管理、領導用車管理、部門請示報告審批等都納入到模塊中，并邀請專人進行軟件使用、測試及維護等方面的培訓；其次，在系統建設與應用的過程中，辦公室的每一位成員都要提高自覺性，增強主動性，帶頭熟練掌握系統的操作流程，帶頭運用辦公自動化系統，帶頭執行電子公文運行的管理規范，做辦公自動化學習、使用和推廣的楷模[7-9]。

4 參考文獻

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[2] 董斌彬.高職院校辦公室管理工作現狀及對策淺析[J].吉林農業科技學院學報，2012，21（1）：51-52.

[3] 黃得林，李海亮.基于分類管理理念的農業科研單位辦公室工作實踐[J].農業科技管理，2014，33（1）：45-47.

[4] 陳薇.高校院系辦公室管理面臨的挑戰與對策[J].武漢科技學院學報，2005，18（10）：95-97.

[5] 李本華.淺談新形勢下如何做好辦公室工作[J].貴州農機化，2008（2）：26.

[6] 姚麗英.小議辦公室工作人員的角色承擔和能力發展[J].中國石油和化工標準與質量，2011（2）：112.

[7] 楊廷慧.煤礦企業辦公室管理工作存在問題及對策[J].東方企業文化·企業管理，2012（7）：66.

[8] 黃浣塵.提高學校黨政辦公室人員工作主動性的幾點思考[J].西南農業大學學報（社會科學版），2013，11（3）：188-189.

[9] 張靜.履職盡責做好辦公室工作[J].中國石化，2015（5）：91-92.