論企業檔案管理中的鏡像信息技術

李明

【摘 要】企業檔案是維護企業信息的重要依據，如何利用檔案鏡像信息技術對企業檔案進行科學的整理分類，做好企業檔案管理工作，有著極其重要的作用，本文正是基于鏡像信息技術，闡述和分析了企業檔案管理中的鏡像信息技術。

【關鍵詞】鏡像技術；檔案管理；企業檔案

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中，直接形成的有價值的各種形式的原始記錄。企業檔案記錄著企業生產、管理的全過程，是企業鏡像信息的載體。在檔案鏡像技術的使用下，利用企業檔案構建企業檔案影像信息，可以加強企業文化建設，提高企業凝聚力，從而推動企業健康快速發展。

1檔案鏡像信息技術概述

檔案作為企業很多事件以及活動的信息保存載體，記錄著該企業從建立到發展整個過程的所有信息，通過對企業檔案鏡像信息的研究，可以充分認識到檔案在社會信息中的重大作用。檔案是社會信息的一種基本形態，在國家以及社會信息中具有獨特的地位。除此之外，檔案鏡像信息還揭示了檔案在社會鏡像的保護以及構建工作中的重要作用。正是由于對檔案鏡像信息的研究，企業才能在歷史不斷發展的進程中，更好地發揮檔案的價值，實現檔案的重要使命。

2企業檔案管理中的鏡像技術

企業信息的保存和傳承必須依賴一定的媒介和載體，而這個載體和媒介就是檔案。因此，在企業組織鏡像的構建中，企業檔案具有重要的作用，在傳承企業優秀文化中也發揮著重要的作用。企業所有經營活動之間都具有緊密的聯系，這種內在的聯系是相對客觀的，將所有經營活動信息按內在聯系組合起來，就可以完整地反映出企業的過去。通過對這些信息的整理，可以幫助企業員工更好地理解企業的組織鏡像信息，并且將不同的經營活動聯系起來。企業檔案可以作為企業組織鏡像的內容和載體，也為企業組織鏡像的構建和傳承提供了一個良好的環境。所以，企業的信息必須通過檔案進行保存和傳承。這就要求我們做好檔案收集工作，保證檔案的真實性、完整性與連貫性，才能保證企業組織鏡像的完整性；做好檔案整理分類工作，便于檔案信息資源的開發利用；做好檔案信息資源的開發利用工作，達到傳承與傳播企業鏡像的最終目的。

3鏡像信息技術下的檔案管理措施

3.1構建企業組織鏡像

企業組織鏡像信息是企業員工對企業認同的一種表現，在企業的發展過程中，必須將企業的組織信息傳承下去。企業在自身發展過程中需要從事各種經濟活動，通過企業的生產和經營滿足社會的需求。眾所周知，企業檔案是企業在研發、生產以及所有經營活動中形成的各種形式的記錄，承載著企業發展的信息。因此，需全面、系統、完整地收集企業檔案，維護企業檔案在內容上、時間上和空間上的連續性，保證企業組織信息的完整。新時期下，社會逐漸向多元化的趨勢發展，企業的發展也越來越多地體現多元化，在這樣的一個大背景下，企業文檔產生的方式也是各種各樣的，具有多元化的特點。企業在進行檔案管理，尤其是在收集數據和資料的時候，應該從多種角度出發，全面收集資料，從而保證檔案資料的全面性。在收集企業檔案資料的過程中，應該及時控制和管理具有保存價值的檔案信息。為了保證企業組織鏡像信息的完整性，必須對企業的各種檔案信息進行全面收集和管理。因此企業在收集檔案材料的過程中，應該從多方面同時入手，積極鼓勵相關人員以及部門參與，最終構建完整的企業組織鏡像。在實際的工作中，企業應該從宏觀的角度全面地把握企業在現階段的發展方向，并積極收集企業所有類型活動數據的資料，并對其進行整理分類和保存。值得注意的是，檔案資料具有真實性和完整性，因此在收集資料的時候，也應該注重檔案資料的真實性，保證所有資料都真正來源于企業活動中。在收集企業檔案資料的時候，可以以時間為鏈條收集企業從發展初期一直到逐漸壯大的不同階段的相關信息。除此之外，為了提高檔案資料收集和管理的效率，企業應該與時俱進，充分利用現代化信息技術，建立信息化的檔案資源庫，從而對企業的組織鏡像更好地進行管理。

3.2整理分類企業檔案

企業組織鏡像信息的構建是一個比較漫長的過程，不僅要求收集到完整的企業組織鏡像信息，并且還要求對所有的檔案資料進行有效的分類和管理，保證資料的科學性和真實性，便于后期開發利用。企業組織鏡像記錄的是企業的發展歷程以及現階段所有的經營活動，其中包括工作人員以及部門的相關信息。通過對企業組織鏡像進行整理分類，可以幫助企業更好地對自身的發展進行反思，可以幫助企業在激烈的市場競爭中脫穎而出，從而促進企業的進一步發展。真實性是檔案的一個關鍵的屬性，所以企業在收集檔案資料的時候，一定要保證所有的檔案資料都是真實有效的。這就要求企業對收集到的企業檔案資料進行有效的整理和分類，對所有的檔案進行鑒定，通過多方鑒定最終保證檔案資料的真實性。此外，檔案管理者在對檔案資料進行鑒定的時候，應該有效識別檔案資料的重要性，對于與企業發展戰略一致的信息應該進行重點保存，尤其是對企業未來發展有重要借鑒意義的資料，應該進行重點分類管理，以便后期查詢和使用。隨著信息化的不斷發展，越來越多的企業都建立了數字化的檔案信息庫。數字化的檔案信息庫包含的資料更具完整性，并且管理上也更加便捷，可以大大提高檔案管理工作的效率。

3.3加強對檔案信息的開發

傳承企業鏡像對企業檔案信息進行收集和整理，最終目的就是充分發揮企業檔案信息的價值。通過企業組織鏡像信息的構建，還可以加強全體員工對企業的認同感，在企業發展進程中，員工對企業的認同感是非常重要的。在實際的檔案管理工作中，檔案管理者必須對檔案管理的最終效果進行有效整合，然后通過員工容易接受的方式展現在員工的面前，這不僅可以有效提升員工的企業認同感，還可以有效激發企業內部的組織鏡像信息。

4結束語

檔案本身具有記錄性、真實性和原始性的特點，因此成為社會鏡像信息的重要媒介和載體。企業在不斷發展的過程中，通過檔案承載企業發展的整個歷程，將企業發展相關的鏡像信息和檔案緊密聯系起來，為企業的進一步發展提供決策依據。

參考文獻：

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