科技檔案的管理

劉海燕

摘 要：科技檔案是科學技術成果的載體，是在科研、生產、基建等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，是直接記述、反映科技活動發展的歷史記錄，其作為科學技術成果的記錄載體日益受到各個行業的重視，目前其呈現出專業性、多元化、成套性及現實性等顯著特點，卻未能在現實應用中得到大面積發展。在此前提下，該文就科技檔案的專業化管理手段的推廣和提升問題展開討論。

關鍵詞：科技檔案 問題 管理

在當前科技創新事業飛速發展的經濟社會背景下，科技檔案管理工作在科研管理工作中的地位和作用日益突出，讓人不得不重視。

1 科技檔案的概念

為了保存一些對國家和社會有用的科技材料，各企事業單位、科學研究機構、從事科學管理和生產的人員對具有科學價值的文字材料進行整理，作為檔案進行保存的就叫做科技檔案。

2 科技檔案的特點

2.1 專業性

科技檔案需要管理，作為管理一定要專業。因此，專業性就顯得尤為重要。這也就成了科技檔案的一個突出特點。科技檔案專業性這個特點有別于其他一般檔案。它的專業性表現在兩個方面，一方面體現在內容構成和形成領域；另一方面體現在管理作用上。科技檔案專業性為科技檔案整理和檔案館的組建提供重要依據。

2.2 種類的多元化和類型的多樣性

科技檔案種類繁多，在眾多檔案中屬于類型最多的一種，因此，科技檔案的另一明顯特點就是種類的的多樣化。科技在生產活動中的多元性導致種類的多元化和類型的多樣性。在各個檔案門類中，科技檔案呈現出龐雜繁復的鮮明特點，種類最為繁多、類型最為復雜。

2.3 成套性

成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明、最基本的特點，具體是指圍繞某一個獨立的科研項目規律性地形成一系列相關的科技文件整體。

2.4 現實性

相對于其他檔案如政務檔案，科技檔案在歸檔后仍然具有很強的實用性。

3 我國科技檔案管理存在的問題

（1）相關部門領導及工作人員對檔案管理工作重視不夠，思想認識不到位，對新技術運用能力不強。信息技術的高速發展對于檔案工作既是機遇也是挑戰。當前的檔案管理隊伍存在著專業知識老化、管理思維滯后、信息開發形式陳舊、編研選題信息開發缺乏現實針對性等問題，從而造成了檔案的利用率不足，影響了檔案信息開發的力度、深度。檔案人員大多無法駕馭現代計算機管理模式，管理手段無法同信息化社會相結合。

（2）檔案管理人員的素質有待提高。隨著檔案管理工作的現代化進程不斷深入，對管理者的知識層次和能力結構要求也在提高，建設一支政治合格、紀律嚴明、業務精通、服務優質的檔案管理人才隊伍勢在必行。要引入競爭機制，實現唯才是舉，要讓每一個科技檔案管理者適應電子信息技術革命給科技檔案管理工作帶來的影響和變革，學會利用計算機網絡完成電子文件的歸檔、更新管理知識技能。同時，身為科技檔案管理工作者，必須不斷地拓展自己的知識領域，積極參加各種集中培訓，聽取各種關于信息專業的新技術、新進展、新動態報告和專題講座，參加相關研討會和交流會。

（3）科技檔案管理投入不足，自動化管理水平低。相對滯后的硬件配置難以滿足當前科技檔案管理的需要。近年來檔案部門擁有的計算機數量劇增，但不能滿足檔案管理工作需要。有一些單位不愿給檔案室配置計算機，即使配備的計算機也多是從其他部門淘汰下來的，不適合應用于網絡系統。不少檔案部門的信息資源無法共享，當前日趨成熟網絡技術優勢卻沒有發揮出來。相關信息人員對計算機的使用僅局限于開發檢索性、匯編性、介紹性的內部參考材料，有些人只會編輯、打印或傳輸文件，手段十分原始，缺少系統性、專題性、綜合性的培訓，且沒有開發帶有通用性、可轉換的檔案信息。

4 完善科技檔案管理體制

建立檔案管理科學模式，逐步形成工作有人管、事情有人辦、質量有監督有保障的格局。實行責任制，形成由領導監督、部門負責人具體抓的工作機制。

（1）強化全體人員科學管理檔案的意識，提升檔案管理能力。為增強科技檔案人員的綜合業務素質，采取多種方式加強檔案管理知識培訓學習，特別是學習有關檔案管理的政策、規定，推動科技檔案管理工作實現規范化、標準化。

（2）建立健全科技檔案管理規章制度，實現規范化管理。健全科技檔案管理制度。制定《科技檔案管理制度》和《科技檔案管理辦法》等一系列規章制度，對科技檔案庫房實行專人管理，落實每年一次的科技檔案清點登記，對特別重要珍貴的科技檔案逐件進行清點、核實并做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位。規范科技檔案裝訂工作。做好目錄索引，統一裝訂格式，資料歸類整理。定期就防火、防光、防蛀、防潮、防高溫、防盜等內容進行安全檢查，保證檔案室萬無一失，實現科技檔案管理的規范化、科學化。

（3）加強科技檔案管理的基礎設施建設。現有科技檔案管理設施硬件配置相對滯后，難以滿足科技檔案信息現代化管理的需要。應加大對科技檔案管理的資金投入：改善辦公條件，更新保護大量文件資料等其他檔案的設備，推進管理環境的現代化。如：保證室內一定的濕度與溫度，采取應對防盜與防火以及其他人為損壞及自然災害的措施。

（4）解放思想，轉變觀念。深入學習宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》，切實增強科技檔案法制觀念，不定期地就科技檔案管理開展督導檢查，發現問題后要求其限期進行整改，確保各項工作得以有效落實。

綜上，科技檔案的管理工作關系到國家科研力量是否完備，所以必須及時予以重視并建立相應的科學制度來確保其合理健康的發展。

參考文獻

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