科技檔案的管理

劉海燕

摘 要：科技檔案是科學技術(shù)成果的載體，是在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，是直接記述、反映科技活動發(fā)展的歷史記錄，其作為科學技術(shù)成果的記錄載體日益受到各個行業(yè)的重視，目前其呈現(xiàn)出專業(yè)性、多元化、成套性及現(xiàn)實性等顯著特點，卻未能在現(xiàn)實應用中得到大面積發(fā)展。在此前提下，該文就科技檔案的專業(yè)化管理手段的推廣和提升問題展開討論。

關(guān)鍵詞：科技檔案 問題 管理

在當前科技創(chuàng)新事業(yè)飛速發(fā)展的經(jīng)濟社會背景下，科技檔案管理工作在科研管理工作中的地位和作用日益突出，讓人不得不重視。

1 科技檔案的概念

為了保存一些對國家和社會有用的科技材料，各企事業(yè)單位、科學研究機構(gòu)、從事科學管理和生產(chǎn)的人員對具有科學價值的文字材料進行整理，作為檔案進行保存的就叫做科技檔案。

2 科技檔案的特點

2.1 專業(yè)性

科技檔案需要管理，作為管理一定要專業(yè)。因此，專業(yè)性就顯得尤為重要。這也就成了科技檔案的一個突出特點。科技檔案專業(yè)性這個特點有別于其他一般檔案。它的專業(yè)性表現(xiàn)在兩個方面，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容構(gòu)成和形成領(lǐng)域；另一方面體現(xiàn)在管理作用上。科技檔案專業(yè)性為科技檔案整理和檔案館的組建提供重要依據(jù)。

2.2 種類的多元化和類型的多樣性

科技檔案種類繁多，在眾多檔案中屬于類型最多的一種，因此，科技檔案的另一明顯特點就是種類的的多樣化。科技在生產(chǎn)活動中的多元性導致種類的多元化和類型的多樣性。在各個檔案門類中，科技檔案呈現(xiàn)出龐雜繁復的鮮明特點，種類最為繁多、類型最為復雜。

2.3 成套性

成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明、最基本的特點，具體是指圍繞某一個獨立的科研項目規(guī)律性地形成一系列相關(guān)的科技文件整體。

2.4 現(xiàn)實性

相對于其他檔案如政務(wù)檔案，科技檔案在歸檔后仍然具有很強的實用性。

3 我國科技檔案管理存在的問題

（1）相關(guān)部門領(lǐng)導及工作人員對檔案管理工作重視不夠，思想認識不到位，對新技術(shù)運用能力不強。信息技術(shù)的高速發(fā)展對于檔案工作既是機遇也是挑戰(zhàn)。當前的檔案管理隊伍存在著專業(yè)知識老化、管理思維滯后、信息開發(fā)形式陳舊、編研選題信息開發(fā)缺乏現(xiàn)實針對性等問題，從而造成了檔案的利用率不足，影響了檔案信息開發(fā)的力度、深度。檔案人員大多無法駕馭現(xiàn)代計算機管理模式，管理手段無法同信息化社會相結(jié)合。

（2）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化進程不斷深入，對管理者的知識層次和能力結(jié)構(gòu)要求也在提高，建設(shè)一支政治合格、紀律嚴明、業(yè)務(wù)精通、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍勢在必行。要引入競爭機制，實現(xiàn)唯才是舉，要讓每一個科技檔案管理者適應電子信息技術(shù)革命給科技檔案管理工作帶來的影響和變革，學會利用計算機網(wǎng)絡(luò)完成電子文件的歸檔、更新管理知識技能。同時，身為科技檔案管理工作者，必須不斷地拓展自己的知識領(lǐng)域，積極參加各種集中培訓，聽取各種關(guān)于信息專業(yè)的新技術(shù)、新進展、新動態(tài)報告和專題講座，參加相關(guān)研討會和交流會。

（3）科技檔案管理投入不足，自動化管理水平低。相對滯后的硬件配置難以滿足當前科技檔案管理的需要。近年來檔案部門擁有的計算機數(shù)量劇增，但不能滿足檔案管理工作需要。有一些單位不愿給檔案室配置計算機，即使配備的計算機也多是從其他部門淘汰下來的，不適合應用于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。不少檔案部門的信息資源無法共享，當前日趨成熟網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢卻沒有發(fā)揮出來。相關(guān)信息人員對計算機的使用僅局限于開發(fā)檢索性、匯編性、介紹性的內(nèi)部參考材料，有些人只會編輯、打印或傳輸文件，手段十分原始，缺少系統(tǒng)性、專題性、綜合性的培訓，且沒有開發(fā)帶有通用性、可轉(zhuǎn)換的檔案信息。

4 完善科技檔案管理體制

建立檔案管理科學模式，逐步形成工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有監(jiān)督有保障的格局。實行責任制，形成由領(lǐng)導監(jiān)督、部門負責人具體抓的工作機制。

（1）強化全體人員科學管理檔案的意識，提升檔案管理能力。為增強科技檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取多種方式加強檔案管理知識培訓學習，特別是學習有關(guān)檔案管理的政策、規(guī)定，推動科技檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化。

（2）建立健全科技檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。健全科技檔案管理制度。制定《科技檔案管理制度》和《科技檔案管理辦法》等一系列規(guī)章制度，對科技檔案庫房實行專人管理，落實每年一次的科技檔案清點登記，對特別重要珍貴的科技檔案逐件進行清點、核實并做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位。規(guī)范科技檔案裝訂工作。做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類整理。定期就防火、防光、防蛀、防潮、防高溫、防盜等內(nèi)容進行安全檢查，保證檔案室萬無一失，實現(xiàn)科技檔案管理的規(guī)范化、科學化。

（3）加強科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。現(xiàn)有科技檔案管理設(shè)施硬件配置相對滯后，難以滿足科技檔案信息現(xiàn)代化管理的需要。應加大對科技檔案管理的資金投入：改善辦公條件，更新保護大量文件資料等其他檔案的設(shè)備，推進管理環(huán)境的現(xiàn)代化。如：保證室內(nèi)一定的濕度與溫度，采取應對防盜與防火以及其他人為損壞及自然災害的措施。

（4）解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。深入學習宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》，切實增強科技檔案法制觀念，不定期地就科技檔案管理開展督導檢查，發(fā)現(xiàn)問題后要求其限期進行整改，確保各項工作得以有效落實。

綜上，科技檔案的管理工作關(guān)系到國家科研力量是否完備，所以必須及時予以重視并建立相應的科學制度來確保其合理健康的發(fā)展。

參考文獻

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