企業印章管理中的風險分析和建議

沈真

摘 要：印章在企業日常社會經濟活動中地位和作用日益重要，印章管理的難度和風險亦愈來愈大。因此充分揭示印章管理過程中存在的風險隱患，促進企業提高印章風險防控能力和管理水平，加強對印章管理的風險研究分析十分必要。

關鍵詞：印章管理；風險；分析；建議

印章是一個企業內部行使基本權利和義務的載體，是企業法人進行正常工作流程的重要手段，同時也是企業內部工作人員進行企業各項業務流程的工具，因此，對印章的管理應根據印章的使用環境、使用用途和使用需要作進一步的細分和辨識。不同的公司對印章管理各有不同，例如有的公司實行雙人輪崗制，有的實行專人專章管理等，但無論怎樣，對印章的管理還是以安全、便捷、易操作為出發點。

對印章的管理，安全是首要任務。但由于印章使用涉及使用人員范圍廣、使用環境各有不同等因素，所以對印章管理存在一定管理難度，管理過程中存在的漏洞和問題也比較明顯，容易造成種種風險隱患。為此，本人結合多年來從事印章管理的實際工作經驗，針對印章管理過程中的各種問題提出一些建議，希望與大家共同探討。

一、印章管理過程中的風險辨識

1.印章管理流程、制度存在缺陷或不足

若企業在實際印章管理過程中，對印章管理的流程和制度沒有及時更新和完善，就會造成印章管理的缺陷或不足。由于企業在發展過程中，印章的使用環境也會隨著變化，以人為主體的使用方在印章使用過程中難免會出現一些問題，所以企業就有必要針對出現的問題及時更新和完善印章管理流程、制度。

2.印章管理人員職責不清晰、職權未監管

一個企業中印章的直接管理人員的權力是比較高的，所以企業若沒有制定清晰的工作職責，沒有設置對其監督管理權限，對于企業和個人來講，都存在一定的管理漏洞，甚至會引起法律責任。例如企業未建立印章管理的保管人、監護人、簽字人等審批流程，未明確印章管理的監督人職責、名單等。

3.印章管理存在管理人員過多，組織擁擠

印章管理的宗旨是安全、快捷，若印章管理背離這個宗旨，就會造成管理效率低下、失效。印章管理人員不宜過多，一來是節約企業人力資源，二來也是為了提升工作效率，減少中間無用環節，給印章使用人員帶來便捷。

4.印章管理存在管理權限重疊現象

若印章管理人員有多個，而他們的職責又相差無幾，這樣就會造成印章管理的混亂、重疊，導致相互扯皮、推諉，造成管理和流程失控，甚至引起法律風險。

5.印章使用不符合相關規定，主要表現如圖1所示，詳述如下：

（1）印章使用流程是否符合相關規定

在企業內部，印章在使用前應先由相關部門審批，待合格后才能交印，否則印章管理人員應拒絕交印。若印章需要對外出具，則須通過有關部門同意簽字后，才能由印章管理人員出具，同時填寫相應對外出具章。在企業中是否嚴格遵循相關用章規定，決定了用章管理是否安全。

（2）印章使用是否存在提前現象

印章使用人員往往為了圖方便、減少繁瑣環節而違反相關用章規定，提前在空白合同、協議、支款憑證和往來函文中加蓋公章，導致用章混亂、失控，容易造成企業利益受損，甚至承擔法律風險。

（3）印章使用是否存在混用、共用現象

印章使用人員有時為了節省時間，對印章使用完全“不按套路出牌”，存在印章的混用、共用現象，導致一旦產生糾紛，難以界定經辦責任，容易造成法律風險。

（4）印章使用是否存在廢仍用之現象

按照企業印章管理規定，對發生權限變更、業務變更或撤消的印章應予以銷毀，企業內部也應廣而告之，若印章使用人員不嚴格遵守相關規定，對廢舊印章仍然使用，就會造成印章使用混亂，新舊章界定不清晰，影響印章的使用監督。

（5）印章使用登記是否準確、完整、相符

印章在使用前應由經辦人登記準確、完整的信息，并由印章管理員檢查登記信息是否與實際相符，否則拒絕交印。若沒有按照相關規定執行，容易造成發生問題后無法追溯責任，造成無法監管。

（6）印章使用是否有完備的保管制度和設施

印章在使用完后交由印章管理員存放在指定的保管設施內，并且印章管理員也應嚴格遵守相關的保管制度。若將印章隨便放置于公開場合，無人保管，就會存在嚴重的安全隱患，容易造成印章損壞、被盜、丟失等風險。

（7）印章使用是否有可靠的交接手續

印章保管員在職務變更、退休后就不再經辦印章管理職責，此時應按照印章管理規定與被交接人進行可靠完整的交接手續，并由雙方簽字確認，企業內部也應廣而告之。反之，則會產生印章管理效率低下、停滯的問題，影響企業正常生產經營。

（8）印章使用備案是否齊全

印章在使用過程中產生的所有資料，例如登記冊、檔案冊等材料必須定期保存在檔案室，以備核查，所有材料必須齊全。否則容易造成法律風險。

（9）印章使用的監督機制是否完善，執行是否到位

印章在使用過程中的監督機制是保障印章安全和有效的主要方式，所以監督機制應完善，并且對其執行也應到位。否則就會造成印章管理無法及時整改和糾正，容易引起法律風險。

二、印章管理過程中的幾點建議

如圖2所示。

對健全印章管理制度的建議。

1.印章管理職能人員的設置

印章管理中，相關職能人員不能為同一人，例如管理員和監督員不能為同一人，建議印章管理的各個職能由不同人員擔任，并且相互之間沒有直接利害關系。對印章的管理應與部門的經營決策相聯系，一般對印章的管理應由企業或部門的最高負責人親自管理或交由授權人員管理。

2.印章管理手續流程的設立

一個高效、有序印章管理需要幾個流程明確、執行到位的手續流程，各個印章的使用都應按照手續流程的規定分步進行，防止違規用印。例如對印章報廢、印章交接、印章經辦、印章保管等環節應設立較為明確的手續流程，并且規定各環節的責任、義務和權限。

3.印章管理使用人員的確立

印章管理中，無論是管理員、經辦人都應預先確立，并且明確自己的職責和權限，嚴格按照印章管理相關規定執行，避免印章混用、冒用、盜用和偽造等情況發生，當出現問題時，應及時整改，并將此作為評定和衡量人員的標準之一。

三、小結

隨著經濟及企業規模的發展，印章的種類、數量的不斷增多，印章管理的風險愈來愈多，管理的難度亦會愈來愈大。因此，本人從分析印章管理過程中存在的風險隱患，以促進企業提高印章風險防控能力和管理水平為目標，印章管理是一個持續提高、深入研究的課題，希望通過本文能與相關人員進一步溝通和提高。

參考文獻：

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