關(guān)于財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理的探討

焉曉鋒　李劍波

摘 要 針對(duì)目前財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理存在的突出問題，充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，盡快提升會(huì)計(jì)檔案管理的制度化、規(guī)范化水平，對(duì)于充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用具有重要意義。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)部門 會(huì)計(jì)檔案 對(duì)策研究

一、前言

會(huì)計(jì)檔案指的是在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或者其他經(jīng)濟(jì)組織財(cái)務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，產(chǎn)生的憑證、核算材料和記賬簿等相關(guān)材料，既包括紙質(zhì)檔案，也包括一切與之相關(guān)的電子檔案。會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中重要的憑證，具有重要的價(jià)值。

二、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理分析

（一）會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

第一，來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

第二，內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

第三，形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

會(huì)計(jì)檔案，作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作是為了保守財(cái)務(wù)檔案機(jī)密。會(huì)計(jì)檔案，真實(shí)地記錄了經(jīng)濟(jì)主體的成長，是經(jīng)濟(jì)主體經(jīng)歷的客觀體現(xiàn)。各類經(jīng)濟(jì)主體進(jìn)行經(jīng)營決策，編制財(cái)務(wù)，成本計(jì)劃都需要會(huì)計(jì)檔案來提供過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史財(cái)務(wù)資料，與會(huì)計(jì)檔案有著密切的聯(lián)系。二是經(jīng)過近些年的發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)在解決經(jīng)濟(jì)糾紛，處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)方面提供了重要的依據(jù)，發(fā)揮出巨大的潛力。做好會(huì)計(jì)檔案管理能夠有力的保證經(jīng)濟(jì)主體檔案的完整性，避免經(jīng)濟(jì)資料的遺失或損壞。三是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，在總結(jié)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪、分析和判斷經(jīng)濟(jì)事故原因三方面具有積極意義。科學(xué)有序的會(huì)計(jì)檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效的發(fā)揮作用的前提條件。

三、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題分析

目前，結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)可以對(duì)我國的會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展制約因素總結(jié)如下：

（一）會(huì)計(jì)檔案管理的主觀意識(shí)欠缺

財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，管理意識(shí)不足。通過分析現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)部分工作人員的思想不夠重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心，崗位專業(yè)技術(shù)欠缺，這些都是制約會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)展的最主要原因。

（二）人員及體制機(jī)制管理不足

會(huì)計(jì)檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)單位或經(jīng)濟(jì)主體的會(huì)計(jì)檔案管理人員配備數(shù)量不足。檔案管理人員供求機(jī)制體制的不完善、不健全，是制約會(huì)計(jì)檔案管理工作的客觀原因。良好的檔案制度是會(huì)計(jì)檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障體系和管理制度并不完善，會(huì)計(jì)檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，缺少現(xiàn)代化的管理手段，部分單位的管理模式相對(duì)落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作無法高效運(yùn)行，不能為單位和經(jīng)濟(jì)主體的發(fā)展提供積極動(dòng)力。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理不夠全面

檔案資料流于形式，內(nèi)容缺乏，檔案資料缺乏真實(shí)性。檔案資料來源于實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，記錄過程中不可避免地存在主觀因素的影響。此外，會(huì)計(jì)檔案管理工作量較大，要求相關(guān)工作人員細(xì)致、認(rèn)真，重復(fù)性的工作容易使人產(chǎn)生疲憊、懈怠的心理，直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作形式化嚴(yán)重。

四、提升財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理水平

（一）提升會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)

單位會(huì)計(jì)檔案管理人員需要定期進(jìn)行技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)國家對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的新要求和新指示，同時(shí)針對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)領(lǐng)域出現(xiàn)的新事物和新問題進(jìn)行研究和探討，做到與時(shí)俱進(jìn)。在業(yè)務(wù)的討論和學(xué)習(xí)中制定符合國家政策法規(guī)的會(huì)計(jì)檔案管理新流程和新方法。只有通過不斷的學(xué)習(xí)，才能切實(shí)提升檔案管理人員的素質(zhì)和技能水平，提升財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)檔案管理水平。

（二）明確工作規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求

對(duì)于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)章的學(xué)習(xí)必須貫穿會(huì)計(jì)檔案管理工作的全過程，并將規(guī)范的要求落實(shí)到具體的工作中，制定出符合本單位實(shí)際情況的憑證裝訂、整理和保存標(biāo)準(zhǔn)。加大宣傳力度，是每一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理人員都真正領(lǐng)悟政策和規(guī)范的要求。

（三）細(xì)化崗位管理職責(zé)

在有關(guān)法規(guī)的指導(dǎo)下，制定檔案管理崗位職責(zé)，并推行專人負(fù)責(zé)制，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案實(shí)行項(xiàng)目管理制，每一個(gè)項(xiàng)目的所有檔案專人負(fù)責(zé)進(jìn)行整理并歸檔，杜絕人人負(fù)責(zé)、人人無責(zé)的散漫工作制度。

五、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的快速上升，經(jīng)濟(jì)生活中會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量大幅增加，如何科學(xué)有效地對(duì)如此大量的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的積極意義，是今后工作的重點(diǎn)。

（焉曉鋒單位為乳山市國鑫資產(chǎn)經(jīng)營管理有限公司；李劍波單位為乳山市檔案局）

[作者簡(jiǎn)介：焉曉鋒（1981—），男，山東乳山人，本科，畢業(yè)于萊陽農(nóng)學(xué)院，研究方向：金融債券。]

參考文獻(xiàn)

[1] 閆莉.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題和對(duì)策[J].經(jīng)營管理者，2010（20）：127.

[2] 麻玉林.電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題和對(duì)策分析[J].檔案管理，2008（6）：78.

[3] 李萍.會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問題與對(duì)策分析[J].廣東科技，2013，22（6）：5-6.