數字信息化在電大教務管理中的應用研究
——以海寧電大為例

倪斌

（浙江廣播電視大學海寧學院，浙江 海寧 314400）

數字信息化在電大教務管理中的應用研究
——以海寧電大為例

倪斌

（浙江廣播電視大學海寧學院，浙江 海寧 314400）

電大教務管理作為整個電大系統的核心工作，要求有很強的時效性和準確性。為提高工作效率，把教務人員從繁雜機械的日常工作中解脫出來，教務管理的信息化建設是必由之路。通過系統研發，創新管理模式，可以提升教務部門的數據處理能力，實現教務的現代化管理。以海寧電大為例，結合工作經驗，探討了在基層電大教務管理中開展數字化建設的一些實踐性舉措。

信息化；教務；電大

一、電大教務管理的基本特點

電大開放教育依托廣播、電視、計算機網絡等現代傳媒技術，完全打破了傳統課堂授課的教學模式。學生可以個性化地自主選擇學習時間，安排學習進度，真正體現了以人為本的教學理念。教務管理作為整個電大管理的核心部分，是維系教學機制正常運行的樞紐，也是學校教學質量的重要保障。教務管理信息化程度的高低，直接影響到學校的管理理念、管理模式和管理水平的現代化水平，并與提升學校內涵建設有著直接的聯系。[1]

電大的教務管理是以中央電大為主體，全國各省電大、市級電大分校、縣級學院或工作站組成的四級管理網絡。教務系統由原先客戶機/服務器（C/S）架構的“廣播電視大學教務管理系統”（簡稱JWGL2.0），發展到現今基于瀏覽器模式B/S架構的2006版新教務系統。新的教務系統基本上實現了課程注冊、考務管理、成績管理、畢業審核等數據管理功能，但在使用過程中，其自身功能的不完善也日益突顯，給一線教務人員造成極大的困擾。

二、電大教務管理的現狀分析

電大開放教育的教務管理系統實行垂直分級管理，對基層電大的教務人員，要求工作時效性特別強，數據準確性非常高。而教務系統自身功能的不完備，與教務管理的高要求存在較大矛盾。許多辦學單位仍然停留在手工逐條核對數據的基礎上，這種機械落后的管理模式顯然會造成數據的錯誤或者遺漏，嚴重的還會影響學生按時畢業，對學校聲譽和學生利益造成不良影響。筆者認為，電大現在的教務管理，存在以下幾個問題：

（一）教務管理系統平臺繁多，未能進行有效整合

由于缺少統籌規劃，各部門獨立開發不同的系統，以滿足各自的功能。每個系統都要配備專用的軟硬件設備，既造成資源的浪費，也存在功能的重疊。目前，縣級電大需要使用的教務管理平臺有好幾個：入學測試招生平臺、OA系統、教務系統、各級學習平臺，還有若干個形考平臺和多個機考的終考平臺。眾多系統平臺的并行有以下缺點：

1.基層電大由于人手緊張，教務人員往往要同時使用這些系統，這極大地增加了教務人員的工作量，且效率低下。

2.多系統并存，數據分散管理，很多時候無法實現數據的直接對接，不能真正實現數據的共享。數據格式和類型的不統一，也會導致錯誤產生。例如學生做了學籍異動，但修改的僅僅是教務系統，其他各個平臺并不能及時更新。

3.對學生而言，諸多平臺讓學習者迷茫，對自己的學習平臺也不能形成應有的歸屬感。不少電大反應，每學期要向學生做好各個平臺的解釋工作需要花費大量的人力物力。[2]

（二）教務管理系統功能缺陷，未能滿足管理需求

1.招生管理：中央電大對學生基本信息的管理有了更高的要求，原則上錄取后不允許做基本信息的更改。可是電大的招生系統對學生基本信息仍然采用的是原始手工錄入的方式。學校雖然反復要求學生仔細核對個人信息，但錄入錯誤的情況仍時有發生。

2.課程注冊：課程注冊結果的正確與否，關系到學生能否正常參加期末考試，能否順利完成學業如期畢業。但目前的教務系統只提供了課程注冊數據庫的導出功能，而海寧電大在校生2,500余人，每學期注冊12,000余條記錄，要保證課程注冊結果的準確性難度極大。

3.成績管理：由于電大教務系統并不對學生直接開放，學生自己的成績只能到省電大網站查詢。學生已修多少學分，還要學哪些課程，還要交多少學費等信息并不直觀。臨近畢業學期，學生自己也沒有預審功能，學分制的優勢根本沒能體現出來。一旦班主任工作疏忽，漏選或者錯選課程，將影響學生畢業。此外，教務系統也沒有提供班級重考報名表的功能，重考報考只能由班主任手工匯總。

4.考務管理：電大期末考試除了紙質考試外，還有自設時間的機考課程。教務系統卻只提供了紙質課程的準考證報表，沒有提供考務數據的下載功能，這對考務組織和準考證的發放極其不便。

（三）教務管理人員輪崗頻繁，信息化素質不高

電大教務工作難度高，壓力大，政策性強，要掌握各類文件精神，熟悉各個教務平臺就需要很長一段時間。再加上開放教育成人學生管理難度大，管理事務繁雜，導致教務管理人員的積極性不高，輪崗現象頻繁。教務管理信息化對師資隊伍的素質提出了很高的要求，信息化管理要求教務管理人員能夠善于運用信息技術手段，來提高工作效率。但基層電大的一線教務人員往往身兼數職，教學教務管理的工作量巨大。而且教務人員信息技術、多媒體技術能力相對較弱。

三、海寧電大教務管理的信息化建設實踐

深化教育改革，規范教務管理制度，推進教務管理的信息數字化建設，需要學校領導的重視和大力支持。海寧電大在以下幾方面做了有益探索：

（一）自主研發“一站式”登陸的學院網站平臺

學校成立信息技術處，針對“電大在線”自身存在的問題和功能缺陷，自主研發了學院網站。該網站作為面向開放教育學生學習的主要平臺，提供“一站式”登錄服務，其系統功能圖如圖1所示。網站平臺除了可以瀏覽、下載課程資源等功能外，還通過技術手段，將學生的學習時間長短、課件瀏覽數、課程論壇發帖、專題討論發言等網上學習行為實時地記錄下來，折算為相應分值后，作為平時成績的重要組成部分。真正實現了學生學習的過程管理，增強了學生學習的主動性。同時，推行了網上教學資源的標準化建設，有效地建立起教學質量管理體系。

圖1 學習平臺功能結構圖

針對目前形考平臺過多，學生難以區分的現狀，學校根據課程性質，在學習平臺中為每門課都做好鏈接。學生只需登錄海寧電大網站后，即可通過該鏈接進入相應作業系統，一定程度上也增強了對學習平臺的歸屬感和認同感。

海寧電大還將學生的歷次成績、交費情況、以及專業規則導入網站平臺。學生可以直觀地從海寧電大網站查看本人已修多少學分，尚未學習哪些課程，進行畢業學分預審，并了解自己的學費使用明細。

針對師生互動不足的現狀，海寧電大除了鼓勵班主任通過短信、qq群等傳統方式與學生交流外，還開發了班級主頁欄目。班級主頁由班級論壇和新聞發布兩大模塊組成。班主任可以通過班級主頁發布各類新聞通知，上傳班級課表等各類文件。學生和班主任也可以在班級論壇中進行互動交流。班級主頁作為一個很好的網絡平臺，拉近了師生之間的距離。

隨著智能手機、平板電腦的迅速推廣，移動學習，“微學習”的理念也逐漸被學生所接受。海寧電大也開發了自己的微信公眾賬號，學生可通過微信查看面授課表、考試時間和學習成績。學校也能定期推送重要的教務通知，發布招生培訓信息等。

（二）立足現有教務系統，拓展開發新的教務模塊

海寧電大還將一線的計算機教師充實到教務隊伍中，致力于教務管理的信息化建設和軟件系統開發。針對日常教務管理的各個環節，先后開發了排課、招生、考務、津貼管理等諸多信息管理子模塊系統，從而形成了全方位的內部教務軟件體系。學校自主研發的教務管理軟件模塊結構如圖2所示。

圖2 開發的教務管理模塊圖

1.排課模塊：基層電大由于師資力量有限，專業班級較多，一些公共基礎課會多個班級合并上課，而電大教師往往要承擔多門課程的面授課任務。此外，教師除了面授課還有其他管理崗位的工作，這些因素都導致在教學安排上會有諸多沖突。針對以上情況，學校開發了約課排課管理系統，先進行網絡調查，由學生選擇每門課的上課次數，再以此進行課務安排。該系統的投入使用，一方面遵循了以人為本的教學理念，提高了學生的滿意率，另一方面排課沖突系統會自動預警，排課完成后的教師課表、班級課表等也會自動生成，大大減輕了教務人員的工作負擔。

2.招生模塊：海寧電大結合第二代身份證閱讀器，獨立開發了招生管理前臺系統。該系統使用Visual Basic作為開發工具，采用C/S架構，能自動讀取第二代身份證內置射頻芯片的幾十項個人信息，保存到本地數據庫中。由于電大開放教育招生服務器放置在省電大，該系統又沒有提供數據導入功能，為實現本地數據與網絡平臺對接，又開發了與之配套的導入程序，通過捕捉、設定上級電大招生系統對應文本框的屏幕坐標，將數據自動填充到網頁中，保證了數據的一致性。該系統的使用，提高了招生前臺的接待能力，包括身份證復印件在內的報名信息都可以實現一鍵打印。更重要的是，系統保證了新生數據的準確無誤，提高了招生數據的采集速度。

新生入學測試環節利用自行開發的二代身份證閱讀器的簽到系統，完成電子簽到，并與招生系統導出的新生數據進行匹配，如遇信息不一致，會自動提醒教務人員。

學校還將身份證閱讀器使用在畢業電子頭像的采集過程中。通過電子拍照程序，對學生第二代身份證信息進行讀取，與教務系統導出的學生個人信息進行匹配，信息確認無誤后，自動生成電子拍照的拍攝序號，不再需要手工錄入，保證了數據的準確性。在畢業前期再次確認學生信息的準確性，可以驗證學生在學籍有效期內是否有基本信息變更，從而保證畢業辦證的正確無誤。

3.考務模塊：電大考試周期長，種類多，要求高，既有省開課程的全省統考，又有中央電大的全國統考；既有紙質筆試，又有基于網絡平臺的上機考試。最重要的是各類通知必須準確到位，考試信息的發布更要做到清晰直觀。針對不同考試形式的考務數據來自于多個系統的現狀，海寧電大整合了各套考試系統，制定了統一標準的數據格式，采取準考證網絡打印的形式一次性發布所有考試信息。準考證上除了各課程的考試時間外，還有帶頭像的個人信息，并標注了考生須知，對考試要求做了詳細說明。網絡準考證的推廣使用，一方面方便學生盡早合理安排好考試時間，提高參考率，另一方面也增強了考務規范性，有效避免替考現象的發生。

4.津貼管理：為了完善教學管理制度，規范教務津貼發放管理，學校教務處開發了B/S架構的教務津貼管理系統，將以往手工制單的教務津貼采取網絡化管理。津貼數據可以通過系統平臺單個錄入，也支持 Excel指定格式的批量導入，并帶有自行糾錯、異常數據提醒功能，以保證數據可靠性。教師可以登錄系統，查看自己津貼的發放情況，如有異議，可及時與教務處聯系后進行修改更正。系統還帶有各類統計功能，能為全校教學成本核算等教學管理信息化工作提供基礎數據。

（三）挖掘Excel在教務管理中強大功能

Excel是Office辦公組件之一，其篩選、排序、統計等數據處理功能在教務管理中發揮著重要的作用。為滿足更高的自動化辦公的需求，利用Excel的宏編程VisualBasicforApplication（簡稱VBA），對原有數據表的二次開發，在海寧電大的教務管理中運用也非常普遍。

首先，電大自身教務系統沒有提供補考報名表的數據報表，教務人員只能導出班級成績匯總表。通過VBA編程，可以解決這一難題。程序對原有成績表的進行遍歷，判斷每個成績是否及格，若不滿足條件，則單元格用打鉤替換；若成績及格，則清空該單元格。

其次，每學期的課程注冊和期末成績，都只能導出總的數據庫，上萬條的數據庫根本無法進行核對。海寧電大教務部門通過Excel數據透視表功能，編寫了自動排版的VBA程序代碼，能在瞬間生成幾十個班級的匯總表，以便于班主任進行檢查核對。

電大教務系統沒有提供考試數據導出功能，學校開創性地將系統的考試通知單通過VBA代碼，轉化為考試數據庫格式，成功為網絡準考證的順利生成提供了數據保障。

最后，Excel的宏代碼還能實現對計算機文件的操作。海寧電大以此為啟發，編寫了電子照片分揀程序。只需把待分揀的文件名放在Excel的A列中，一鍵就能導出所需照片文件，方便易用，極大提升了工作效率。

（四）加強教務管理隊伍建設，提高人員素質

教務工作的信息化建設，除了要依托專業計算機力量研發適用的軟件系統外，更重要的是發揮基層教務人員的主觀能動性。教務工作者只有掌握了精湛的專業技能和業務素質，才能在遠程教育中體現其服務性、重要性的作用。其次，教務人員要具有現代化遠程教育的管理能力，應利用好管理系統，及時處理信息、匯總信息和相關資料，做好各個方面的協調工作。最后，要有良好的心理身體素質、思維能力和分析能力，才能做好管理工作。

學校要重視人的作用和地位，始終把人作為最核心和最重要的資源。通過內部激勵機制和分配制度改革，努力建立起一支思想好、業務精、穩定肯干的教務管理隊伍，重視提高教務管理人員的工作素質，組織基層教務管理人員定期接受培訓學習，指導教務人員學習新方法，提升數據信息處理的能力，提高教務管理的工作水平，使電大系統教務管理更加系統化，規范化，高效化。[3]

四、結論

隨著科技的發展，信息化、數字化管理已經成為電大教務工作的必然選擇。把先進的信息技術運用于教務管理當中，可以真正地實現數據共享，能夠極大地提高工作效率，降低數據處理的出錯概率，實現辦公自動化和無紙化，達到事半功倍的效果。建立起一套適合自身發展的教務管理平臺，能從根本改革教務管理模式，提升教務管理的科學化、集成化、智能化和規范化水平。電大教務管理的信息化建設，還要不斷建立健全各項教務規章制度，讓管理活動有章可循，進一步深化數字化教學改革，不斷提升電大教務管理的現代化水平。

[1]何賢良.淺析信息化技術對電大教務管理的意義[J].成功（教育版），2011（14）：185.

[2]陳玲.縣級電大開放教育教務管理的感悟[J].吉林廣播電視大學學報，2011（12）：86.

[3]徐艷.高等院校教務管理的信息數字化建設研究[J].新教育時代電子雜志（教師版），2014（3）：250.

（責任編輯：李影丹）

Research of the Digital Information in the Management of Educational Administration in Radio and TV Universities——Taking Haining Radio and TV University as an Example

NI Bin
（Haining Radio and TV University,Haning,Zhejiang 314400）

As the core of whole Radio and TV University system,the management of educational administration has strong timeliness and accuracy.In order to improve the work efficiency and release the staff from complex and mechanical daily work,it's the necessary way to construct the digital information of the management.The ability of digital management can be improved by developing the system and by innovating the model of management.By combining the author's own work experience,this paper takes Haining Radio and TV University as an example and explores some practical approaches to promote digital constructions in the grass-roots management of educational administration in Radio and TV Universities.

information-based;educational administration;Radio and TV University

G473

A

1008—7427（2017）02—0032—04

2016—09—26

嘉興市遠程教育學會教育科學規劃研究課題“數字信息化建設在電大教務管理的研究與實踐”（2015—11）。

倪斌（1981—），男，浙江海寧人，碩士，浙江廣播電視大學海寧學院講師，研究方向：教育管理。