云計算環境下的高校檔案資源共享服務機制研究

閻巍

摘要：云計算作為新一代的網絡資源共享模式，它在網絡資源共享尤其是網絡信息資源共享等方面具有明顯的優勢，將其應用于高校檔案資源管理中，既可以節省高校檔案資源管理開支，又可以實現高度資源共享服務，將成為將來一段時間檔案管理必不可少的工具。

關鍵詞：云計算；云平臺；資源共享；管理手段

基金項目：黑龍江省檔案局項目（編號：HDK2016-17）的部分研究成果

一、什么是云計算

對云計算的定義有多種說法。現階段廣為接受的是美國國家標準與技術研究院（NIST）的定義：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網絡訪問， 進入可配置的計算資源共享池（資源包括網絡，服務器，存儲，應用軟件，服務），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務供應商進行很少的交互。

二、云計算在網絡信息資源共享方面的優勢

首先，云計算安全性強。云計算服務平臺由專業的公司及其技術人員來管理和維護，擁有雄厚的專業技術知識和能力，在數據存儲安全方面具有單一公司無法比擬的優勢，可以較為有效地解決困擾公司或個人數據安全存儲等問題。其次，云計算平臺對用戶端的設備要求最低，使用起來也最方便。在云計算服務中，用戶端不需要安裝過多的軟件，大量軟件由云服務器提供，非常有效地減少了用戶端負擔，并且能提供用戶端無法提供的計算速度；再次，云計算可以把不同設備間的數據和應用進行整合，形成一個個資源池，實現數據與應用的充分共享，為用戶訪問不同系統創造了條件，提供了便利；最后，云計算服務以第三方的形式存在，其以規模化經營的方式為社會提供服務，不僅解決了眾多用戶的工作負擔，而且還有效地節省了社會資源。目前，云計算已滲透到眾多行業。

三、現階段高校檔案資源管理存在的問題

1.管理思想的陳舊化。從微觀方面看，日常進行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環節不能環環相扣，檔案工作呈現出一種非系統性、流失性、非真實性、地域性、非共享性等。從宏觀方向看，過去那種封閉的單純強調保密的觀念使得檔案這種信息資源在國民經濟和信息發展中的作用發揮得不是那么廣泛和深刻，其利用率低，嚴重降低其在社會需求中的作用。

2.管理體制的滯后化。高校管理體制在滯后思想理念支配和指導下一直存在著不成系統的激勵制度，缺乏鼓勵性的創新和探索，造成檔案管理部門的領導和工作人員缺乏打破常規、走陌生路的膽量和信心，同時檔案管理工作的外部環境也不寬松，造成檔案管理體制嚴重滯后，不能適應形勢的需要。

3.管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于文書的整理、歸檔等工作中。這樣就造成了立卷程序和方法仍很傳統，即根據文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部文件進行區分和初步組合，然后檢查、調整卷內文件，謄寫案卷題名，排列卷內文件并編號，真入卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序煩瑣，工作量大，而且因立卷人的素質、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現不同的形式。另外檔案庫存方法仍很原始。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應社會的發展。

4.管理功能的遲緩化。目前，高校檔案管理工作不能鮮活的適應現代經濟模式的要求和發展，其中一個重要因素在于管理功能單一，不能兼容。例如，在人事管理工作中，經常要用到各類人員數據庫，調整工資數據庫，繳納各種保險數據庫，這些數據庫分別由不同的上級主管部門下發，功能不同，類型不同，而現行所使用的管理數據不能達到所需要求。

四、高校檔案資源共享的意義

1.解決跨區查詢檔案難的問題，準確定位所需檔案。高校檔案資源共享，有利于解決查詢檔案難，檔案查找不方便等問題，如有的畢業生忘記當年畢業時把檔案放在哪里了，不得已只好到相關檔案館查找。如果將全國的高校畢業生檔案信息資源全部整合共享的話，將極大地方便利用者，快速查到其所需檔案所在的區縣檔案館。如果以后電子信息有效性的問題得以解決，將可以為檔案利用者提供一站式服務，檔案利用者只要到一個檔案館就可以查詢全國的檔案相關信息，并得到有效憑證。

2.整合檔案信息資源，方便統計、編研等工作開展。如果整合了各檔案館的目錄信息，全文信息例如整合了學生戶籍信息，成績、入黨信息、畢業流向等信息將有助于各個檔案局及有關機關部門及時進行檔案統計，編研等工作。另外資源整合以后可以進一步與其他業務主管部門進行新舊數據銜接。例如：學生由一個學校轉到另一個學校，檔案銜接問題，有了資源共享，無論學生怎么轉校，轉到何地，都可以輕松自由地查找、調轉檔案。

3.加強館際交流與合作。通過檔案信息資源共享系統可以更好地加強跨地區各大高校之間的交流與合作。

五、云計算在高校檔案資源共享服務中的應用

1.云計算為高校檔案云基礎設施建設提供了保障。在云計算服務系統中，云計算機將龐大的計算機處理程序拆分成無數個較小的子程序，交由多部服務器組成的云計算服務系統進行分析處理，并將處理結果返回給用戶。

2.云計算為高校檔案云平臺建設提供了便利。高校檔案云用戶可以通過平臺構建自身所需的各種檔案業務應用系統，實現檔案管理系統的功能拓展，從而滿足不同用戶的需求。

3.云計算為用戶提供面向終端的各種應用系統。檔案云系統將為用戶提供各種數字檔案館所需的應用系統，檔案云應用到高校數字檔案館后，終端用戶只需要在自己的終端上通過訪問檔案云系統提供的應用系統就可以完成相關工作。

4.云計算檔案系統可以實現高效的數據共享。通過互聯網、移動互聯網提供的面向海量信息的處理模式，能更加高效實現數據共享，避免不同高校檔案部門之間對同一檔案信息資源的重復冗余建設。

參考文獻：

[1]孟歆.基于云計算的高校檔案信息資源整合研究[J].蘭臺世界，2014（35）

[2]韓俊仕.云計算環境下高校財務共享服務機制構建[J].財會通訊，2016（10）