行政單位內(nèi)部控制體系建設(shè)優(yōu)化分析

張琪

[摘 要] 我國當前行政單位控制管理的問題是控制環(huán)境弱化，基礎(chǔ)會計處理不規(guī)范，控制活動發(fā)揮失效，以及國有資產(chǎn)流失嚴重。行政單位需要逐步完善崗位責(zé)任制，實現(xiàn)預(yù)算全面管理，通過加強財政支出審核規(guī)范零余額賬戶授權(quán)，強化資產(chǎn)后期監(jiān)管，健全人事管理體系，加強信息交流溝通，推動內(nèi)部控制貫徹落實，以完善內(nèi)部控制體系，提升行政單位職能。

[關(guān)鍵詞] 行政單位；內(nèi)部控制體系；建設(shè)；優(yōu)化

[中圖分類號] D523 [文獻標識碼] A

Abstract： There are problems for the management of administrative units in China in terms of weak control environment， irregular fundamental accounting， failure of control activities， and serious drain of state owned property. Administrative units should improve the system of post responsibility step by step， realize overall budget management， enhance the audit of fiscal expenditure and the authorization of zero balance accounts， strengthen asset supervision in later periods， complete personnel management system， intensify information exchange， and promote the implementation of internal control. In doing so， the internal control system could be improved for promoting the function of administrative units.

Key words： administrative unit， internal control system， construction， optimization

一、行政單位自身控制的現(xiàn)狀

（一）控制環(huán)境的弱化

由于一些特殊原因，我國在對行政單位的內(nèi)部控制方面存在一些空白的地方，甚至存在部分單位對財務(wù)人員工作不重視，使得財務(wù)人員沒能參與到單位重大事務(wù)的決策之中。

（二）基礎(chǔ)會計業(yè)務(wù)處理不規(guī)范，普遍存在舞弊現(xiàn)象

在諸多行政單位中，存在部分單位對于單位內(nèi)部的原始憑證管理不符合規(guī)范、會計數(shù)據(jù)的核算不認真仔細、財務(wù)數(shù)據(jù)失真失實現(xiàn)象時有發(fā)生。

（三）控制活動發(fā)揮失效

1.單位內(nèi)部控制制度不健全。在單位內(nèi)沒有形成很好的條文規(guī)范，導(dǎo)致部分單位在處理資金支出、預(yù)算管理以及單位資產(chǎn)的管理等諸多方面存在較大的缺陷或者制度不健全，使單位內(nèi)部控制流于形式。

2.授權(quán)審批以及核查未能執(zhí)行到位。在行政單位的現(xiàn)行管理中，大多數(shù)單位一直以來都是將單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的事項作為單位內(nèi)的行政審批，使單位內(nèi)部控制體系無法執(zhí)行到位，形同虛設(shè)。另外，大多數(shù)單位內(nèi)部對于單位的固定資產(chǎn)以及財政款項沒有定期核查的機制，致使單位內(nèi)部許多資金無法審計到位、審計脫節(jié)現(xiàn)象嚴重。

3.對于不兼容的崗位配置以及管理不當。有許多行政單位，由于單位編制少，人員不足，一個人同時兼職多個崗位的事務(wù)，崗位不兼容現(xiàn)場時有發(fā)生。

4.財務(wù)管理方法落后，“收支兩條線”未落實到位。當前還有許多行政單位只為了自己單位的利益而全然不顧國家利益，在自己的管轄范圍內(nèi)盲目執(zhí)法獲取非稅收收入以及將單位房屋出租獲取費用等方式來為單位增加收入，這些收入并沒有上繳國家財政，而是作為單位自己的小金庫來為單位內(nèi)部人員謀取福利，這些行為嚴重影響了黨和國家的形象，同時也影響了政府了公信力。

（四）國有資產(chǎn)保護不到位，流失嚴重

行政單位的資金都是由國家直接撥款獲取，許多單位認為國家提供的資金不用即是浪費，對于單位財政毫無節(jié)制的使用，在購買物資、處理物資時經(jīng)常存在公物私用，公物低價賣出等現(xiàn)象，國家資產(chǎn)流失嚴重。

二、完善行政單位內(nèi)部控制體系建設(shè)需要完成的主要框架設(shè)計

（一）進一步健全行政單位管理制度，逐步完善崗位責(zé)任制

其一，以職責(zé)來劃分崗位權(quán)限。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要來劃分分管領(lǐng)導(dǎo)，同時通過下文明確分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)以及單位內(nèi)的每一個部門每一個人的職責(zé)以及權(quán)限，使得單位內(nèi)的各項職能能夠有條不紊的運轉(zhuǎn)。

其二，對于單位內(nèi)不兼容的職務(wù)實行不同人員辦理。不兼容的職務(wù)主要有以下幾種：授權(quán)審批、財務(wù)支出管理、審計以及會計記錄等，這些職務(wù)必須由不同人員擔(dān)任。

其三，實行崗位考核制度。考核內(nèi)容為該人員的工作職責(zé)是否到位、工作流程是否合理。通過考核來進一步明確員工的工作職責(zé)，單位負責(zé)人還可以通過考核來實現(xiàn)對員工的監(jiān)管職能。另外，還可以將考核結(jié)果作為單位內(nèi)人員的晉升依據(jù)，提高行政單位人員選拔的透明性及公平性。

（二）實現(xiàn)行政單位預(yù)算全面管理

1.預(yù)算編制。在進行編制預(yù)算時，不僅需要考慮到上年度全年經(jīng)費的使用情況，還要考慮到下一年度可能需要用到的支出，然后在此基礎(chǔ)上科學(xué)預(yù)算出下一年度行政單位的行政經(jīng)費，預(yù)算編制小組在制定完下一年度單位的預(yù)算后形成報告，需要將該報告提交單位黨組成員審核，審核通過后提交上級部門申報預(yù)算資金。

2.預(yù)算執(zhí)行。該階段主要是單位內(nèi)將全年的預(yù)算按季度或月來劃分預(yù)算。另外，行政單位還需要建立一套完善的預(yù)算執(zhí)行考核方案，明確每一次預(yù)算執(zhí)行的責(zé)任人，確保預(yù)算使用得當。行政單位財務(wù)管理人員每個月或者每個季度都需要制定出預(yù)算執(zhí)行的分析報告，該報告主要是支出預(yù)算在執(zhí)行時的情況以及經(jīng)費使用狀況，通過該報告可以令單位領(lǐng)導(dǎo)了解預(yù)算執(zhí)行的情況。

3.預(yù)算調(diào)整。預(yù)算在執(zhí)行過程中，如果預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算報告存在較大的偏離時，需要對預(yù)算進行分析，然后根據(jù)情況對預(yù)算情況進行調(diào)整。預(yù)算執(zhí)行存在偏差，如果是因為在執(zhí)行過程中因人為揮霍浪費致使預(yù)算不足，則預(yù)算不能進行調(diào)整；如果是因為一些客觀無法避免的原因?qū)е骂A(yù)算不足，如因為公共事件等導(dǎo)致預(yù)算不足，則可以對單位預(yù)算進行適當調(diào)整，確保行政單位各項工作順利開展。

4.預(yù)算分析與考核。行政單位預(yù)算執(zhí)行結(jié)束后需要對預(yù)算進行分析，主要是分析預(yù)算執(zhí)行數(shù)與最初的預(yù)算之間存在差距的原因，為后期更好更準的編制預(yù)算提供基礎(chǔ)，還需要對預(yù)算的整個周期進行分析。另外，還需要對預(yù)算整個周期中涉及的領(lǐng)導(dǎo)層、工作人員等進行考核，做到公開透明，力求實現(xiàn)行政單位預(yù)算全面管理。

（三）加強行政支出管理，規(guī)范零余額賬戶授權(quán)

行政單位需要加強對財政支出情況的審核，同時責(zé)任追究制度也應(yīng)該配套使用，行政單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該不定時對單位財政預(yù)算支出情況進行審核，核實支出情況以及相關(guān)程序是否合理或手續(xù)是否齊全，確保財政資金使用在制度下運行。

（四）協(xié)調(diào)單位資產(chǎn)管理與預(yù)算管理，強化資產(chǎn)后期監(jiān)管

1.單位預(yù)算與單位資產(chǎn)購進相結(jié)合。行政單位各部門或人員應(yīng)該根據(jù)相關(guān)制度以及流程提交本年內(nèi)需要使用的設(shè)備或者相關(guān)服務(wù)的申請，在提出申請時還需要備注相關(guān)固定資產(chǎn)的市場價格以及購買目的等說明，將相關(guān)文件提交單位領(lǐng)導(dǎo)小組商定，領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)單位的財政預(yù)算對相關(guān)申請進行審批并進行答復(fù)，如果同意購買則按相關(guān)程序進行，如果因財政預(yù)算不足無法批準申請，則需對相關(guān)申請部門或個人進行說明。另外，在進行固定資產(chǎn)采購時，為避免在采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)貪污腐敗現(xiàn)象，應(yīng)該嚴格規(guī)定單項采購金額超過1萬元或者總金額在5萬元以上的采購項目一律采用政府招標采購的方式進行，對于小額采購則可由兩個人采購的方式進行。

2.資產(chǎn)驗收以及記錄。行政單位應(yīng)該健全固定資產(chǎn)驗收制度，在資產(chǎn)購買后，行政單位應(yīng)該安排人員對相關(guān)資產(chǎn)進行驗收，驗收工作由驗收小組完成，驗收小組應(yīng)該由單位的財務(wù)管理部門以及固定資產(chǎn)的使用部門共同執(zhí)行。驗收工作完成后，應(yīng)該對固定資產(chǎn)進行記錄同時張貼條形碼以及設(shè)備信息卡片等，為后期資產(chǎn)盤查提供便利。

3.強化資產(chǎn)后期管理。對于已購進資產(chǎn)，需要不定期對其進行保養(yǎng)維修，以提高其使用期限，降低隱患。完善固定資產(chǎn)報廢流程，對于已過使用年限的固定資產(chǎn)需提前報送領(lǐng)導(dǎo)審批，待審批同意后盡快對其進行報廢工作，報廢工作由后勤管理部門、使用部門以及財務(wù)部門共同完成。

（五）健全人事管理體系

行政單位沒有權(quán)限對本單位人員進行人事管理，都是由相關(guān)部門統(tǒng)一管理，因此行政單位無權(quán)自行開除職員，只能通過考核與激勵的方式來加強行政單位內(nèi)部的認識管理體系。另外，健全人員退出機制，對于主動提出退出的人員，需根據(jù)相關(guān)程序完成退出，確保單位持續(xù)運轉(zhuǎn)。

（六）加強信息交流溝通

行政單位不是一個獨立的機構(gòu)，需要與外部進行有效交流溝通促進單位的發(fā)展。行政單位作為國家機關(guān)，是政府的服務(wù)窗口，需要根據(jù)自身的工作特色構(gòu)建適合自己的信息平臺，通過信息平臺發(fā)布相關(guān)信息，提升工作效率，逐步實現(xiàn)電子辦公。信息平臺的構(gòu)建，需要行政單位多方面信息共同組成，因此需要匯集行政單位內(nèi)部的人事信息、業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息以及其他信息，實現(xiàn)信息在單位內(nèi)溝通無阻礙。另外，通過信息平臺還可以使信息在經(jīng)過多重傳遞后產(chǎn)生質(zhì)變的情況，提高信息的質(zhì)量，因此行政單位在加強管理人事以及其他的同時，還需要加大對單位內(nèi)信息交流溝通的關(guān)注力度。

（七）強化單位監(jiān)控力度，推動內(nèi)部控制貫徹落實

第一，設(shè)立獨立審計人員。行政單位可以設(shè)立獨立的審計人員，對行政單位內(nèi)部的所有財務(wù)、會計以及其他業(yè)務(wù)進行審計，審計發(fā)現(xiàn)存在的問題，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時提出整改措施。第二，外部監(jiān)督協(xié)助配合。外部監(jiān)督作為行政單位的輔助監(jiān)督機構(gòu)，通過行使監(jiān)督職能發(fā)揮行政單位內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)所無法行使的監(jiān)督功能，使行政單位的運轉(zhuǎn)真正做到陽光透明。第三，責(zé)任制與獎勵措施齊頭并進。行政單位的運轉(zhuǎn)存在的各式各樣的問題，不能單純依靠懲處措施來解決，還應(yīng)該要采用獎勵措施予以輔助。因此，行政單位在規(guī)范和明確責(zé)任制的同時，還需要不斷加強在獎勵措施方面的建設(shè)力度，做到獎懲適度，最大化的激勵行政單位內(nèi)部人員的工作效率，使行政單位內(nèi)部控制體系能夠發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

[參 考 文 獻]

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[2]王荔.淺析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀與對策建議[J]金融經(jīng)濟，2014（9）

[3]胡曉梅.淺議完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的對策[J].企業(yè)家天地（理論版），2014（8）

[4]吉新.淺析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀與對策建議[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2015（12）

[責(zé)任編輯：史樸]