行政單位內部控制體系建設優化分析

張琪

[摘 要] 我國當前行政單位控制管理的問題是控制環境弱化，基礎會計處理不規范，控制活動發揮失效，以及國有資產流失嚴重。行政單位需要逐步完善崗位責任制，實現預算全面管理，通過加強財政支出審核規范零余額賬戶授權，強化資產后期監管，健全人事管理體系，加強信息交流溝通，推動內部控制貫徹落實，以完善內部控制體系，提升行政單位職能。

[關鍵詞] 行政單位；內部控制體系；建設；優化

[中圖分類號] D523 [文獻標識碼] A

Abstract： There are problems for the management of administrative units in China in terms of weak control environment， irregular fundamental accounting， failure of control activities， and serious drain of state owned property. Administrative units should improve the system of post responsibility step by step， realize overall budget management， enhance the audit of fiscal expenditure and the authorization of zero balance accounts， strengthen asset supervision in later periods， complete personnel management system， intensify information exchange， and promote the implementation of internal control. In doing so， the internal control system could be improved for promoting the function of administrative units.

Key words： administrative unit， internal control system， construction， optimization

一、行政單位自身控制的現狀

（一）控制環境的弱化

由于一些特殊原因，我國在對行政單位的內部控制方面存在一些空白的地方，甚至存在部分單位對財務人員工作不重視，使得財務人員沒能參與到單位重大事務的決策之中。

（二）基礎會計業務處理不規范，普遍存在舞弊現象

在諸多行政單位中，存在部分單位對于單位內部的原始憑證管理不符合規范、會計數據的核算不認真仔細、財務數據失真失實現象時有發生。

（三）控制活動發揮失效

1.單位內部控制制度不健全。在單位內沒有形成很好的條文規范，導致部分單位在處理資金支出、預算管理以及單位資產的管理等諸多方面存在較大的缺陷或者制度不健全，使單位內部控制流于形式。

2.授權審批以及核查未能執行到位。在行政單位的現行管理中，大多數單位一直以來都是將單位領導簽字同意的事項作為單位內的行政審批，使單位內部控制體系無法執行到位，形同虛設。另外，大多數單位內部對于單位的固定資產以及財政款項沒有定期核查的機制，致使單位內部許多資金無法審計到位、審計脫節現象嚴重。

3.對于不兼容的崗位配置以及管理不當。有許多行政單位，由于單位編制少，人員不足，一個人同時兼職多個崗位的事務，崗位不兼容現場時有發生。

4.財務管理方法落后，“收支兩條線”未落實到位。當前還有許多行政單位只為了自己單位的利益而全然不顧國家利益，在自己的管轄范圍內盲目執法獲取非稅收收入以及將單位房屋出租獲取費用等方式來為單位增加收入，這些收入并沒有上繳國家財政，而是作為單位自己的小金庫來為單位內部人員謀取福利，這些行為嚴重影響了黨和國家的形象，同時也影響了政府了公信力。

（四）國有資產保護不到位，流失嚴重

行政單位的資金都是由國家直接撥款獲取，許多單位認為國家提供的資金不用即是浪費，對于單位財政毫無節制的使用，在購買物資、處理物資時經常存在公物私用，公物低價賣出等現象，國家資產流失嚴重。

二、完善行政單位內部控制體系建設需要完成的主要框架設計

（一）進一步健全行政單位管理制度，逐步完善崗位責任制

其一，以職責來劃分崗位權限。根據業務的需要來劃分分管領導，同時通過下文明確分管領導的職責以及單位內的每一個部門每一個人的職責以及權限，使得單位內的各項職能能夠有條不紊的運轉。

其二，對于單位內不兼容的職務實行不同人員辦理。不兼容的職務主要有以下幾種：授權審批、財務支出管理、審計以及會計記錄等，這些職務必須由不同人員擔任。

其三，實行崗位考核制度。考核內容為該人員的工作職責是否到位、工作流程是否合理。通過考核來進一步明確員工的工作職責，單位負責人還可以通過考核來實現對員工的監管職能。另外，還可以將考核結果作為單位內人員的晉升依據，提高行政單位人員選拔的透明性及公平性。

（二）實現行政單位預算全面管理

1.預算編制。在進行編制預算時，不僅需要考慮到上年度全年經費的使用情況，還要考慮到下一年度可能需要用到的支出，然后在此基礎上科學預算出下一年度行政單位的行政經費，預算編制小組在制定完下一年度單位的預算后形成報告，需要將該報告提交單位黨組成員審核，審核通過后提交上級部門申報預算資金。

2.預算執行。該階段主要是單位內將全年的預算按季度或月來劃分預算。另外，行政單位還需要建立一套完善的預算執行考核方案，明確每一次預算執行的責任人，確保預算使用得當。行政單位財務管理人員每個月或者每個季度都需要制定出預算執行的分析報告，該報告主要是支出預算在執行時的情況以及經費使用狀況，通過該報告可以令單位領導了解預算執行的情況。

3.預算調整。預算在執行過程中，如果預算執行與預算報告存在較大的偏離時，需要對預算進行分析，然后根據情況對預算情況進行調整。預算執行存在偏差，如果是因為在執行過程中因人為揮霍浪費致使預算不足，則預算不能進行調整；如果是因為一些客觀無法避免的原因導致預算不足，如因為公共事件等導致預算不足，則可以對單位預算進行適當調整，確保行政單位各項工作順利開展。

4.預算分析與考核。行政單位預算執行結束后需要對預算進行分析，主要是分析預算執行數與最初的預算之間存在差距的原因，為后期更好更準的編制預算提供基礎，還需要對預算的整個周期進行分析。另外，還需要對預算整個周期中涉及的領導層、工作人員等進行考核，做到公開透明，力求實現行政單位預算全面管理。

（三）加強行政支出管理，規范零余額賬戶授權

行政單位需要加強對財政支出情況的審核，同時責任追究制度也應該配套使用，行政單位領導應該不定時對單位財政預算支出情況進行審核，核實支出情況以及相關程序是否合理或手續是否齊全，確保財政資金使用在制度下運行。

（四）協調單位資產管理與預算管理，強化資產后期監管

1.單位預算與單位資產購進相結合。行政單位各部門或人員應該根據相關制度以及流程提交本年內需要使用的設備或者相關服務的申請，在提出申請時還需要備注相關固定資產的市場價格以及購買目的等說明，將相關文件提交單位領導小組商定，領導小組根據單位的財政預算對相關申請進行審批并進行答復，如果同意購買則按相關程序進行，如果因財政預算不足無法批準申請，則需對相關申請部門或個人進行說明。另外，在進行固定資產采購時，為避免在采購環節出現貪污腐敗現象，應該嚴格規定單項采購金額超過1萬元或者總金額在5萬元以上的采購項目一律采用政府招標采購的方式進行，對于小額采購則可由兩個人采購的方式進行。

2.資產驗收以及記錄。行政單位應該健全固定資產驗收制度，在資產購買后，行政單位應該安排人員對相關資產進行驗收，驗收工作由驗收小組完成，驗收小組應該由單位的財務管理部門以及固定資產的使用部門共同執行。驗收工作完成后，應該對固定資產進行記錄同時張貼條形碼以及設備信息卡片等，為后期資產盤查提供便利。

3.強化資產后期管理。對于已購進資產，需要不定期對其進行保養維修，以提高其使用期限，降低隱患。完善固定資產報廢流程，對于已過使用年限的固定資產需提前報送領導審批，待審批同意后盡快對其進行報廢工作，報廢工作由后勤管理部門、使用部門以及財務部門共同完成。

（五）健全人事管理體系

行政單位沒有權限對本單位人員進行人事管理，都是由相關部門統一管理，因此行政單位無權自行開除職員，只能通過考核與激勵的方式來加強行政單位內部的認識管理體系。另外，健全人員退出機制，對于主動提出退出的人員，需根據相關程序完成退出，確保單位持續運轉。

（六）加強信息交流溝通

行政單位不是一個獨立的機構，需要與外部進行有效交流溝通促進單位的發展。行政單位作為國家機關，是政府的服務窗口，需要根據自身的工作特色構建適合自己的信息平臺，通過信息平臺發布相關信息，提升工作效率，逐步實現電子辦公。信息平臺的構建，需要行政單位多方面信息共同組成，因此需要匯集行政單位內部的人事信息、業務信息、財務信息以及其他信息，實現信息在單位內溝通無阻礙。另外，通過信息平臺還可以使信息在經過多重傳遞后產生質變的情況，提高信息的質量，因此行政單位在加強管理人事以及其他的同時，還需要加大對單位內信息交流溝通的關注力度。

（七）強化單位監控力度，推動內部控制貫徹落實

第一，設立獨立審計人員。行政單位可以設立獨立的審計人員，對行政單位內部的所有財務、會計以及其他業務進行審計，審計發現存在的問題，并及時向領導匯報，同時提出整改措施。第二，外部監督協助配合。外部監督作為行政單位的輔助監督機構，通過行使監督職能發揮行政單位內部監督機構所無法行使的監督功能，使行政單位的運轉真正做到陽光透明。第三，責任制與獎勵措施齊頭并進。行政單位的運轉存在的各式各樣的問題，不能單純依靠懲處措施來解決，還應該要采用獎勵措施予以輔助。因此，行政單位在規范和明確責任制的同時，還需要不斷加強在獎勵措施方面的建設力度，做到獎懲適度，最大化的激勵行政單位內部人員的工作效率，使行政單位內部控制體系能夠發揮其應有的效能。

[參 考 文 獻]

[1]石元玲.探討行政事業單位內部控制現狀及對策[J].現代商業，2015（23）

[2]王荔.淺析行政事業單位內部控制現狀與對策建議[J]金融經濟，2014（9）

[3]胡曉梅.淺議完善行政事業單位內部控制的對策[J].企業家天地（理論版），2014（8）

[4]吉新.淺析行政事業單位內部控制現狀與對策建議[J].財經界（學術版），2015（12）

[責任編輯：史樸]