企業內部合同審查的方案設計

趙懷崗

[摘 要]企業內部合同審查是企業防范法律風險，實現經營目的的重要手段，從知識體系、技術層面、溝通等各方面均對合同審查機構和人員提出了更高的要求。為充分發揮合同審查的作用，需要從審查原則、審查依據、審查標準、審查技巧等方面進行企業合同審查方案設計，從而提升合同審查的價值貢獻。

[關鍵詞]合同審查；方案設計；企業

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.10.183

市場經濟作為契約經濟，不斷發展完善的同時必然帶動企業法律合同管理不斷發展完善，需要加快促進法律管理與經營管理的深度融合，將法律審核嵌入管理流程，在確保合同審核全覆蓋的同時，不斷提高審核質量。這意味著對企業的合同審核機構審核質量做出了更高的要求。企業內部合同審查作為一個系統工程，涉及審查原則、審查依據、審查標準及相應的審查技巧等多方面的內容，需要設計一套完整的方案。

1 審查原則

（1）合法審查原則是合同審查的根本前提，合同必須符合國家法律要求，不能違反法律強制性規定。任何違反法律的合同都是無效的，不能實現合同的目的，最終無法滿足企業的簽約需求。

（2）同步審查原則主要是指把合同的審查與商務過程文件審查相結合，兩者相輔相成。只有對商務過程、商務文件透徹了解，才能追溯合同條款的淵源，從而保證合同條款符合企業的簽約目的。

（3）平衡審查原則指將風險把控與實現經濟目標相結合的原則。企業內部合同審查要堅持風險把控和經濟目標實現兼顧的原則，使兩者盡量達到平衡。不能過分把控風險，而使商務合同談判和簽約活動陷入僵局，無法根本實現企業的經濟目標。

2 審查依據

（1）合同審查依據法律審查，首先是指依據《合同法》審查，合同條款的約定要符合《合同法》平等、自愿、公平、誠實信用、合法等基本原則。也要符合相關部門和地方性法規的規定。《合同法》是對于合同訂立的一般原則性規定，是普遍適用的規范化要求及原則性條款，其他法律法規如果出于行業交易安全的需要，在符合《合同法》立法原則的基礎上有更細化的規定，那么應該作為審查的依據優先適用。

（2）企業內部控制表現在合同管理方面，主要是識別合同簽署和執行過程中的風險點，繼而設置關鍵控制點，進行風險的有效防范。可以說，合同審查本身就是內部控制及風險管理的一個重要工具和手段。因此，合同審查工作作為企業合同管理內部控制的一個重要環節，應遵循企業內部控制規章制度的相關要求而開展。[1]

（3）商業慣例審查要包括國際認可的、行業通行的、權威協會認可的商業慣例等。商務活動中，合同雙方當事人對于爭議焦點的條款往往會更易接受商業慣例的標準。比如合同的違約責任條款，除了在符合法律規定的違約金比例范圍內，如何確定具體違約金比例，往往會看整個行業內商業慣例是多少。合同審查人員如果對本行業有豐富的實務經驗，依據商業慣例進行合同審查，有利于較好地把握尺度，既把風險控制在可承受的范圍，又能有效推進商務談判進程。[2]

3 審查標準及技巧

（1）形式方面的要求及文義審查法。合同審查，從形式方面要求合同本身文義準確、簡潔明了、邏輯合理、結構完整。按照合同形式方面的要求，可以采取文義審查方法：應從合同名稱到合同結構做全面審查。如合同名稱是否與合同內容一致、合同簽約主體名稱在合同抬頭處和落款處是否表述一致；合同履行期與有效期是否一致；條款文字表述之間有沒有矛盾等。

文義審查要充分關注字面背后的交易背景，只有充分了解和追溯合同文本形成的過程、雙方談判中的立場、觀點，才能保證合同條款的具體描述符合雙方的真實意思表示。

（2）實質方面的要求及對照審查法、條款分析審查法。合同實質方面的要求包括兩方面：一是合同的約定符合法律的規定，主要條款完整。二是要求合同雙方權利義務明晰、具體。針對合同條款合法、完備的要求，可以采取對照審查方法：

對照法律法規的規定，檢查合同主要條款是否完整、合同條款有無與之相抵觸之處。對于不一致的地方，要按照法律法規的規定修改或補充相應條款。合同條款合法、完整是合同審查工作的最低紅線要求，不能逾越。

在符合法律法規的情況下，檢查合同條款的表達是否準確、到位。針對合同權利義務明晰、具體的要求，可采取條款分析審查法。

要求合同權利義務明晰、具體是在合同條款合法、完整的基礎上，提出的更高要求。合同雙方的權利義務明確，除了要求合同中設置齊備相應的條款之外，更重要的是這些條款要具有可辨識性，能明確具體地表明雙方的權利義務內容。這些條款越容易被辨識，權利義務越明確具體。[3]

采取條款分析審查法主要體現在對合同履行義務主體、客體、標準、期限、履行方式、違約責任等方面約定時，審查其易辨識性。如對履行主體，是否有對委托代表及代理人權限的明確約定；履行客體方面，商品的規格是否明確具體，服務的技術要求是否清晰；履行時間方面，延期交貨具體的含義約定是否清晰；違約責任的約定須達到依約即能判斷哪種行為出現便屬于違約的程度。如果這些條款約定得沒有辨識度，那么將是糾紛和爭議的易發處。

（3）商務性方面的要求及會簽審查法。企業合同是商務活動的結果，要求合同條款具有較強的可操作性。企業進行合同的內部審查時，要根據合同類型、簽署的背景、企業經營目的、合同相對方的特點，對合同履行中會發生的情況和問題，進行預判并形成相應的針對性條款，提高合同條款的可操作性。如根據合同標的特性，對標的的測量及計算約定誤差范圍、對服務的完成約定可量化的驗收標準；根據合同相對方的資信及強勢程度，設定不同標準的防范性條款；根據合同背景及類型特點，增加實用性條款等。[4]

對此，可采取會簽審查法。企業各部門根據自己的職能分工，對相應條款提出可操作性的審查意見。一般而言，通用條款主要屬于商務部門和法律部門的審查職責，包括合同主體的名稱或者姓名和住所、標的、違約責任、適用法律和爭議解決方式等。對于專用條款，如健康安全環保條款、保險條款、政府批準條款等，要發揮相應業務部門的職能和優勢，提出專業的審查意見。

以某企業為例，合同的經濟性由商務部門負責；技術性由業務部門負責；財稅保險合理性由財務部門審核；質量健康安全環保的內容由HSE部負責；合同相對方的資信，合同條款是否完整、確切、公平、合理，合同條款是否符合交易慣例和具有可執行性，雙方的權利義務是否明確，由法律部門、商務部門、業務部門負責；合同條款是否違反法律法規的強制性規定，是否符合內部規章制度的規定，合同邏輯及用語是否清晰、準確，授權委托等手續是否齊備等由法律部門負責審核。

綜上所述，從知識體系方面而言，合同審查人員需具備多種知識體系才能出色審查合同，不但要懂法律，懂經濟、財務，還要懂行業專有知識。[5]在技術層面上，合同審查人員在審查時需能將法律強制性規定與行業慣例有效地結合起來，促成合同商務目的的實現。在溝通能力方面，要能發動相關會簽部門的積極性、發揮會簽部門的優勢提出會簽意見。在經驗儲備方面，合同審查人員要根據每類商務項目的特點，總結對應的責任條款范圍、技術規格要求、施工程序等，作為經驗儲備下來，形成企業合同審查人員的軟實力，提升價值貢獻。

參考文獻：

[1]王保平.企業內部控制操作實務與案例分析[M].北京：中國財政經濟出版社，2010.

[2]曾慧萍.淺談若干國際貿易慣例與合同條款之間關系的處理[J].福建商業高等專科學校學報，2006（3）：15-18.

[3]張建義.公司法務工作中合同審查和風險防范[J].法制與社會，2014（9）：77-78.

[4]吳江水.完美的合同——合同的基本原理及審查與修改[M].北京：北京大學出版社，2015.