企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題初探

王翠萍

摘要：企業(yè)檔案管理的社會(huì)化已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)，這和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大等方面都有著直接的關(guān)系。企業(yè)本身的目的是降低成本，最大限度地獲得經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)將檔案放置到社會(huì)上的一些專業(yè)的管理部門(mén)來(lái)進(jìn)行管理，既提高了管理水平還促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)如今，人們對(duì)企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題加強(qiáng)了重視，檔案管理社會(huì)化是否有其可行性和必然性？這些問(wèn)題需要相關(guān)的研究人員去深入分析和研究，以提升企業(yè)檔案管理的高效性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；社會(huì)化；可行性；研究

企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，檔案管理的社會(huì)化趨勢(shì)也隨之?dāng)U大。企業(yè)進(jìn)行檔案社會(huì)化管理最終都是以提高經(jīng)濟(jì)效益，降低經(jīng)濟(jì)成本為目的。將檔案信息交給外界的管理機(jī)構(gòu)，不僅可以節(jié)約管理時(shí)間，還可以提升企業(yè)的發(fā)展效率，可謂是利益最大化。但是企業(yè)檔案管理的社會(huì)化并不是一個(gè)籠統(tǒng)的概念，不同類型的企業(yè)之間的檔案管理存在著一定的區(qū)別。企業(yè)只有自身做好定位，才能達(dá)到檔案社會(huì)化管理的最優(yōu)水平。

一、企業(yè)檔案管理社會(huì)化：業(yè)務(wù)外包

所謂的“業(yè)務(wù)外包”主要是指企業(yè)最大限度地利用外部最為優(yōu)秀的資源來(lái)達(dá)到提升效率、降低成本以及增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力等目的的管理模式。[1]企業(yè)檔案管理的社會(huì)化從某種程度上說(shuō)就是一種企業(yè)的業(yè)務(wù)外包。因?yàn)椋瑱n案管理工作在企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展過(guò)程中占據(jù)著重要的位置，起著關(guān)鍵的作用，是企業(yè)不可或缺的一種業(yè)務(wù)之一。檔案管理業(yè)務(wù)的外包也是以提升企業(yè)檔案管理水平為最終的目的。通常情況下，企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包包括檔案管理、數(shù)字化加工以及軟件開(kāi)發(fā)和庫(kù)房建設(shè)等多方面的內(nèi)容。可見(jiàn)，檔案外包管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

二、企業(yè)檔案管理社會(huì)化具有可行性

（一）科技的高速發(fā)展創(chuàng)造條件

現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)角落中得到應(yīng)用。企業(yè)檔案管理工作也不例外，管理水平的提升離不開(kāi)信息技術(shù)的作用。管理企業(yè)檔案的社會(huì)機(jī)構(gòu)本身具有較強(qiáng)的技術(shù)能力和知識(shí)水平，可以充分地滿足企業(yè)檔案管理的需要。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部人員還可以和外部的管理機(jī)構(gòu)之間實(shí)現(xiàn)信息的相互交流，充分利用科技的進(jìn)步以及信息化的管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)雙方的互通有無(wú)。檔案管理工作的最新內(nèi)容和信息可以不受時(shí)間和空間條件的制約實(shí)現(xiàn)互動(dòng)。社會(huì)機(jī)構(gòu)的貢獻(xiàn)不言而喻，企業(yè)的檔案管理效益也得到了較大的提升。這就是現(xiàn)如今高科技的作用。

（二）服務(wù)市場(chǎng)的健全提供保障

無(wú)論是中介還是檔案外部管理機(jī)構(gòu)，國(guó)家都有明確的法律來(lái)規(guī)定其權(quán)利、義務(wù)以及職責(zé)所在。企業(yè)檔案管理外部機(jī)構(gòu)會(huì)時(shí)刻要求自己按照法律的要求來(lái)提供管理。服務(wù)市場(chǎng)的規(guī)范性和科學(xué)性也為檔案管理社會(huì)化提供了服務(wù)保障。這樣一來(lái)，企業(yè)的發(fā)展就會(huì)少了很多后顧之憂。檔案管理工作的效率也會(huì)得到較大地提升。中介服務(wù)市場(chǎng)在今后的發(fā)展中，所提供的服務(wù)會(huì)越來(lái)越健全，這在某種程度上為企業(yè)的發(fā)展提供了一定的保障。

三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的優(yōu)勢(shì)

（一）降低成本、提升利用率

通常情況下，企業(yè)的檔案信息交由外部的管理機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理所花費(fèi)的成本較低。和企業(yè)自身的檔案管理成本相比具有一定的優(yōu)勢(shì)。而且外部的專門(mén)管理機(jī)構(gòu)本身的服務(wù)質(zhì)量較高，管理水平也達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息也會(huì)得到較高的利用，提升利用率。檔案管理機(jī)構(gòu)在保管檔案的同時(shí)也會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行綜合利用，但是會(huì)維護(hù)好企業(yè)的機(jī)密。這樣一來(lái)，信息就實(shí)現(xiàn)了雙方的共享，無(wú)論是對(duì)企業(yè)本身還是對(duì)管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)都是有利的。

（二）實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置

檔案管理社會(huì)化的過(guò)程不僅可以降低企業(yè)的管理成本，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享。另外，外部機(jī)構(gòu)需要大量的管理人才，這樣一來(lái)就給一些人才提供了就業(yè)的機(jī)會(huì)，人員和技術(shù)等資源做到了相互融合。久而久之，外部檔案管理機(jī)構(gòu)也得到了全面的發(fā)展，社會(huì)資源實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化配置。可見(jiàn)，社會(huì)資源的優(yōu)化配置是一種必然的趨勢(shì)，因此，企業(yè)檔案管理社會(huì)化趨勢(shì)也尤其必然性。

四、不同企業(yè)的檔案管理社會(huì)化

（一）大型國(guó)有企業(yè)的檔案社會(huì)化管理

對(duì)于大型的國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作都有相關(guān)的檔案行政部門(mén)。同時(shí)按照相關(guān)的檔案管理規(guī)定來(lái)進(jìn)行管理。通常情況下，系統(tǒng)內(nèi)部會(huì)有一定的子公司或者是投資小公司，檔案管理工作的復(fù)雜性較高。分公司在管理檔案內(nèi)容時(shí)，需要嚴(yán)格地按照總公司制定的管理制度進(jìn)行。另外，綜合性管理也是大型國(guó)有企業(yè)檔案管理的一種形式。對(duì)于檔案管理的外包工作來(lái)說(shuō)，主要是以數(shù)字化加工以及檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)等方面為主。大型國(guó)有企業(yè)進(jìn)行檔案管理的社會(huì)化不僅降低了本身的管理成本，同時(shí)還降低了企業(yè)在人力和物力等方面的投入。

（二）房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案社會(huì)化管理

對(duì)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)類企業(yè)來(lái)說(shuō)，其檔案信息有著較為特殊的特點(diǎn)：檔案類型較多，數(shù)量不均衡。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多新的項(xiàng)目檔案。而且隨著房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，檔案類型和數(shù)目也在逐漸增多。另外，檔案管理的空間性和時(shí)間性也相對(duì)比較復(fù)雜，除了文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案之外，還會(huì)有很多不同類型的實(shí)物檔案。因此，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在檔案社會(huì)化管理的過(guò)程中，會(huì)議綜合檔案室為主，同時(shí)對(duì)于檔案管理的人才水平要求相對(duì)較高。[2]這和房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)本身的工作特點(diǎn)有直接的關(guān)系。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)類企業(yè)的業(yè)務(wù)外包程度是相對(duì)較強(qiáng)的。

（三）生產(chǎn)型企業(yè)的檔案社會(huì)化管理

通常人們所說(shuō)的生產(chǎn)型企業(yè)主要是以機(jī)械、輕紡以及食品等生產(chǎn)企業(yè)為主。在這些企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的工藝檔案以及產(chǎn)品和設(shè)備檔案等檔案類型。多數(shù)的生產(chǎn)型企業(yè)對(duì)于工藝檔案和產(chǎn)品檔案的管理十分重視，因?yàn)檫@些檔案具有較高的商業(yè)價(jià)值。通過(guò)相關(guān)的調(diào)查研究可以看出，生產(chǎn)型企業(yè)的檔案管理具有一定的共同特點(diǎn)，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，多數(shù)都是由文秘或者是法務(wù)人員來(lái)作為檔案管理工作人員。[3]因此，檔案管理工作的效率不是很高。因此，進(jìn)行檔案管理的外包和社會(huì)化就具有一定的必然性。由專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)的檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理不僅可以提升企業(yè)的檔案管理效率，而且還可以將這些分散的檔案進(jìn)行統(tǒng)一，提升保存和管理的長(zhǎng)久性。

（四）金融企業(yè)檔案社會(huì)化管理

對(duì)于金融企業(yè)來(lái)說(shuō)，其檔案管理的電子化相對(duì)較強(qiáng)。因此，金融企業(yè)中多數(shù)都是賬單、信貸信息等內(nèi)容。電子檔案主要是由管理系統(tǒng)直接進(jìn)行管理，銀行也會(huì)有專門(mén)的管理人員。但是，除了這些電子檔案之外，還有很多是一些票據(jù)，也就是紙質(zhì)的檔案內(nèi)容。需要通過(guò)檔案管理人員進(jìn)行掃描才能夠進(jìn)行科學(xué)的管理。一些大的金融企業(yè)會(huì)將這些紙質(zhì)的票據(jù)以及文件進(jìn)行外包來(lái)實(shí)現(xiàn)社會(huì)化管理。很多金融企業(yè)的檔案還進(jìn)行了寄存服務(wù)，為銀行的發(fā)展提供了重要的保障。[4]

（五）小規(guī)模企業(yè)的檔案社會(huì)化管理

由于一些小規(guī)模企業(yè)的發(fā)展水平不是很高，受到規(guī)模和成本等因素的制約，企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)還不完善。缺乏專門(mén)的檔案管理人員。很多企業(yè)的檔案管理工作還是由不是十分專業(yè)的工作人員來(lái)進(jìn)行。因此，對(duì)于小規(guī)模的企業(yè)來(lái)說(shuō)，建立完整的檔案管理模式十分必要。然后將一些信息化的管理方式融入到其中不僅可以提升檔案管理工作的效率，還可以促進(jìn)小規(guī)模企業(yè)的綜合發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)化具有一定的必然性和可行性。檔案管理社會(huì)化不僅可以提升企業(yè)的管理水平，還能夠節(jié)約成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。在不久的將來(lái)，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化必將會(huì)走入正軌，一些外部的檔案管理機(jī)構(gòu)也會(huì)逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和合法化。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉潔.檔案管理的社會(huì)化方法之一——檔案中介機(jī)構(gòu)[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2012（2）1：88

[2]龍正義，邱菊.國(guó)內(nèi)民營(yíng)檔案中介機(jī)構(gòu)發(fā)展的現(xiàn)狀[J].山西檔案，2009（03）.

[3]賈玲，趙菊蓉.檔案中介機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)前景[J].蘭臺(tái)世界，2009（22）.

[4]左宏嫄.我國(guó)檔案中介機(jī)構(gòu)的生存狀況及發(fā)展對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2010（16）.