更好地發揮文檔一體化管理優勢的保障

劉士影

摘要：在大的項目管理中，很多都應用文檔一體化的管理模式，因其獨特的優勢，被工程管理方逐漸認可。公司1000萬噸/煉油工程應用文檔一體化的管理過程中，發現適應其成長的土壤、水和陽光，即以下幾個方面是文檔一體化的管理模式成長的必備條件。

關鍵詞：項目管理；工程管理

一、IPMT的人員管理機制為一體化管理提供了機構保障（土壤）

（一）公司IPMT管理模式

煉油企業的建設期使用人員與生產期使用人員素質要求有很大的區別，處于建設階段時需要多為有施工管理經驗的技術人員，而公司儲備的多為生產管理的技術人員，而且建設期結束后，在生產階段不再需要眾多的工程管理人才，所以公司在工程建設期間主要采用了IPMT聯合工程管理模式。聯合工程管理模式IPMT（Integrated Project Management Team），指一體化項目管理團隊，主要有公司、英國的AMEC公司及寰球工程公司共同組成。利用AMEC公司先進的管理經驗及管理軟件，發揮寰球工程公司人員優勢，展示公司員工認真負責的工作精神，在工程管理的各個崗位中發揮各自的優勢。在工程管理中，共形成200多個程序文件，規范了管理中的工作流程及主要職責。所有人員按程序文件要求人盡其責，利用本身的管理經驗優化管理，沒有明顯的身份的區別是組成這個優秀管理團隊的最大的不同。機構設置的特點，決定了文檔一體化的管理模式，也是文檔一體化管理的重要保障。

（二） 文檔一體化中人員模式

文檔人員身兼數職，即文控工程師又是兼職檔案員，負責文件的審核和傳遞的同時還負責文件的整理歸檔，根據工作量進行工作職責轉換，當文檔人員的工作量增加后，在文檔人員中出現專職檔案人員，并由1名專職檔案人員變成2名，而文控人員也在增加，文檔人員最多時達46人。但人員管理方面始終在一個文檔中心，人員各司其職，沒有身份的區別，只有工作的配合，真正體現了文檔一體化管理的優勢，保障最終檔案的歸檔率。在實現文檔一體化管理中人才的培養和程序文件的規范起了很大的作用，也成為應用文檔一體化管理模式的一項重要保障。

二、完善的程序文件為一體化管理提供制度保障（水）

（一）規范程序文件的程序文件

公司共形成263個管理程序文件，最先發布的程序文件為“IPMT程序制定以及修改管理PGRP1-GEN-PRO-0046”，該程序文件經過各部門的討論，最終經文檔人員審核，由質量部門發布，規定程序文件形成的工作流程，審批流程及修訂流程。同時，對文件格式，頁面設置，字體，行距都有嚴格規定，每個程序文件應按此規定執行，由文檔人員負責審核，只有合格的程序文件才能下發執行。該程序文件的發布，使用整個程序文件發布在受控狀態，保障了所有程序文件的格式統一，字體一致，同時強調文檔人員在整個工作中的地位。

（二）文件的控制程序

緊隨其后發布的就是“文件控制程序PGRP1-GEN-PRO-0060”文件，程序文件只是管理文件的一種，但公司還有其它的文件要管理，文件控制程序是文檔人員的工作手冊，也是其它人員了解和尊重文檔人員的前提，是公司正常進行管理工作的重要程序文件。此文件確立文檔人員在文件管理中的地位，文件通過文控人員進行發放和接收，私自傳遞文件不能作為文件傳遞的依據。

（三） 文件的編碼程序

統一管理的文件體系及管理軟件必然需要一個統一的編碼程序，但要將工程所有的文件都管理起來的編碼規定要求特別高，公司各方面的專家集中在一起，經認真討論，考慮工程管理的特點及文件的特點，形成最終的八個字段27位編碼架構，并使用該規則對各類文件都試驗給出編碼，查驗編碼規定的正確性，找到可能出現重碼的情況，再對程序文件進行了完善，形成最終的編碼程序文件。

（四）各類文件的管理程序文件

公司的管理文件類別有很多，但要管理眾多的文件，就會有眾多的文件規定的程序文件，因為工作中文檔人員參與到程序文件的制訂當中，在各文件規定中詳細規定了文件的格式，字體等方面的要求。對不合格的文件，文檔人員可提出審核意見，直到文件合格才得到簽發和傳遞。公司對合同文件、設計文件、竣工文件、信函、傳真等多類文件都有明確規定，保障整個公司的文件管理受控，同時也保障文件的歸檔質量。

（五） 檔案管理規定

在發布這些程序文件之前，公司提出了檔案管理規定及歸檔范圍。作為公司的管理規定，在工程管理中由文檔人員監督執行，主要體現在文控人員按檔案要求審核文件，并注意在工作中積累歸檔范圍內的文件并及時歸檔，保證各部門歸檔率。

三、良好的工作環境為一體化管理提供保障（陽光）

（一）軟環境優勢

管理中發揮國際化管理的優勢，利用先進的管理軟件Cimage和Convero，提高了文檔管理水平。公司管理人員通過電腦，登錄Convero管理系統及郵件系統，獲取文控人員傳遞的文件及信息。這樣的管理模式改變了傳統工作模式，員工獲取信息的主要方式由老企業的紙質版，改為現在的電子版。這一改變大大減少了紙張的使用，節省了管理費用開支。

（二）硬件優勢

公司提供網絡及計算機，完全適應了現代化管理的需要，公司員工注冊了郵箱賬號，考慮郵箱容量問題，為完成傳遞大容量的電子文件，建立了FTP網絡硬盤，為公司員工使用電子文件打下良好的硬件基礎，也為電子文件的傳遞提供了方便條件。機構、人員及環境等方面的管理特點為文檔一體化管理模式提供保障，也確保了最終文件的歸檔質量，為項目檔案達到齊全、完整、準確打下良好基礎。