辦公自動化下的文書檔案管理分析

張玉鵾

摘要：自動化辦公室動作環(huán)境中的文書檔案管理工作，需要利用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡信息技術和通信技術，實現(xiàn)自動化、高效化、合理化的文書檔案管理工作。隨著我國現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展和普及，能夠有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文通過分析目前自動化環(huán)境下文書檔案管理工作的現(xiàn)存問題，探討了針對自動化環(huán)境中的文書檔案高效管理的優(yōu)化策略。

關鍵詞：辦公環(huán)境；自動化；文書檔案管理

把文書檔案管理工作進行自動化管理之后，能夠在新技術和新設備的支持下，提升辦公效率，創(chuàng)造了檔案管理工作的便利，同時也是傳統(tǒng)文書檔案管理工作的創(chuàng)新改革變化。處于自動化辦公條件下，文書檔案管理工作的信息資源被充分地利用，但是目前企業(yè)中的文書檔案管理工作還存在一定的問題，需要結合科學的管理方法和技術措施，積極探索出一系列有效的管理措施，確保文書檔案的準確完整，提升文書檔案管理工作的整體工作質(zhì)量。

一、辦公自動化文書檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）受到傳統(tǒng)觀念的影響

現(xiàn)代化社會收到了信息技術的影響，因此人們也有了高效開發(fā)信息的意識。在企業(yè)具體工作中，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作基本都是人工、紙質(zhì)的工作形式，同時檔案一旦存檔都是處于封閉和半封閉的狀態(tài)，費時費力并且不容易查閱。自動化檔案管理工作思想出現(xiàn)之后，檔案管理工作人員并沒有引起足夠的重視，同時也沒有豐富的實踐工作經(jīng)驗，同時還受到一定的經(jīng)費影響，導致文書檔案管理工作一直得不到應有的重視，文書檔案管理工作質(zhì)量也一直無法提升。

（二）自動化信息技術掌握不全面

自動化信息技術能夠有效地實現(xiàn)電子檔案管理工作的電子化管理模式，但是自動化辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作對于計算機信息處理技術要求較高，需要具備專業(yè)系統(tǒng)的計算機技術作保障，除了信息處理工作之外，還要對計算機領域的只是涉及面廣、技術密集和更新發(fā)展速度需要全面掌握。文書檔案管理工作還需要保證電子文書檔案的內(nèi)容真實性，但是我國關于文書檔案管理的法律法規(guī)還不夠健全，所以一旦出現(xiàn)電子檔案中個人隱私和公共信息侵害問題，不能夠及時的按照法律規(guī)定來進行處理，影響了自動化電子文書檔案管理的發(fā)展。

二、辦公自動化工作環(huán)境下的文書檔案管理策略

（一）提升文書檔案管理工作人員工作觀念

社會信息化發(fā)展迅速，文書檔案管理工作也要跟上發(fā)展腳步，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工整理檔案工作方式，使用現(xiàn)代化多媒體技術、數(shù)據(jù)庫和圖片等數(shù)字檔案來代替，同時工作人員需要提起重視，充分地意識到文書檔案管理工作信息化的重要性，樹立企業(yè)文書檔案管理的信息化管理觀念，促進管理工作的技術創(chuàng)新。

（二）制定文書檔案管理工作標準

自動化辦公能夠幫助文書檔案管理工作逐漸提升工作效率，但是由于文書檔案載體發(fā)展多樣化，因此也需要針對文書檔案管理工作制定完善的檔案管理制度。首先要嚴格文書檔案自動化建立的全過程，讓文書檔案管理工作變得更加標準和規(guī)范，建立完成之后需要進行相應的調(diào)整，讓文書檔案管理和相關的工作管理制度相符合，保證后期的文書檔案管理工作更加規(guī)范化、程序化和制度化。

（三）完善文書檔案管理工作基礎設施建設

想要實現(xiàn)自動化的文書檔案管理，需要相應的建立自動化工作設施環(huán)境，配備專業(yè)的計算機設備和多媒體工具，完善自動化文書檔案管理工作應用系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作的自動化建設。

（四）確定好管理工作重點

自動化辦公室工作環(huán)境下的文書檔案管理工作人員需要首先確定好自己的管理重點，結合現(xiàn)有的檔案工作內(nèi)容來合理的制定工作計劃，能夠很大程度上提升檔案管理工作效率。管理工作人員在確定了文書檔案管理工作重點之后需要根據(jù)實際情況隨時進行調(diào)解，從而能夠在提升工作效率和質(zhì)量的基礎上，降低工作量。檔案管理工作不管事管理，還需要進行檔案信息核實工作，只有檔案信息正確，才能夠利用和保存價值，無用的信息需要及時排出，重要信息需要記錄在案。文檔管理工作人員需要把工作重心全部放在檔案價值的鑒定和文檔流程的跟蹤控制上去。

（五）管理工作規(guī)范化

首先，文書檔案管理自動化需要選擇性能好、兼容性較強、存儲空間大的軟件系統(tǒng)進行操作，統(tǒng)一的規(guī)范操作步驟和流程，實現(xiàn)文書檔案管理工作的高效進行。同時由于信息化技術涉及到了網(wǎng)絡安全，文書檔案管理系統(tǒng)也要做好一定的安全防范措施，提升系統(tǒng)運行效率的同時，保證數(shù)據(jù)的安全。管理工作要積極的引進網(wǎng)絡安全技術，社會防火墻，安裝殺毒軟件，維護好文書檔案管理工作的安全有效進行。

三、結語

現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展為企業(yè)的辦公提供了自動化的全新發(fā)展條件，因此企事業(yè)單位都必須要合理的利用好信息化技術，積極引進現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，提升工作效率，把企事業(yè)單位的工作變得更加的自動化、信息化、規(guī)范化。文書檔案管理工作中使用自動化管理系統(tǒng)，需要提升檔案管理工作人員的工作能力和工作水平，建立完善的工作流程管理制度，保障文書檔案管理工作朝著更加自動化、智能化的方向發(fā)展。

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