淺談企業基建檔案的收集與整理

李黎

摘要：企業基建檔案是企業基建工程建設項目立項、勘察設計與現場施工、竣工與驗收等一系列工作的重要歷史記錄，同樣也是該項目建成投產后維修、管理及改擴建等工作的重要依據。為此，做好基建檔案的收集與整理就成為企業檔案管理者的重要工作內容。

關鍵詞：基建檔案；整理；收集；資料

隨著我國經濟建設的快速發展，基建工程項目的建設也得到了迅猛發展。作為工程建設項目中最為重要的工程質量控制，其檔案的管理也有著舉足輕重的地位。它不僅能從靜態上反映出工程建設的全貌，也能從動態上反映該項目的變化與發展。要想讓基建項目檔案發揮真正的作用，就必須確保其基建檔案的真實性和完整性。

一、強化人員對檔案管理的認識和制度的健全

觀念作為行為先導，在很大程度上決定了行為實行成效，故在企業基建檔案收集整理工作中，必須對老舊觀念進行改革創新，強化對基建檔案管理工作的認識程度，積極同企業各部門和各級領導緊密聯系，加強人與人、部門與部門間的配合，提高大家對檔案管理的重視程度，借對檔案有效利用事件的宣傳來調動企業檔案管理人員的工作責任感與積極性，使之肯定檔案收集整理工作的重要性。

企業還需進一步完善其關于基建檔案管理機制，結合本基建工程的特點和檔案管理規則，要求各部門在施工前統一一套穩定的檔案管理機制與實施細則。與此同時，還應配備專門的檔案管理人員，逐步健全基建檔案管理網絡體系。建立科學的工作程序，完善相關制度，嚴格按照歸檔要求進行歸檔，堅決做到檔案經審核不合格不接受，圖紙資料不健全不歸檔。還要將相關基建檔案資料收集、整理及歸檔工作在合同中明確體現，以發揮合同本身的法律效應和約束效果。

二、基建檔案的收集工作

檔案工作者在收集基建檔案工作中，首先要了解本項目工程的基本概況，如條件允許，在收集檔案前盡量參加工程在各環節中召開的工程會議，掌握工程進度。

檔案人員還應通過查閱工程的可研報告、相關設計文件、招投標文件等檔案資料，了解該工程的建設規模、建設內容及各參建單位的基本情況等工程概況。如發現該工程規模較大、建設周期較長、施工工藝工序復雜、涉及專業眾多等情況后，檔案人員應意識到等到施工結束時再籌劃收集工作，施工單位的撤場勢必會造成部分工程資料的缺失，這樣就會對竣工檔案的收集整理帶來極大影響，也給工程完整性造成損失。所以在施工開始前和施工過程中就要提出符合該項目實際情況的相關歸檔要求，把收集工作從被動變為主動，適時組織相關參建單位對歸檔要求進行宣貫，還需定期組織相關專業人員同檔案員一起對施工單位進行現場內業資料的檢查與指導，發現問題及時整改，督促施工技術人員對資料進行初期立卷整理，確保現場資料要與施工同步，保證日后竣工檔案的真實性。同時還可制定相關處罰制度，要求施工單位在工程結束時一定期限內務必按要求將竣工檔案移交建設單位，如不能在規定時間內完成，建設單位不對其工程尾款結算等措施。

三、基建檔案的整理工作

（一）清理遺留老檔案

工程建設企業往往或多或少的都會存在一些老舊且未被整理的遺留基建檔案，對這部分檔案進行整理時，首先，查看其外觀、圖紙內部，核對是否有破損、殘缺、少頁等現象，檢查字跡是否清晰，檔案標題與圖紙名稱是否一致。如發現檔案資料中主要部分缺失，必須向基建主管部門進行反饋，要求其對缺失部分給予補充。因字跡模糊不清造成的數字不準確，應及時向基建部門提出具體數據補正的完成期限。檢查老基建遺留檔案的移交清單是否完整，無移交清單的，需基建部門派專人填寫并簽字蓋章。其次，對老基建檔案進行分類。正確的分類是組織保管和編目的基礎，并為錄入目錄及做好利用工作創造有利條件。此項工作需將全部檔案按照其屬性和內容，以各自內在聯系和系統性為前提，將檔案分成一定的類別。最后，重點劃控。對檔案重要級別的劃分是鑒別檔案作用價值的唯一標準，可為建立重點檔案的安全制度、保密制度提供依據。

（二）強化相關專業知識，利于檔案整理

一項工程要列入優質工程行列，其基建檔案也必須是優質的，因為基建檔案是該工程的真實記錄，它真實地記載了該工程的全貌，如實的反應了該工程質量的優劣。由于工程資料專業技術比較強，而檔案人員平時的工作不能深入到建設項目中去，所以專業知識相對缺乏，整理起來有一定的難度，至此檔案管理人員就應采取先學習后運用的方法，做到先學會看工程資料內容和技術數據，然后把學到的知識運用到整理工作中，才能保證工程檔案的質量。因此，檔案工作者在具有專業的檔案知識基礎上還要拓寬業務知識，要向工程施工、監理、審計等專業技術人員學習相關知識，全方位掌握各行業對本工程技術上的需求。

（三）加強基建檔案信息化建設

檔案工作主要內容就是保存原始資料，雖然資料原始，但管理理念必須創新，檔案工作者要用創新的思維，勇敢大膽的探索與理論實踐相結合，充分利用現代化信息平臺。結合工程實際情況，選用適合本企業檔案的管理軟件，構建基建檔案信息化管理制度，打破部門與地域局限，充分運用計算機技術，加快檔案全文數字化和多媒體數據庫建設，將基建檔案圖紙、竣工資料等逐步掃描，讓技術人員足不出戶就能在企業局域網上查詢到所需資料，提高檔案的利用率和服務質量。此外積極鼓勵檔案管理人員學習計算機應用知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等相關專業知識，提高檔案管理人員掌握和運用現代化技術的技能。

參考文獻：

[1]建設工程文件歸檔整理規范，GB/T 50328-2014.

[2]魯可欣.淺談如何做好基建檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012（6）：85.