試論大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理的影響

劉萍

摘 要：大數(shù)據(jù)在檔案管理工作方面得到了廣泛應(yīng)用。它借助于先進(jìn)的信息技術(shù)和全面的數(shù)據(jù)資料，不僅提高了高校檔案管理的工作質(zhì)量和效率，而且推動(dòng)了檔案信息一體化的發(fā)展。本文通過對(duì)檔案的發(fā)展史及現(xiàn)狀的思考，結(jié)合大數(shù)據(jù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，試論大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理的影響。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；影響

隨著信息化時(shí)代的來臨，我國的檔案事業(yè)步入了新的發(fā)展時(shí)期，高校檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。利用大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化、精細(xì)化的管理，需要打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)，達(dá)到檔案信息一體化的目標(biāo)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代已悄然來臨

大數(shù)據(jù)（Big data），是指無法在可承受的時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。通常大數(shù)據(jù)只有通過分析才能獲取很多智能的、有價(jià)值的信息。因此，大數(shù)據(jù)分析對(duì)于高校檔案管理有著無可取代的作用。大數(shù)據(jù)分析的理論核心是數(shù)據(jù)挖掘算法，各種數(shù)據(jù)挖掘的算法基于不同數(shù)據(jù)類型和格式才能更加科學(xué)地呈現(xiàn)數(shù)據(jù)本身具備的特點(diǎn)，才能深入數(shù)據(jù)內(nèi)部，挖掘出公認(rèn)的價(jià)值。尤其在檔案管理上深入大數(shù)據(jù)分析將對(duì)工作帶來更大的價(jià)值。

2 當(dāng)前高校檔案管理工作狀況及大數(shù)據(jù)在高校檔案管理的建立和應(yīng)用

目前，由于對(duì)檔案管理工作重視程度不足，高校內(nèi)仍然缺乏相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施，個(gè)別部門的檔案人員甚至處于狹小潮濕的辦公區(qū)域，檔案庫房區(qū)、辦公區(qū)、閱覽區(qū)不能分開。很多檔案管理人員身兼數(shù)職，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案管理更是無從談起。傳統(tǒng)的檔案管理信息零落、復(fù)雜、不能共享。這樣間接地浪費(fèi)了檔案資源，還造成了原始檔案信息的流失，從而影響了檔案信息化的發(fā)展水平。因此，高校檔案管理信息化的建立已勢(shì)在必行，進(jìn)而為廣大師生提供新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件交流、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢等服務(wù)，通過提供定向、定題的交互信息咨詢，提升檔案管理的服務(wù)能力和質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理工作的影響，第一是有助于原始檔案文件的保存。傳統(tǒng)的檔案文件常常以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像檔案的形式出現(xiàn)，歲月的沉淀和檔案人員的更新?lián)Q代，常常會(huì)因?yàn)槟承┲骺陀^因素的出現(xiàn)，而阻礙了高校檔案的開發(fā)利用。

第二是有助于加大檔案的開發(fā)利用程度。隨著大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施有選擇和有步驟的數(shù)字化，為檔案網(wǎng)絡(luò)信息的存儲(chǔ)、檢索和利用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。通過大數(shù)據(jù)時(shí)代與檔案管理的結(jié)合，使檔案實(shí)體和檔案信息實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，節(jié)省了大量的時(shí)間和人力資源，為開展檔案的科研工作創(chuàng)造了有利的條件。

第三是有助于提高檔案信息的一體化管理。信息化時(shí)代的來臨，高校檔案也不再局限于某一區(qū)域的單一管理，通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用向全方位管理方面邁進(jìn)，實(shí)現(xiàn)從單一信息向綜合性信息的方向拓展。大數(shù)據(jù)時(shí)代與信息管理部門既是電子文件的形成單位，高校的檔案管理雖然屬于基礎(chǔ)服務(wù)類工作，為教學(xué)、科研、黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，但是，它在學(xué)校整體工作中有著承前啟后的重要作用。因此檔案信息一體化，更有利于加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息的整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署。

第四是有利于提高檔案人員的工作效率和工作質(zhì)量。大數(shù)據(jù)時(shí)代的應(yīng)用，在很大程度上改變了這種消極的狀況，檔案信息的一體化管理在高校內(nèi)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，使檔案信息進(jìn)入流動(dòng)中狀態(tài)，很好地發(fā)揮了其決策、宣傳、查詢、保密的功能。大數(shù)據(jù)時(shí)代的應(yīng)用，把檔案人員從單調(diào)重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來，進(jìn)而可以擁有足夠的精力，全身心地投入到檔案科研事業(yè)中去，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫匯編檔案文件、參考資料，參與修志編史、撰寫論文著作，從而提高了檔案工作的質(zhì)量。

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