現代檔案科學化管理的重要性

翟慎勇

摘 要：提高檔案管理科學化水平是新時期檔案工作的重要課題，是提升國家文化軟實力的需要，也是順應信息化發展趨勢的必然選擇，對于推動檔案管理規范化、制度化、標準化具有重要意義。從實踐的角度，本文圍繞如何提高科學化水平，分析了找準工作定位、推動檔案管理的具體路徑，并對相應保障體系建設提出了對策建議。

關鍵詞：檔案管理；科學化；路徑選擇

檔案作為時代的記錄，社會的記錄，企業的記錄，是我們人類發展歷史的記錄，檔案管理工作一直都存在，只是在不同的時代中扮演著不同的角色，但是均發揮著同樣的作用，為歷史提供鑒證，為以后的發展提供依據。檔案作為現代社會比較重要的信息資源，其管理的科學化對于其工作質量和效率具有不小的提升，該文就檔案管理的現狀和問題進行了研究分析。

一、檔案管理的問題

（1）檔案管理的重要性被忽視。很多單位的領導對于檔案工作都沒有一個比較科學客觀的認識，將檔案當做企業和單位的附屬部門，認為其主要是對企業的檔案進行保存的部門，無法給企業和單位帶來實際性的經濟利益，因此沒有對其產生重視的態度，對于檔案的保存和管理比較疏忽，因此檔案工作在內部的不到重視。

（2）檔案管理不規范。檔案管理人員目前很多都是兼職或者非本專業人員，他們本身的檔案知識和檔案意識不強，在執行檔案管理操作的時候，并沒有嚴格的按照檔案管理規范來進行，對于檔案的交接手續等均沒有仔細的核實，也沒有簽字，因此檔案的丟失和不全情況經常發生，導致了這些問題的責任界定存在困難。

（3）檔案管理水平落后，技術力量支持不足。檔案管理人員并沒有經過培訓和思想教育，其往往還兼顧其他工作，因此工作起來其精力被分散，導致了檔案資料失真和時效性比較差，因此檔案和實際情況具有一定的出入，檔案信息不完全。

（4）檔案管理宣傳教育力度不足。檔案人員對檔案的重要性沒有進行普及，以至于社會大眾無法深刻的認識到檔案資源的重要性，還有就是檔案管理因為專業性比較高，需要較多的時間來管理，而宣傳不到位，使得檔案人員使用的方式和知識均比較落后。

（5）檔案管理人員缺乏對自身的認識。檔案人員并沒有將檔案工作當成一個具有發展前景的工作來對待，對自身也是比較疏忽，不能夠去努力的提升自身的專業技能，因此檔案管理工作就變得止步不前，消極的思想影響了工作，導致了工作的無進展可言。

（6）檔案管理模式陳舊。檔案管理在我國開展了很多年，也形成了比較固定的模式和方式，導致了檔案管理模式跟不上時代的發展，計算機和軟件的應用還不夠全面，檔案手工操作的輕比較多，占據了比較大的人力、物力和空間。

二、檔案管理對策及思考

檔案記錄的是企事業、社會等等的發展歷程，對于其發展中優缺點進行了記載，而且還包含了國家政策和社會市場需求等等信息，是企事業和群眾獲取信息的來源。針對以上存在的問題，就檔案管理工作提出以下幾點思考及對策。

（1）嚴格按程序交接。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

（2）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

（3）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（4）建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。

（5）加強宣傳工作，提升檔案人員的工作積極性。檔案工作需要通過宣傳來實現發展，宣傳不僅僅是向社會普及檔案管理的重要性，還包括了對檔案人員和企業內部人員的思想觀念，讓工作人員能夠對檔案的重要性給予認識，看到該事業的發展前景，積極的投入其中。宣傳工作做得好，可以讓大家在進行檔案提交的時候，注重檔案的規范性，能夠提升檔案工作的效率，提升檔案的質量。檔案管理要求工作人員從思想上引起重視，通過各方面的努力配合來共同實現檔案管理的高效和高質量。

（6）建立檔案信息化工作。檔案管理加入信息化技術后能夠符合現代檔案管理的需求，其效率更高，工作質量更高，而且開放式和信息化的檔案管理模式，能夠讓檔案管理工作得到更多的利用，對其發展具有非常好的促進作用，對于企業和單位對信息的利用提供了更好的額渠道。

總而言之，檔案管理工作需要與時俱進，現代檔案管理要求去糟求精，將傳統檔案管理的經驗來過來進行革新，提取出精髓，結合現代技術，來讓其得到更好的應用，為檔案利用提供機會，創造條件。

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