論房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

盧進(jìn)紅

一、房產(chǎn)檔案管理信息化的含義及特點(diǎn)

1.房產(chǎn)檔案管理信息化的含義

房產(chǎn)檔案管理信息化是指在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體存儲(chǔ)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。即房產(chǎn)檔案的管理模式從以面向紙質(zhì)檔案等實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以房產(chǎn)檔案資源的數(shù)字化信息向社會(huì)提供服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變，建立一個(gè)有序的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類房產(chǎn)檔案資源以電子信息的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行共享，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.房產(chǎn)檔案管理信息化的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更、登記、調(diào)查和測(cè)繪等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像等歷史記錄。房產(chǎn)檔案管理特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：首先，專業(yè)性和政策性較強(qiáng)，房產(chǎn)檔案是以國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù)，對(duì)房地產(chǎn)物權(quán)全過程進(jìn)行完整記錄，其合法性是最主要的特征。同時(shí)，在開展檔案管理工作的過程中，要使登記工作能夠符合專業(yè)要求，其登記的內(nèi)容中必須要將房產(chǎn)地址、面積大小以及權(quán)利狀況清楚標(biāo)明，因此，其專業(yè)性較強(qiáng)。其次，時(shí)效性和動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，即便是在登記完成之后，房地產(chǎn)情況、權(quán)利會(huì)隨著房屋的倒塌拆除、產(chǎn)權(quán)人變化、房屋買賣、繼承、贈(zèng)予等房地產(chǎn)物權(quán)的變化而變化，具有明顯動(dòng)態(tài)性。為了保證信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，檔案管理人員應(yīng)對(duì)信息變更情況進(jìn)行及時(shí)記錄，因此，又具有一定的時(shí)效性。最后，真實(shí)性和準(zhǔn)確性較強(qiáng)，房產(chǎn)檔案是對(duì)其物權(quán)情況的真實(shí)記錄，必須和實(shí)際情況相符。檔案要明確記載權(quán)利人和權(quán)利范圍，以保證在權(quán)利審核、解決權(quán)利糾紛過程中能夠起到有效的參考作用，這是發(fā)揮檔案時(shí)效性的重要前提。

二、房產(chǎn)檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動(dòng)搖了房產(chǎn)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，為房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個(gè)良好的平臺(tái)。房產(chǎn)檔案管理信息化技術(shù)日臻成熟，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比具備更多的優(yōu)點(diǎn)。第一，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，將各類房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字化電子信息，將紙質(zhì)檔案實(shí)體和日常工作利用分離開來。檔案實(shí)體一般被作為原始憑證入檔案館保存，從而減少了對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體的利用率，便于對(duì)檔案實(shí)體的存儲(chǔ)和保護(hù)。

第二，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，借助計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)據(jù)中的每一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素進(jìn)行檢索，為房產(chǎn)檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)手工調(diào)閱查詢信息向計(jì)算機(jī)查詢信息的轉(zhuǎn)變。

第三，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞和交流，在縣市區(qū)房產(chǎn)管理部門之間實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享，極大地提高了工作效率。

三、房產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)狀

房產(chǎn)檔案管理信息化概念由來已久，房產(chǎn)檔案管理部門并不陌生。一般情況下都配備了計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)備，建立了相應(yīng)的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但并不完善，有的僅僅局限于對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)單機(jī)輔助管理，詳細(xì)地查閱仍以紙質(zhì)檔案為主。有的雖能利用互聯(lián)網(wǎng)將房產(chǎn)交易系統(tǒng)產(chǎn)權(quán)信息歸集整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但不能實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源共享。由此可見，房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)由于受各種條件的限制，實(shí)現(xiàn)得并不理想，亟待改進(jìn)和完善。

四、對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)給予高度重視

首先，要從思想上充分認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性。房產(chǎn)檔案管理信息化是解決房產(chǎn)業(yè)務(wù)日益增多、檔案利用頻率加快等問題，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、工作程序簡(jiǎn)化的必要。其次，在工作實(shí)踐中要重視房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施配套建設(shè)，確保房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施符合要求。

2.建立完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

這是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心?，F(xiàn)有房產(chǎn)檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產(chǎn)檔案信息化就是要對(duì)這兩大類檔案進(jìn)行數(shù)字化歸集處理，一方面要將房產(chǎn)交易系統(tǒng)中的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，兩方整合后，方能形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)

有完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多，涉及面廣。根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn)，查詢者對(duì)房產(chǎn)檔案的信息要求也不盡相同。如何快速有效地獲得所需信息是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的另一項(xiàng)重要工作。

4.培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)需要不斷優(yōu)化與完善，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程。這就要依賴于檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和工作素質(zhì)的提高。因此，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

總之，在新形勢(shì)下認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案管理工作成為了當(dāng)前需要及時(shí)解決的一個(gè)主要問題，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視房產(chǎn)檔案管理工作，對(duì)當(dāng)前存在的難點(diǎn)進(jìn)行分析，尋找出有效的應(yīng)對(duì)策略，堅(jiān)持以信息為本，從而保證房產(chǎn)檔案管理工作順利的開展和實(shí)施。

陳品祿/責(zé)任編輯