解讀事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

王單單

摘要：檔案管理對于事業(yè)單位來說十分關(guān)鍵，是促進(jìn)事業(yè)單位各項管理工作順利開展的基礎(chǔ)保障。在新時期下，檔案管理的模式也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更新，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展。當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理工作中都存在問題，成為阻礙事業(yè)單位發(fā)展的重要原因。本文圍繞新時期事業(yè)檔案管理中的問題進(jìn)行了探討，并給出了針對性的建議，旨在為事業(yè)單位的檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

引言：檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重點內(nèi)容，對實現(xiàn)事業(yè)單位高效、穩(wěn)定運行發(fā)揮著重要的作用。在新的發(fā)展形勢下，事業(yè)單位中的檔案管理問題日益突出，導(dǎo)致檔案管理效率低下，給事業(yè)單位自身的發(fā)展帶來了不利影響，為改善這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位必須從多方面進(jìn)行控制，研究檔案管理的創(chuàng)新思路，使檔案管理水平得到提升。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是事業(yè)單位工作中最為基礎(chǔ)的一項工作，在維護(hù)事業(yè)單位與職工權(quán)益方面發(fā)揮著重要的作用。不僅如此，檔案管理還可以給與事業(yè)單位管理人員以輔助，確保其決策的質(zhì)量與價值。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質(zhì)量與從事檔案管理的人員關(guān)系密切，這就意味著事業(yè)單位檔案管理所能發(fā)揮的作用受到工作人員工作能力與狀態(tài)的影響。

二、目前事業(yè)單位檔案管理工作所存在的問題

（一）事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理理念落后

由于思想觀念落后，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容僅是匯總資料，甚至覺得檔案管理無關(guān)緊要，通過簡單的資料整理，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理，但事實上并不僅如此。檔案管理水平較低不僅會導(dǎo)致工作人員的工作效率降低，在查詢信息時消耗大量的時間精力，降低工作積極性，還會人力、物力以及財力方面得不到保障，而且在長期的積累下，資料的數(shù)量會逐漸增加，并且變得愈加混亂。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度不完善，信息的利用不合理

檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要前提，而許多事業(yè)單位都忽視了這方面的重要性。目前多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理的制度方面都存在問題，制度內(nèi)容混亂，制度改動頻繁，導(dǎo)致員工在整理檔案時無從下手。首先，由于事業(yè)單位制度過于形式化，并沒有落實到實際工作中。比如，當(dāng)資料外借時，管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)辦理外借手續(xù)，但對資料歸還問題毫不重視，甚至覺得資料歸還并不屬于自己的工作職責(zé)。其次是檔案管理職責(zé)規(guī)劃不夠明確，沒有懲罰制度，導(dǎo)致工作人員的責(zé)任意識不強，檔案信息管理效率低，比如在處理較為重要的信息資料時，有些員工為了不擔(dān)責(zé)任，就會推脫工作，導(dǎo)致資料得不到處理，最終出現(xiàn)問題。最后，由于檔案管理缺乏創(chuàng)新性，無法使用時代的變化，尤其是在事業(yè)單位發(fā)展迅速的時期，檔案信息數(shù)量增加，使員工的工作量增大，而在短時期內(nèi)，資料無法得到妥善的處理，容易出現(xiàn)差錯。

（三）檔案管理欠缺優(yōu)秀的人才

因為不重視檔案管理工作，所以很多事業(yè)單位并未將優(yōu)秀人才分配到檔案管理工作崗位上來。一些單位的檔案管理工作崗位人才的選拔與調(diào)動都比較隨意，欠缺專業(yè)性。這樣必然導(dǎo)致檔案管理工作隊伍素質(zhì)較低，無法完全勝任檔案管理工作。雖然每年也會定期進(jìn)行檔案管理方面專業(yè)知識的培訓(xùn)，但是考核機制不健全，導(dǎo)致培訓(xùn)成為走過場，無法真正提升工作人員的素質(zhì)，檔案管理工作自然無法得到有效開展。

（四）缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)施

檔案管理設(shè)施在檔案管理工作中十分重要，也在一定程度上影響到檔案管理工作的水平。然而，一直以來，事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視，缺少資金的投入，使檔案管理的相關(guān)設(shè)施較長一段時間沒有得到更新，主要體現(xiàn)在部分事業(yè)單位檔案室比較破舊，空氣流通不暢。大部分事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化水平較低，使檔案管理工作難以得到開展。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的有效措施與創(chuàng)新思路

（一）增強事業(yè)單位對檔案管理的重視

在新時期，需要加強事業(yè)單位對檔案管理的重視程度，并且及時創(chuàng)新管理理念，使相關(guān)工作人員能夠充分意識到檔案管理的重要作用。首先，可以召開員工大會，集思廣益，讓工作人員發(fā)表對檔案管理的建議，提升工作人員的積極性。其次，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理方面加大人力、物力的投入。第三，檔案管理人員需要聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案管理工作。

（二）強化檔案管理中雙向制約機制的建設(shè)

對于事業(yè)單位來說，要始終在檔案管理中堅持雙向制約機制，這樣一來既能約束事業(yè)單位檔案管理工作人員的行為，也能有效監(jiān)督事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制度。事實上，作為檔案管理制度約束的主要對象，職工是保證該雙向制約機制得意實施的主要因素。但同時也應(yīng)該意識到領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在檔案管理工作中可能會發(fā)揮的效果，所以雙向制約機制的實施勢在必行。

（三）重視檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)

第一，要重視引進(jìn)與培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。檔案管理人員要對檔案學(xué)有著充分的理解與掌握，并且具備較高的文化素質(zhì)。與此同時還應(yīng)該具備信息技術(shù)基礎(chǔ)，便于應(yīng)用先進(jìn)的計算機技術(shù)進(jìn)行檔案管理。不僅如此，還要培養(yǎng)專業(yè)人才的適應(yīng)力與實踐能力，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。第二，要為檔案管理專業(yè)人才的成長提供優(yōu)渥的環(huán)境氛圍。這就要求事業(yè)單位能夠制定出合理的培訓(xùn)計劃，系統(tǒng)地、有針對性地對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作人員的成長，定期邀請相關(guān)專家學(xué)者對其進(jìn)行培訓(xùn)，保障其成長。

（四）加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

新時期，檔案管理工作的順利開展離不開事業(yè)單位其他部門的協(xié)助，為使所有員工都能積極地參與到檔案管理中來，政府應(yīng)該通過多種途徑加大資金的投入，一方面可為事業(yè)單位的檔案管理引進(jìn)新的管理設(shè)備和工具，另一方面也能為事業(yè)單位檔案管理人員提供更多的實踐和交流機會，全方面的開展檔案管理工作。為此，首先做好工具的創(chuàng)新，這是創(chuàng)新管理手段的重要步驟，即要求檔案管理人員充分利用新時期下計算機技術(shù)的適用性、可延伸性和兼容性，強化自身對計算機的操作能力，高效率地完成檔案的自動化歸檔和電子化處理。其次是多種管理手段綜合運用，對于比較復(fù)雜的檔案就需要人工進(jìn)行詳細(xì)地匯總，而對于一些一般的文檔，重復(fù)性較強而且用處不大的，就可以建立簡單的電子文檔，做好封存，對于特別重要的文檔則做好電子備份和手寫備份等，最好都能具體到固定的員工，便于檔案的鑒定。

結(jié)語：在社會不斷發(fā)展的形勢下，事業(yè)單位的檔案管理中的問題越來越明顯。在當(dāng)今市場中，為了使自身的競爭實力得到提升，事業(yè)單位必須正視企業(yè)內(nèi)部檔案管理中存在的問題，研究探討檔案管理的創(chuàng)新思路，以促進(jìn)新時期事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位需要發(fā)現(xiàn)檔案管理中的不足之處，制定全面的應(yīng)對方案，以提升事業(yè)單位的運行效率。我國事業(yè)單位需要在不斷的實踐中提升檔案管理水平，使檔案管理的價值得到充分的發(fā)揮。

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