關于使用ERP系統時會計信息生成和獲取問題的探討

帖雯

摘要：隨著信息技術的發展，ERP系統即企業資源計劃（Enterprise Resource Planning ） 以信息技術為基礎，集合財務、銷售、供應鏈、應收管理、應付管理、資產管理、人力資源等企業所需的工作模塊，成為有效并高度集成的企業管理工具。及時高效的生成和獲取會計信息來滿足企業應對激烈市場競爭的信息需求是ERP系統的重要作用。文章基于企業使用ERP系統時會計信息生成和獲取的情況，探討信息生成和獲取過程中出現的一些問題，并針對問題提出改進建議。

關鍵詞：ERP系統；會計信息；獲取

ERP系統在我國發展已經20余年，成為運用較為廣泛的新一代集成化管理系統。但是ERP系統在我國企業中的運用效果卻參差不齊，究其原因之一就是會計信息生成和獲取不準確。企業在使用ERP系統時會計信息的生成和獲取有別于傳統會計方式。本文將結合實務對會計信息生成和獲取過程中出現的一些問題做出探討。以期企業能更加高效的利用ERP系統，提高獲取會計信息的能力。

一、現階段企業使用ERP系統時會計信息生成和獲取情況

（一）傳統會計信息和現代會計信息的區別

會計信息是反應單位財務狀況和經營成果的信息，主要通過財務報告、財務報表、各種統計表傳遞給使用者，從而使相關信息能夠得到接受和利用。傳統的會計信息，主要是從財務部門的角度來考慮問題，通過編制財務報表來反映，這些信息可以清楚的提供企業的資產負債、損益盈虧等情況，卻無法直觀的反映出公司生產經營中存在的問題。現代會計信息則從管理會計理念出發，站在企業角度來考慮問題，信息的載體不再僅僅是財務報表，而是根據所需提供更加貼合企業生產經營活動的財務報告或者更細致的業務統計表，從各個方面剖析企業生產經營狀況，讓信息使用者對企業的采購、銷售、存貨、應收應付等各個方面有更加深入的了解，是一種信息化時代的綜合性會計信息。

（二）ERP系統與傳統會計方式會計信息生成過程的差異

在采用傳統會計方式生成會計信息時，先由采購、生產、庫管、銷售、資產管理、人力資源等部門提供原始單據，再由企業財務人員完成審核原始單據、編制記賬憑證、審核記賬憑證、記賬、結賬、編制財務報表等生成會計信息的一系列工作。財務部門采用專門的財務軟件記賬，不同的部門也采用了不同的記錄方式。財務人員需要在每個會計期間收集、核實由各部門提供的信息，再將信息錄入財務軟件并做出對應的會計處理，可以說工作貫穿整個會計信息生成過程，財務人員專業水平和業務能力對會計信息質量起到了決定性的作用。而在ERP系統運用下，會計信息生成過程相對簡單，財務、采購、生產、庫存、銷售、資產管理、人力資源等部門工作劃分為幾個模塊又集中在一個系統中，每個模塊先由相關部門人員錄入原始信息，這些業務數據可以實時取得，再由財務人員在不同模塊審核單據，完成賬務處理工作，最后生成會計信息。企業各個部門的工作存在一個連續性。這個過程不但提高了工作效率，而且會計信息的來源單據是由各部門人員直接錄入，提高了會計信息的可靠性。

（三）在使用ERP系統時獲取會計信息的情況

各個部門均在同一系統下完成工作，每個會計期間由各部門錄入的信息在經過財務人員審核以后進行賬務處理，審核有誤的信息需要通知部門人員在當期修改或刪除，由此生成對應的會計信息具有一致性。這些信息是在各部門模塊下由部門員工和財務人員共同認可并處理完成的信息，財務人員可以在總賬模塊通過各類賬簿、報表獲取所需的會計信息，各部門人員可以在自有模塊下獲取相同數據，在不同的模塊下獲取的會計信息應該是一致的。

二、企業在使用ERP系統生成和獲取會計信息時存在的問題

（一）篩選會計信息時查詢設置不準確

ERP系統功能強大，可以匯總、提供大量會計信息，但這并非都是員工想要獲得的信息，要進一步篩選才能有效利用。員工對信息的需求不同，例如一個普通業務員所需的只是與自己業務直接相關的信息，管理者則需要獲得管轄范圍內的收支情況、員工業績等信息，庫管員關注自己管理的存貨數量、狀況，財務人員需要各類業務的賬務信息等。ERP系統提供的查詢索引條目眾多，不管是總賬模塊還是其他模塊，一般細分在二十條左右，還可以根據需要增加。員工想要準確查找信息，需要正確填寫或者不填寫各項查詢內容，雖然有共享模板可以簡化操作，但分類較細、要求較多的信息查詢設置還是比較復雜。查詢設置如果出現誤差，獲取的會計信息也就不準確了。

（二）降低對財務人員專業性的要求影響會計信息準確度

ERP系統為企業帶來的便利，讓會計賬務處理也變得流程化。財務人員在業務模塊審核業務部門員工錄入的原始單據，再點擊轉總賬讓系統模板自動生成憑證就可以完成賬務處理。這讓部分企業管理者感覺賬務處理是一件很簡單的事情，普通財務崗位的員工只要會操作電腦再做一些業務模塊使用培訓就可以勝任，從而降低對財務人員專業性的要求。財務人員缺乏專業性，從表面上看可以完成賬務處理工作，實際上對部分業務性質的理解可能出現偏差，同時也會缺乏賬務處理的嚴謹性和發現業務問題的敏感性，從而影響會計信息準確度。

（三）ERP系統未充分運用，業務模塊開發滯后影響會計信息獲取

ERP系統最大優點就是企業信息整合。企業的業務信息能夠得到最大限度整合的基礎在于ERP系統能夠得到充分的運用。但是在實際工作中，并不是所有的業務都會通過ERP系統的業務模塊完成，有些事項會先脫離系統完成相關工作，然后再通過賬務系統直接錄入業務結果。當然這種情況一般不會出現在日常業務范圍內，主要是針對較少發生的業務，或者該項業務經常發生但是從重要性和管理需要來看暫時沒有納入ERP系統來管理，畢竟一旦運用ERP系統，開發業務模塊、設置系統功能、培訓相關員工需要花費資金、時間和精力。在ERP系統中可以獲取此類業務的結果信息，但是不會有流程信息。如果該項業務的重要性或者相關的信息需求發生變化，企業將花費更多時間在ERP系統以外收集會計信息。

（四）使用ERP系統時會計信息安全受到威脅

ERP系統是網絡系統，會計信息通過網絡系統保存和傳遞，信息安全問題尤為重要。網絡是開放的系統，由多層次信息系統構成，各個層次都可能存在安全防護漏洞，給網絡黑客以可乘之機。企業在ERP系統內儲存的客戶信息、供應商信息、物料清單（Bill of Material）或者其他重要的會計信息一旦被別有用心者竊取或者篡改，可能出現企業獲取不準確的會計信息加以利用，信息被競爭對手獲取等問題，這將導致企業在市場競爭中處于劣勢，嚴重時甚至會危害到企業的生存和發展。

三、企業在使用ERP系統生成和獲取會計信息時存在問題的應對

（一）完善會計信息查詢員工私有模板及權限設置

為了使位于各個崗位的員工能夠準確快速的查詢到自己想要的會計信息，首先要做好員工私有模板設置工作。對履行不同崗位職責，需要不同會計信息的員工，量身打造自己的查詢模板。這個工作前期工作量大，可以在ERP系統開始運用時由軟件公司員工引導企業員工開展，在運行初期設置好員工私有模板。私有模板設置完成后員工每次查詢常用信息原則上只對模板中業務期間進行調整就可以獲得相應的信息，如果查詢索引有需要變更的地方則應及時調整私有模板。其次要做好員工查詢權限設置。可以由網絡管理員按照組織、部門、項目、業務類別等結合員工所在崗位設置查詢權限，限制員工能查詢到的信息范圍，減少查詢設置，滿足快速查詢需求。如果員工面臨崗位調整或者人事變動，應該及時向網絡管理員申請變更權限設置。

（二）提升對財務人員業務素質的要求

企業在使用ERP系統時不能由于操作上的便利就降低對財務人員專業性的要求，相反應該在持有會計上崗證的前提下提升對財務人員業務素質的要求。首先，專業素質良好的財務人員能更好的完成財務監督工作，并且在遵守會計準則和稅務制度的情況下處理相關業務，這也是保障會計信息質量的根本。其次，ERP系統是多個業務模塊的集合，財務人員直接接觸的不只是總賬模塊，還要在各個業務模塊完成審核、記賬、月結等工作，這要求財務人員熟悉其它模塊的業務流程，并在審核業務單據過程中及時發現可能存在的問題，然后規定完成企業對采購、生產、庫管、銷售、資產管理甚至人力資源等業務的會計處理，才能向管理者提供準確的會計信息。最后，財務人員需要提升對信息的分析能力，為管理者提供有利用價值的會計信息以滿足其完善企業經營管理的需要，同時也促進財務工作向管理型轉變。

（三）結合企業管理需求及時開發系統功能

企業開始使用ERP系統時，要結合自身業務需求做好系統功能的開發、設置工作。后期企業想要進一步提高管理水平、完善業務流程，應該及時開發相關業務涉及的ERP系統功能，通過業務模塊完成全部工作流程，之后將從ERP系統獲取的會計信息作為改進管理方式的依據，而不是先采取用其他補充記錄的方式，滯后開發、設置ERP系統功能，這反而會增加會計信息獲取和系統功能開發時的工作量。例如企業發現在物資配送業務中只控制費用總數的管理方式已經不能滿足管理需求，需要制定進一步配送計劃時，就要先完善庫存管理模塊中配送功能的設置，將ERP系統作為配送業務管理工具，通過ERP系統完成配送業務流程，最大限度利用ERP系統信息整合優勢，為企業完善業務管理提供數據支持。

（四）做好會計信息安全防護工作

應對會計信息安全威脅，最重要的一點是要結合企業實際情況，根據內部控制基本規范和相關應用指引做好信息系統內部控制建設。在內部控制制度規范下聘用專業的信息技術人員，采取以加密格式存儲和傳輸會計信息數據等方式把會計信息被竊取和篡改的風險降到最低。此外，開展對員工的信息安全知識培訓，提升員工信息安全意識也是會計信息安全防護工作的重要部分。

四、結語

綜上分析可知，在越來越多企業使用ERP系統的今天，會計信息在生成和獲取過程中遇到的一些問題會對信息的準確性產生影響。本文從會計信息查詢設置不準確、企業對財務人員專業性要求降低、系統未充分運用且功能開發滯后、信息安全受到威脅幾個方面問題對會計信息準確性的影響做出了探討，認為企業可以針對出現的問題，結合自身實際找出解決方案，最終更好運用ERP系統滿足企業管理的需要。

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（作者單位：中煤科工集團重慶研究院有限公司）