分析電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理

摘 要：電力企業(yè)是我國產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟(jì)支柱，對人們的日常生活有著直接影響，由此可見電力企業(yè)對國家的重要性。隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，新式管理模式不斷推出。針對電力企業(yè)而言，傳統(tǒng)的文書檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)代電力企業(yè)的發(fā)展需求，因此，為了保障電力企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，為人們提供穩(wěn)定的電力資源。電力企業(yè)必須要順應(yīng)時代潮流，革新電力企業(yè)文書檔案管理。在長期實踐中，現(xiàn)代化文書檔案管理能夠有效提高檔案管理效率與質(zhì)量，但也存在一定的新問題，亟待解決。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案；現(xiàn)代化管理；信息技術(shù)

1 引言

信息技術(shù)是21世紀(jì)的標(biāo)志性技術(shù)，對社會發(fā)展、人們生活有著重要的積極影響。現(xiàn)如今，信息技術(shù)已經(jīng)融入到了社會生產(chǎn)中的各個角落，信息建設(shè)也成為了社會基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，由此可見信息技術(shù)的影響力與重要性。電力企業(yè)作為技術(shù)密集型企業(yè)，是我國發(fā)展的經(jīng)濟(jì)命脈；對于信息技術(shù)來說，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大、功能越來越全，已經(jīng)成為各行各業(yè)的發(fā)展趨勢。電力企業(yè)文書檔案是電力企業(yè)長時間運(yùn)營中產(chǎn)生的，其中蘊(yùn)含著電力企業(yè)發(fā)展歷程，為電力企業(yè)發(fā)展能夠提供有力證據(jù)。因此，電力企業(yè)必須要跟上時代潮流，利用計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化文書檔案管理模式，提高電力企業(yè)文書檔案的服務(wù)性與有效性。做到文書檔案管理自動化、信息化，為實現(xiàn)電力企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展提供有力保障。

2 電力企業(yè)文書檔案管理所存在的問題

2.1 電力企業(yè)高管對檔案管理不夠重視

很多電力企業(yè)高管都將工作重點放在了企業(yè)建設(shè)、企業(yè)運(yùn)營中，例如市場占有率、售后服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量、日常維護(hù)等，對檔案管理的關(guān)注程度不高，認(rèn)為檔案只是一些文字類的工作，對電力企業(yè)的發(fā)展起不到多大作用。也正是由于高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視，使得電力企業(yè)在檔案管理資金投入方面非常少，甚至有些檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施都不夠齊全，造成檔案管理環(huán)境、管理手段都處于落后。可以說，檔案管理對電力企業(yè)發(fā)展有著直接影響，如果管理層對檔案管理不夠重視，那么最直接的后果就是文書檔案無法發(fā)揮自身作用，更無法提供高效能、高質(zhì)量的服務(wù)。

2.2 管理軟件問題

現(xiàn)代化文書檔案管理主要依托于信息技術(shù)。由于我國信息化技術(shù)相比發(fā)達(dá)國家起步較晚，很多人認(rèn)為現(xiàn)代化電力企業(yè)管理問題中，主要的問題在于計算機(jī)硬件設(shè)施，但卻恰恰相反，計算機(jī)硬件是可以引入國外設(shè)備，但軟件卻需要企業(yè)根據(jù)自身實際情況自主開發(fā)或者優(yōu)化第三方軟件。由于軟件問題會導(dǎo)致硬件設(shè)施利用率不高，造成資源浪費(fèi)，同時也無法切實提高檔案管理質(zhì)量。所以，想要加強(qiáng)電力企業(yè)的管理質(zhì)量與管理效率，必須要推動電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程，即加強(qiáng)管理軟件功能。同時，以當(dāng)今現(xiàn)代化檔案管理情況分析，我國檔案管理處于現(xiàn)代化管理的過渡階段，檔案管理是否能夠平穩(wěn)的過渡到現(xiàn)代化管理，其重點是建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.3 現(xiàn)代化檔案管理理論研究落后

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案管理模式已經(jīng)成為電力企業(yè)管理部門著重解決的問題。但以當(dāng)今檔案管理模式分析，我國電子檔案管理的理論研究、政策指導(dǎo)還有待完善，并未取得顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)必須要抓住當(dāng)下檔案管理中所存在的問題，專注理論研究。筆者認(rèn)為，電力企業(yè)檔案管理研究首先要從以下幾點出發(fā)：①電力企業(yè)檔案法律地位、產(chǎn)權(quán)特征等問題；②如果電力企業(yè)產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)變更，檔案要流向何處。③國家對價值檔案的堅定問題。④電子檔案在電力企業(yè)中的作用與地位。

電力企業(yè)想要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，必須要經(jīng)過一定的流程，現(xiàn)代化檔案管理研究、投入也不是一蹴而就的。想要切實提高文書檔案在企業(yè)中的作用，企業(yè)必須要在不斷實踐中找出一定規(guī)律，并結(jié)合自身的發(fā)展情況逐漸完善檔案管理模式。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的有效措施

3.1 加強(qiáng)電力企業(yè)高管對檔案管理的重視程度

想要實現(xiàn)電力企業(yè)現(xiàn)代化管理的首要條件就是提高企業(yè)高管的重視程度，對于檔案管理問題要認(rèn)真對待。首先，管理人員要充分認(rèn)識企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的積極作用，不能夠總是遵循傳統(tǒng)的管理方法。企業(yè)管理人員必須要積極參與現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，不斷學(xué)習(xí)、不斷發(fā)展，采用信息技術(shù)來優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，進(jìn)而不斷提高現(xiàn)代化檔案管理水平。其次，企業(yè)高管要積極調(diào)動企業(yè)員工的積極性，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)中的積極作用。擴(kuò)大文書檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，讓每個員工都能夠在現(xiàn)代化檔案管理中受益，加強(qiáng)員工與檔案管理的認(rèn)識，進(jìn)而保障電力企業(yè)檔案管理能夠健康發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理的軟硬件投入

電力企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的制約因素有很多，例如資金投入不足、人才支持力度不高等，但重中之重是現(xiàn)代化檔案管理人員的管理水平與現(xiàn)代化意識。因此，需要電力企業(yè)高管做到以下幾點：①企業(yè)應(yīng)以現(xiàn)代化檔案管理為主題組織會議，加強(qiáng)對現(xiàn)代化文書檔案的關(guān)心、支持力度。現(xiàn)代化檔案管理需要計算機(jī)軟硬件的支持，也是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式的基礎(chǔ)，因此，加強(qiáng)資金投入是至關(guān)重要的，如果企業(yè)資金缺乏，要想法創(chuàng)造條件加強(qiáng)資金投入。②各個部門領(lǐng)導(dǎo)，特別是檔案管理人員，必須要重點關(guān)注現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，定期展開工作報告，讓各個部門領(lǐng)導(dǎo)能夠及時了解現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)情況。同時，企業(yè)高管要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的指導(dǎo)工作，幫助檔案管理人員解決實質(zhì)性問題。

3.3 構(gòu)建一支高素質(zhì)、專業(yè)強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍

企業(yè)發(fā)展必須要有人才的支持。因此，在現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中，必須要保障人才的支持，進(jìn)而滿足現(xiàn)代化檔案管理的信息化、現(xiàn)代化要求。在電力企業(yè)日常運(yùn)作中，要定期展開檔案管理人員的培訓(xùn)工作，樹立檔案管理人員的現(xiàn)代化意識與崇高的服務(wù)思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)、信息技術(shù)。現(xiàn)代化檔案管理的核心硬件就是計算機(jī)，由于計算機(jī)的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力與計算能力，這就為檔案管理、檔案查詢、檔案歸檔工作帶來了極大的方便。針對現(xiàn)代化管理系統(tǒng)來說，管理人員必須要具備計算機(jī)能力、軟件操作能力、系統(tǒng)認(rèn)知能力、軟硬件維護(hù)能力等，只有這樣才能夠勝任現(xiàn)代化檔案管理工作。

3.4 不斷推進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

現(xiàn)代化、信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢，也是極其重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)想要推動檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，必須要保障檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。從工作性質(zhì)上來說，檔案管理是一種知識性很強(qiáng)的工作，知識性檔案是企業(yè)檔案管理的發(fā)展與延伸。很多人認(rèn)為企業(yè)檔案管理只是一種文書管理形式，但不知充分利用、控制檔案信息能夠有效推動檔案發(fā)展。因此，工作人員必須要整理檔案信息，拉近檔案信息與經(jīng)營活動、工作人員的距離，提高企業(yè)檔案的利用率。每個企業(yè)在長期發(fā)展中都會不斷堆積檔案，檔案作為企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)的重要載體，其中蘊(yùn)含著企業(yè)的輝煌、財富、未來發(fā)展。因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，提高檔案管理效率與質(zhì)量，從而更好發(fā)揮企業(yè)檔案的積極作用。

4 結(jié)束語

隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，電力企業(yè)作為我國的經(jīng)濟(jì)命脈，必須要適應(yīng)時代發(fā)展步伐，充分利用信息技術(shù)來實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)。要求企業(yè)高管必須要重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的資金投入，滿足其軟硬件需求，構(gòu)建高素質(zhì)人才管理隊伍，推動現(xiàn)代化、信息化檔案管理建設(shè)步伐，積極發(fā)揮檔案在電力企業(yè)中的積極作用。

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作者簡介

吳文（1970-），女，湖南省長沙市人，漢，館員，大專。研究方向：分析電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理。