分析電力企業文書檔案現代化管理

摘 要：電力企業是我國產業的經濟支柱，對人們的日常生活有著直接影響，由此可見電力企業對國家的重要性。隨著我國信息技術不斷發展，新式管理模式不斷推出。針對電力企業而言，傳統的文書檔案已經無法滿足當代電力企業的發展需求，因此，為了保障電力企業平穩發展，為人們提供穩定的電力資源。電力企業必須要順應時代潮流，革新電力企業文書檔案管理。在長期實踐中，現代化文書檔案管理能夠有效提高檔案管理效率與質量，但也存在一定的新問題，亟待解決。

關鍵詞：電力企業；文書檔案；現代化管理；信息技術

1 引言

信息技術是21世紀的標志性技術，對社會發展、人們生活有著重要的積極影響。現如今，信息技術已經融入到了社會生產中的各個角落，信息建設也成為了社會基礎設施建設，由此可見信息技術的影響力與重要性。電力企業作為技術密集型企業，是我國發展的經濟命脈；對于信息技術來說，信息技術的應用范圍不斷擴大、功能越來越全，已經成為各行各業的發展趨勢。電力企業文書檔案是電力企業長時間運營中產生的，其中蘊含著電力企業發展歷程，為電力企業發展能夠提供有力證據。因此，電力企業必須要跟上時代潮流，利用計算機技術構建現代化文書檔案管理模式，提高電力企業文書檔案的服務性與有效性。做到文書檔案管理自動化、信息化，為實現電力企業平穩發展提供有力保障。

2 電力企業文書檔案管理所存在的問題

2.1 電力企業高管對檔案管理不夠重視

很多電力企業高管都將工作重點放在了企業建設、企業運營中，例如市場占有率、售后服務、產品質量、日常維護等，對檔案管理的關注程度不高，認為檔案只是一些文字類的工作，對電力企業的發展起不到多大作用。也正是由于高層領導對檔案管理不夠重視，使得電力企業在檔案管理資金投入方面非常少，甚至有些檔案室的基礎設施都不夠齊全，造成檔案管理環境、管理手段都處于落后。可以說，檔案管理對電力企業發展有著直接影響，如果管理層對檔案管理不夠重視，那么最直接的后果就是文書檔案無法發揮自身作用，更無法提供高效能、高質量的服務。

2.2 管理軟件問題

現代化文書檔案管理主要依托于信息技術。由于我國信息化技術相比發達國家起步較晚，很多人認為現代化電力企業管理問題中，主要的問題在于計算機硬件設施，但卻恰恰相反，計算機硬件是可以引入國外設備，但軟件卻需要企業根據自身實際情況自主開發或者優化第三方軟件。由于軟件問題會導致硬件設施利用率不高，造成資源浪費，同時也無法切實提高檔案管理質量。所以，想要加強電力企業的管理質量與管理效率，必須要推動電力企業檔案管理現代化、信息化進程，即加強管理軟件功能。同時，以當今現代化檔案管理情況分析，我國檔案管理處于現代化管理的過渡階段，檔案管理是否能夠平穩的過渡到現代化管理，其重點是建立完善的數據庫系統。

2.3 現代化檔案管理理論研究落后

隨著信息技術不斷發展，電子檔案管理模式已經成為電力企業管理部門著重解決的問題。但以當今檔案管理模式分析，我國電子檔案管理的理論研究、政策指導還有待完善，并未取得顯著的研究成果。因此，電力企業必須要抓住當下檔案管理中所存在的問題，專注理論研究。筆者認為，電力企業檔案管理研究首先要從以下幾點出發：①電力企業檔案法律地位、產權特征等問題；②如果電力企業產權出現變更，檔案要流向何處。③國家對價值檔案的堅定問題。④電子檔案在電力企業中的作用與地位。

電力企業想要實現檔案現代化管理，必須要經過一定的流程，現代化檔案管理研究、投入也不是一蹴而就的。想要切實提高文書檔案在企業中的作用，企業必須要在不斷實踐中找出一定規律，并結合自身的發展情況逐漸完善檔案管理模式。

3 加強電力企業文書檔案現代化管理的有效措施

3.1 加強電力企業高管對檔案管理的重視程度

想要實現電力企業現代化管理的首要條件就是提高企業高管的重視程度，對于檔案管理問題要認真對待。首先，管理人員要充分認識企業檔案對企業發展的積極作用，不能夠總是遵循傳統的管理方法。企業管理人員必須要積極參與現代化檔案管理建設，不斷學習、不斷發展，采用信息技術來優化檔案管理結構，進而不斷提高現代化檔案管理水平。其次，企業高管要積極調動企業員工的積極性，充分發揮檔案管理在企業中的積極作用。擴大文書檔案管理的服務領域，讓每個員工都能夠在現代化檔案管理中受益，加強員工與檔案管理的認識，進而保障電力企業檔案管理能夠健康發展。

3.2 加強對現代化檔案管理的軟硬件投入

電力企業現代化檔案管理建設的制約因素有很多，例如資金投入不足、人才支持力度不高等，但重中之重是現代化檔案管理人員的管理水平與現代化意識。因此，需要電力企業高管做到以下幾點：①企業應以現代化檔案管理為主題組織會議，加強對現代化文書檔案的關心、支持力度。現代化檔案管理需要計算機軟硬件的支持，也是實現現代化管理模式的基礎，因此，加強資金投入是至關重要的，如果企業資金缺乏，要想法創造條件加強資金投入。②各個部門領導，特別是檔案管理人員，必須要重點關注現代化檔案管理建設工作，定期展開工作報告，讓各個部門領導能夠及時了解現代化檔案管理建設情況。同時，企業高管要加強現代化檔案管理建設的指導工作，幫助檔案管理人員解決實質性問題。

3.3 構建一支高素質、專業強的現代化檔案管理人才隊伍

企業發展必須要有人才的支持。因此，在現代化檔案管理建設中，必須要保障人才的支持，進而滿足現代化檔案管理的信息化、現代化要求。在電力企業日常運作中，要定期展開檔案管理人員的培訓工作，樹立檔案管理人員的現代化意識與崇高的服務思想，學習先進的管理技術、信息技術。現代化檔案管理的核心硬件就是計算機，由于計算機的強大的數據處理能力與計算能力，這就為檔案管理、檔案查詢、檔案歸檔工作帶來了極大的方便。針對現代化管理系統來說，管理人員必須要具備計算機能力、軟件操作能力、系統認知能力、軟硬件維護能力等，只有這樣才能夠勝任現代化檔案管理工作。

3.4 不斷推進文書檔案管理的現代化與信息化

現代化、信息化是檔案管理的發展趨勢，也是極其重要的環節。企業想要推動檔案管理的發展進程，必須要保障檔案管理的規范化與標準化。從工作性質上來說，檔案管理是一種知識性很強的工作，知識性檔案是企業檔案管理的發展與延伸。很多人認為企業檔案管理只是一種文書管理形式，但不知充分利用、控制檔案信息能夠有效推動檔案發展。因此，工作人員必須要整理檔案信息，拉近檔案信息與經營活動、工作人員的距離，提高企業檔案的利用率。每個企業在長期發展中都會不斷堆積檔案，檔案作為企業發展數據的重要載體，其中蘊含著企業的輝煌、財富、未來發展。因此，企業必須要加強檔案管理的現代化進程，提高檔案管理效率與質量，從而更好發揮企業檔案的積極作用。

4 結束語

隨著我國信息技術不斷發展，電力企業作為我國的經濟命脈，必須要適應時代發展步伐，充分利用信息技術來實現現代化檔案管理建設。要求企業高管必須要重視檔案管理工作，加強檔案管理的資金投入，滿足其軟硬件需求，構建高素質人才管理隊伍，推動現代化、信息化檔案管理建設步伐，積極發揮檔案在電力企業中的積極作用。

參考文獻

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作者簡介

吳文（1970-），女，湖南省長沙市人，漢，館員，大專。研究方向：分析電力企業文書檔案現代化管理。