如何科學管理地方高校招標檔案

翟曉燕

摘 要：地方高校招標檔案的管理一直以來是高校檔案管理的短板，本文從三方面詳細闡述了地方高校如何科學管理招標檔案，更好地為學校教學、科研、后勤保障等提供優質服務，也為上級部門檢查第一手招標資料和相關部門審計提供有力保障。

關鍵詞：科學管理；地方高校；招標檔案

地方高校是具有獨立法人資格和獨立承擔民事責任的事業單位。其一，根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招投標法》相關規定，符合政府采購人的資格和條件，同時在一定規定金額和范圍之內可以自主招標[1]。其二，隨著高校教學、科研等事業的蓬勃發展及政府不斷增加對高等教育的投入，高校的招標采購活動越來越多[2]，隨之產生的招標檔案也逐漸增多。如何管理好招標檔案，是高校檔案規范管理的重要組成部分。因此科學管理招標檔案對高校各項事業的全面發展有著不可忽視的作用和重大意義。

本人所在地方高校于2005年12月成立招投標中心，如今已有十個年頭，縱觀這十年的招標檔案，逐年增多。2010年以前每年校內招標項目全年不超過20個，每一個項目都按“件”歸檔；其后逐年增加，例如2011年24個項目65件，2012年33個項目82件，2013年49個項目108件，2014年59個項目129件，2015年56個項目116件。一般每個項目有兩件卷宗，一是招標資料（高校自主招標全過程的真實資料匯總），二是投標資料（投標商家的詳細投標書），另外有圖紙及其他附帶材料也一同歸檔。現從以下幾方面談談如何科學管理招標檔案。

1 科學管理招標檔案，做好校內自主招標檔案管理

1.1 明確校內自主招標歸檔內容

招標檔案的內容，是指在招標過程中形成的文字、圖紙、圖表、光盤等[3]不同原始材料的記錄，我校自主招標檔案的內容較多，總結如下：

1.立項報告及學校批復；2.相關職能部門的招標申請表；3.招標公告；4.招標文件（含補充文件或澄清文件）；5.商家投標登記表；6.評標文件（含評審專家表）；7.標函開封記錄表；8.評委投票表及計票表；9.評標報告（含專家情況一覽表、評標結果登記表、綜合評審意見）；10.中標通知書；11.資料移交表；12.合同或復印件；13.其他補充（或更正）的材料。以上各條目均需編好頁碼裝訂成冊，和投標商家的投標書一起作為一個招標項目的歸檔資料存檔。

每個招標項目按兩件卷宗歸檔（有的項目附帶圖紙），還需在學校南大之星檔案管理系統中登記目錄上傳。其中，招標申請表等重要材料需掃描再上傳至檔案管理系統中。

1.2 做好校內招標檔案的分類管理

招標檔案材料的整理，主要是指將招標檔案以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，實現有序管理的過程[4]。所有檔案材料一般采用標準A4紙打印，但工程、裝飾、維修等項目的設計圖紙可根據實際情況收集。

根據我校招標工作目前的實際情況，整理招標檔案有如下兩種分類方法：

1.按時間先后來分。就是按每一年度分類歸檔，即按照自然日期的先后順序編號整理。將同一年度的招標資料立卷歸檔后，送交學校檔案室，提交卷內目錄和備考表。例如前面列舉的我校近幾年的招標檔案歸檔情況就是按照年度劃分整理的。這種分類方法很方便日后檔案查詢。目前我校主要是采取這種管理方法，形成一條主線。

2.按招標內容來分。就是以招標文件資料的內容為標準.按照其內容所反映的問題將檔案劃分成各個類別，將同一類招標項目的所有資料整理歸檔 [5]。 例如我校招標資料的內容分成ABC幾類：A類主要是基建工程和維修改造，B類主要是設備儀器采購；C類主要是物業保安及其他服務或特定種類的招標。這種分類方法貫穿于第一種分類之中。

以上兩種方式在實際操作中有機結合在一起，沒有絕對分開，至于其他的管理方式我校暫時沒有形成。

2 科學管理招標檔案，做好校外招標檔案管理

根據相關法律法規，我校招投標中心招標的范圍有限，不論是基建工程及維修改造類、設備采購類和其他服務類，只要超過超過一定金額的都必須進入湖北省或黃岡市公共資源交易中心進行招標，學校本身沒有造價咨詢機構無法進行工程招標；該進入政府采購的一律進入政府采購的籠子，這也為學校招標工作規避了風險，提高了效益。

近幾年，學校有許多招標項目均是找招標代理機構進行校外招標，對于他們形成的整套招標資料，我中心都一一歸檔，同樣按照年度和類別管理，其中中標通知書、公證書等該掃描的文件，分別掃描再上傳至學校檔案管理系統。委托招標代理機構進行招標的的即校外招標的檔案，其內容都十分完備、紙質資料很充分，完全按照非常規范化的程序整理而成，只需要我們分類存檔就行。另外，在每個項目送達招標代理機構招標之前形成的校內材料，也裝訂成冊和招標代理機構形成的招標資料作為該項目完整的檔案一起保存，同樣在學校檔案管理系統中登記目錄上傳。

3 科學管理招標檔案，不斷提高檔案管理創新機制

高校檔案是高校各項事業發展的真實記錄，是學校改革歷程的重要見證。作為地方高校，中層單位沒有專職檔案管理人員，本中心只有一名兼職檔案管理人員，平時招投標中心事物繁雜，檔案管理方面更待加強。本中心在出臺其他相關制度的同時，也出臺了《招投標檔案管理辦法》，很大程度上保障了檔案管理制度。新常態下，只有不斷創新機制，充分發揮人員工作積極性，大大增強其責任意識和各種技能的學習，才能更科學地搞好招標檔案的有序管理。

參考文獻

[1]趙虹，淺談高校自主招標的檔案管理，貴州民族學院學報，2012，1P158

[2]劉瑾琦、劉明，淺析高校招標檔案管理，實驗室研究與探索，2012，12P219

[3][4][5]劉俊，高校招標檔案管理初探，湖北檔案，2010，8P28、29