淺談干部人事檔案整理工作

龔鋼

干部人事檔案整理工作是管好用好干部人事檔案的基礎，這項工作看似不顯山露水，默默無聞，往往一時半刻難以顯示突出的成績和效果，但其中的重要性和特殊性不言而喻。當前，中組部決定各級組織部門在全國集中開展干部人事檔案專項審核工作，這無疑將促進各級組織對干部人事檔案內容質量的高度重視，將人事檔案整理工作在保證人事檔案真實、準確、完整、規范上提到了一個更高的要求。

1 干部人事檔案整理工作的原則

1.1 服從干部人事工作需要的原則

干部人事檔案工作，必須圍繞干部人事工作來開展，適應干部人事工作的發展變化，滿足干部人事工作的實際需要。在檔案中那些反映干部基本面貌和能力素質、成長經歷、職務變動等德、能、勤、績、廉方面的材料，作為考察、識別、選用干部的重要依據，直接為干部選拔任用工作服務，是干部人事檔案的核心。這些材料必須齊全、完整、真實、規范，絕不允許檔案中存在涂改、造假、錯裝材料的現象。

1.2 注重檔案內容質量的原則

加強干部人事檔案的內容建設，是干部人事工作對干部人事檔案工作提出的必然要求。干部人事檔案內容的質量是干部檔案工作的核心，也是干部人事檔案工作的價值所在。齊全、完整、真實、規范的檔案材料能夠比較全面、客觀地反映干部的政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、專業技能、工作實績等方面的情況。

1.3 嚴格要求與立足實際相結合的原則

在這次配合干部人事檔案專項審核工作，對干部人事檔案整理中發現的問題，其形成原因是多方面的，對這些問題的處理，首先要嚴格掌握標準，同時要注意從實際出發，對存在的問題進行具體分析。對主要材料，近期形成的材料必須嚴格要求，缺少的必須補齊，填寫不規范、手續不完整的要重新填寫、補辦手續。

2 干部人事檔案整理工作中經常發現的問題

1.缺少檔案材料。如：干部履歷表、學歷、學位材料、獎懲材料、考察材料、歷年的增資調資表等經常會有缺失；

2.檔案材料內容不規范、不符合歸檔規定。如：有些表格材料填寫不全，信息不完整，有明顯的涂改痕跡，又沒有校正說明和責任印章；

3.檔案材料的手續不齊全。如：考察材料無落款，干部任免審批表、工資調整表缺印章；

4.用紙標準問題。由于歷史原因，多年來對干部人事檔案的用紙標準規定的變化，過去一直是用16K紙，現在對新產生的材料又要求統一用A4紙。致使干部檔案材料紙張大小不一。在整理中按要求，對大于紙型規格的材料要進行折疊、裁剪，小于紙型規格的材料要進行托裱，費時費心；

5.裁剪問題。為了使一本檔案外觀四邊整齊，在整理中要求對每類材料的左邊進行包邊，取齊左邊后，用切紙刀對檔案的上、右、下三邊剪切，這樣一來，雖然從外觀上看似乎很平整，但翻開一看，切掉字跡事故屢屢發生，將會造成無法彌補的損失；

6..裝訂問題。干部人事檔案經過整理、折疊、剪裁、修補、裱糊、打孔后裝訂成冊，有利于保管。但是每年都有新的材料形成，按文件規定：對收集的干部人事檔案材料要規定時間內歸入檔案袋（盒）內，每年裝訂入卷歸檔一次，材料需要進檔時，必須把已裝訂好的檔案拆開放進新材料后又重新打孔裝訂，這樣反復拆裝打孔，給干部人事檔案造成的操作是不言而喻的，從而縮短了干部人事檔案的壽命。

上述這些問題有的需要在干部人事檔案整理中發現并進行補充完善，有的需要在干部人事檔案整理裝訂中盡量優化技術手段，減少重復拆裝來進行避免。

3 干部人事檔案整理的方法

對于干部人事檔案進行整理是干部人事檔案工作領域工作量比較大、內容比較煩的一項工作，一般是按人員逐卷整理，每卷干部人事檔案的整理步驟是按照收集鑒別、補充完善、分類排序、編目加工、裝訂成冊這樣一個流程來進行的。

3.1 收集鑒別

要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》對干部人事檔案材料進行收集歸檔，首先，在收集過程中要檢查所收集歸檔的材料是否屬于所管干部的材料，是否都是同一個人的材料，尤其要注意是否存在同名同姓但不屬于同一個人的檔案材料。其次，檢查檔案內容的真實性。要檢查鑒別是否存有不真實的檔案材料，對這類問題，除了從檔案材料本身記載的內容、辦理手續和來源渠道分析外，還要從某一材料與檔案中其他相關材料的記載進行分析。第三，要查看檔案內容的準確性，是否有故意涂改某些檔案內容，使干部的相關信息發生變動的現象。尤其是有關年齡、黨齡、工齡和學歷信息以及獎懲信息是否有涂改現象。第四，檢查檔案材料是否完整齊全，同時也要避免重復材料，要弄清缺失檔案材料的去向以及產生問題的工作環節，為補充完善材料做好準備。

3.2 補充完善

對于檔案中缺少的檔案材料，根據材料內容和性質的不同可分別采取補充收集、復制和重新制作填寫等三個處理辦法。對于手續不完備的檔案材料，能夠補充的手續要在確保補制的檔案信息真實的前提下，補充完善相應手續。所有復制和補充制作的檔案材料，以及補充完善的檔案材料手續，都要注明復制、補制標識和復制、補制時間。

3.3 分類排序

按照：1.履歷材料；2.自傳材料；3.鑒定、考察、考核材料；4.學歷、培訓、專業技術材料；5.政歷審查材料；6.黨團材料；7.獎勵材料；8.違紀處分材料；9.任免、出國、工資材料；10.其他參考材料這十個類別進行分類。目前按照規定對于材料歸檔類別進行調整的要根據調整后的歸檔要求進行分類，并根據規定的要求分別按時序法、系統法、時序混合法對材料進行排序。

3.4 編目加工

將分類排序好的材料編寫類號、順序號和頁號，按類別順序和材料順序編寫好目錄。對于檔案加工整理方面，主要關注加工對檔案的內容有無影響，在復制、裁剪、折疊、裱糊、縫紉的加工過程和結果要保證做到利于保管，便于裝訂，不損壞材料。

3.5 裝訂成冊

裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂。裝訂做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不壓邊、不壓章、不損壞文件材料，方便閱讀。

干部人事檔案整理工作確實是比較枯燥乏味，這就要求我們在從事這項工作時要始終保持思想端正、態度積極、心系工作、任勞任怨、熱情服務、真情奉獻的這么一種精神。只有堅持這種精神，才能始終保持旺盛的工作熱情，在這樣一個平凡的崗位上創造不平凡業績。只有堅持這種精神，才能使我們的工作真正做到向黨和國家的事業負責，向干部職工本人負責。只有堅持這種精神，才能更好地為干部人事決策工作服務，為發現人才和培養開發人才工作服務。