淺談實(shí)物檔案的收集與有效利用

馮潔怡

摘 要：實(shí)物檔案即通過(guò)物質(zhì)來(lái)作為載體，其為檔案的重要組成部分，具有非常高的保存價(jià)值。但是對(duì)于實(shí)物檔案來(lái)說(shuō)，因?yàn)槠湫问降奶厥庑裕谑占⒐芾硪约袄梅绞缴吓c常規(guī)檔案資料相比，便具有一定差異。為充分發(fā)揮實(shí)物檔案更直觀且形式更多樣的特點(diǎn)，需要總結(jié)以往管理經(jīng)驗(yàn)，確定收集管理工作中存在的不足，并有針對(duì)性的采取措施進(jìn)行優(yōu)化，爭(zhēng)取進(jìn)一步提高其利用效率。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；收集；利用

針對(duì)實(shí)物檔案特點(diǎn)，在對(duì)其收集和利用方式進(jìn)行研究時(shí)，一方面要求可以充分發(fā)揮此類檔案所具有的優(yōu)勢(shì)，另一方面也需要保證實(shí)物檔案的安全性與保護(hù)性，避免為追求利用效果而造成檔案損壞。面對(duì)常見的實(shí)物檔案收集管理問(wèn)題，需要有目的性的進(jìn)行研究，本文以佛山城市展覽館為對(duì)象，對(duì)各類實(shí)物檔案的收集和利用措施進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析。

1 實(shí)物檔案特點(diǎn)分析

實(shí)物檔案與紙質(zhì)載體檔案、電子載體檔案相比，具有很大特殊性，其主要是以實(shí)物作為載體進(jìn)行保存的檔案，通過(guò)更直觀的形式來(lái)反映城市發(fā)展?fàn)顟B(tài)的物品，如生活類（證章、錢幣、商標(biāo)廣告，建筑構(gòu)件，家具），鑒賞類（陶瓷，石刻，字畫，木屏風(fēng)，蝕刻玻璃）等。與其他載體的檔案比較來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案具有品種多、載體豐富以及生動(dòng)直觀等特點(diǎn)，同時(shí)也因此使得實(shí)物檔案在收集、管理以及利用過(guò)程中難度更大。實(shí)物檔案載體作為實(shí)物，其并不受形狀、材質(zhì)、顏色以及大小等因素影響，且形式多種多樣，可以根據(jù)需要確定信息記錄形式。并且，實(shí)物檔案可以利用自身質(zhì)感、顏色以及形狀等，通過(guò)視覺(jué)和觸覺(jué)來(lái)向人們傳遞信息，與文字相比可以表達(dá)出更細(xì)微的內(nèi)容，在理解與接受上具有更大的優(yōu)勢(shì)。

2 實(shí)物檔案收集管理常見問(wèn)題

2.1 收集范圍不明確

因?yàn)閷?duì)實(shí)物檔案認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在收集和管理上無(wú)法確認(rèn)作業(yè)范圍，并且因?yàn)閷?shí)物檔案數(shù)量多、種類雜，沒(méi)有統(tǒng)一的管理體系，在確定收集范圍時(shí)具有較大的難度。實(shí)物檔案的收集范圍制定不明確，對(duì)比其他類型檔案，實(shí)物檔案面對(duì)的受眾不同，其所代表的意義上便也存在巨大的差異。對(duì)于城市展覽館所需的各類實(shí)物檔案，需要具有明確的歷史痕跡，可以代表所處時(shí)間的特點(diǎn)。但是現(xiàn)在隨著人們對(duì)古代文物認(rèn)識(shí)的提高，更多人將具有歷史意義的實(shí)物檔案看作經(jīng)濟(jì)物品，希望通過(guò)各種手段來(lái)獲取一定經(jīng)濟(jì)效益，這無(wú)非增加了實(shí)物檔案收集的難度。同時(shí)，因?yàn)閷?duì)實(shí)物檔案分類不明確，沒(méi)有有效的體系來(lái)確定該物品是否具有收集管理價(jià)值，貿(mào)然收集不僅會(huì)加大工作量，同時(shí)還會(huì)影響后續(xù)使用效果。另外，檔案管理部門為擴(kuò)充館藏，忽視了實(shí)物檔案質(zhì)量管理，一味追求數(shù)量，對(duì)實(shí)物檔案所具有的保存價(jià)值、珍貴程度以及保管期限鑒定不全面，但是又擔(dān)心造成重要實(shí)物檔案遺失，只能將全部實(shí)物檔案接收下來(lái)[3]。這樣就造成整個(gè)館藏質(zhì)量降低，無(wú)法體現(xiàn)出高價(jià)值實(shí)物檔案，導(dǎo)致館藏毫無(wú)特色，為后期實(shí)物檔案的管理以及利用增大了難度。

2.2 管理制度不全面

對(duì)于實(shí)物檔案管理并沒(méi)有統(tǒng)一的管理體系，尤其是隨著實(shí)物檔案數(shù)量的不斷增多，一味的沿用原有管理體系，勢(shì)必不能滿足實(shí)際工作需求。而對(duì)于部分已經(jīng)制定實(shí)物檔案管理的單位，基本上也是流于形式，實(shí)際操作性比較低，大部分的規(guī)章制度成為一紙空文，導(dǎo)致眾多的實(shí)物檔案收集不當(dāng)以及管理無(wú)序。另外，基于實(shí)物檔案的特殊性，很多單位并未配置專門的管理人員，大部分由檔案工作人員到部門兼職檔案員，各類規(guī)章制度無(wú)法有效應(yīng)用到實(shí)際工作中，收集管理工作帶有很強(qiáng)的工作人員個(gè)人特色，使得整個(gè)實(shí)物檔案收集工作呈現(xiàn)一種混亂的狀態(tài)。

城市展覽館所需實(shí)物檔案在歷史文化研究上具有更大的意義，無(wú)論是收集、管理還是應(yīng)用，均對(duì)工作的執(zhí)行效果有著更為嚴(yán)格的要求。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的加快，想要有效收集具有代表意義的各類實(shí)物檔案，就需要出臺(tái)具有針對(duì)性的規(guī)章制度，一方面可以提高廣大群眾對(duì)實(shí)物檔案的認(rèn)知，積極配合檔案收集工作；另一方面也可以對(duì)展覽館自身工作行為進(jìn)行約束和改進(jìn)，優(yōu)化工作流程，確保可以按照要求合理收集各類實(shí)物檔案，并進(jìn)行科學(xué)管理和應(yīng)用。現(xiàn)在城市展覽館并未認(rèn)識(shí)到管理制度優(yōu)化的必要性，還未建立專門的實(shí)物檔案管理體系，導(dǎo)致實(shí)物檔案收集管理工作進(jìn)程緩慢，無(wú)法靈活應(yīng)對(duì)各種實(shí)際問(wèn)題，收集應(yīng)用效果十分有限。

3 實(shí)物檔案收集與利用優(yōu)化措施

3.1 實(shí)物檔案有效收集

對(duì)于佛山市規(guī)劃城建檔案館，實(shí)物檔案主要服務(wù)于一個(gè)城市展覽館，包括古代部分的場(chǎng)景還原、陶瓷、證章、字畫以及生活類等，這樣實(shí)物檔案收集與管理效果，將在根本上決定了最終展覽利用質(zhì)量。為滿足實(shí)際工作需求，首先要建立完善的管理制度，確定實(shí)物檔案收集范圍，主要以滿足展覽館應(yīng)用為目的，對(duì)任何滿足應(yīng)用要求的實(shí)物檔案進(jìn)行收集與管理。要求制度內(nèi)詳細(xì)寫明收集方向、要求與方式，以及嚴(yán)禁出現(xiàn)的行為，提高工作操作的可行性。同時(shí)還要確定實(shí)物檔案移交、保管、利用等整個(gè)流程內(nèi)的各環(huán)節(jié)要求，作為工作人員的行為準(zhǔn)則，減少人為因素對(duì)收集效果的影響[4]。另一方面，需要提高實(shí)物檔案收集方式的靈活性，檔案管理人員需要密切關(guān)注相關(guān)信息，爭(zhēng)取第一時(shí)間掌握各類實(shí)物檔案的信息，并做好信息登記，然后主動(dòng)與個(gè)人或集體進(jìn)行聯(lián)系，將實(shí)物檔案收集工作落實(shí)到位。尤其是與專家、收藏愛好者等保持有效溝通，相互形成一種工作常態(tài)，保證可以滿足實(shí)物檔案收集工作需求。同時(shí)，還需要提前將各項(xiàng)收集準(zhǔn)備工作落實(shí)到位，對(duì)收集到的實(shí)物檔案做好保護(hù)，避免造成損傷，影響其價(jià)值。

3.2 實(shí)物檔案管理優(yōu)化

要針對(duì)實(shí)物檔案管理不規(guī)范問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化，檔案館內(nèi)需要建立統(tǒng)一的規(guī)章制度，明確實(shí)物檔案管理的必要性與要求，并對(duì)管理人員行為進(jìn)行約束，減少以往實(shí)物檔案隨地?cái)[放、編號(hào)模糊不清、主題性缺失等問(wèn)題。一方面，要保證隨收隨歸。對(duì)于可用于城市展覽館的實(shí)物檔案，大多每件實(shí)物為一件，歸檔工作靈活性比較高，可以達(dá)到隨收隨歸目的。對(duì)于收集且移入到館內(nèi)的實(shí)物檔案，需要及時(shí)編一個(gè)檔號(hào)，然后放置到相應(yīng)位置保管，以免實(shí)物檔案的大量積壓，并且在后期應(yīng)用到展覽時(shí)，可以有效降低工作量。其中，要對(duì)歸檔的實(shí)物檔案進(jìn)行拍照，且將照片納入館內(nèi)照片檔案管理系統(tǒng)，在兩者間建立準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，便于后期利用時(shí)有效檢索。另一方面，提高數(shù)字化管理效率。積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)實(shí)物檔案拍照后，數(shù)字掃描形成JPEG圖像，按照片檔案方法管理，還可以將實(shí)物檔案放置位置信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，在后期利用階段可以通過(guò)編碼的檢索快速確定，減少后期工作量。

3.3 實(shí)物檔案高效利用

用于展覽的實(shí)物檔案，可以為人們提供各種城市相關(guān)信息，保證人們可以通過(guò)更直觀的形式了解城市發(fā)展史，人們能通過(guò)對(duì)實(shí)物的觀察、分析和推測(cè)進(jìn)一步獲得某種更深層次的信息。另外，還要深度挖掘?qū)嵨餀n案所具有的價(jià)值，例如古代場(chǎng)景的還原，可以展現(xiàn)出城市的發(fā)展歷程，給人一種勃勃生機(jī)的感覺(jué)，經(jīng)過(guò)古今對(duì)比，來(lái)突出城市所具有的巨大發(fā)展優(yōu)勢(shì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

實(shí)物檔案具有一定特殊性，在對(duì)其進(jìn)行收集管理和利用時(shí)，需要基于其所具有的特點(diǎn)，采取措施來(lái)解決常見問(wèn)題，保證各項(xiàng)規(guī)章制度可以有效落實(shí)，提高實(shí)物檔案收集的有效性。

參考文獻(xiàn)

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[4] 陳竹君.非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案研究[D].安徽大學(xué)，2010.