淺談實物檔案的收集與有效利用

馮潔怡

摘 要：實物檔案即通過物質來作為載體，其為檔案的重要組成部分，具有非常高的保存價值。但是對于實物檔案來說，因為其形式的特殊性，在收集、管理以及利用方式上與常規檔案資料相比，便具有一定差異。為充分發揮實物檔案更直觀且形式更多樣的特點，需要總結以往管理經驗，確定收集管理工作中存在的不足，并有針對性的采取措施進行優化，爭取進一步提高其利用效率。

關鍵詞：實物檔案；收集；利用

針對實物檔案特點，在對其收集和利用方式進行研究時，一方面要求可以充分發揮此類檔案所具有的優勢，另一方面也需要保證實物檔案的安全性與保護性，避免為追求利用效果而造成檔案損壞。面對常見的實物檔案收集管理問題，需要有目的性的進行研究，本文以佛山城市展覽館為對象，對各類實物檔案的收集和利用措施進行了簡單分析。

1 實物檔案特點分析

實物檔案與紙質載體檔案、電子載體檔案相比，具有很大特殊性，其主要是以實物作為載體進行保存的檔案，通過更直觀的形式來反映城市發展狀態的物品，如生活類（證章、錢幣、商標廣告，建筑構件，家具），鑒賞類（陶瓷，石刻，字畫，木屏風，蝕刻玻璃）等。與其他載體的檔案比較來說，實物檔案具有品種多、載體豐富以及生動直觀等特點，同時也因此使得實物檔案在收集、管理以及利用過程中難度更大。實物檔案載體作為實物，其并不受形狀、材質、顏色以及大小等因素影響，且形式多種多樣，可以根據需要確定信息記錄形式。并且，實物檔案可以利用自身質感、顏色以及形狀等，通過視覺和觸覺來向人們傳遞信息，與文字相比可以表達出更細微的內容，在理解與接受上具有更大的優勢。

2 實物檔案收集管理常見問題

2.1 收集范圍不明確

因為對實物檔案認識不足，導致在收集和管理上無法確認作業范圍，并且因為實物檔案數量多、種類雜，沒有統一的管理體系，在確定收集范圍時具有較大的難度。實物檔案的收集范圍制定不明確，對比其他類型檔案，實物檔案面對的受眾不同，其所代表的意義上便也存在巨大的差異。對于城市展覽館所需的各類實物檔案，需要具有明確的歷史痕跡，可以代表所處時間的特點。但是現在隨著人們對古代文物認識的提高，更多人將具有歷史意義的實物檔案看作經濟物品，希望通過各種手段來獲取一定經濟效益，這無非增加了實物檔案收集的難度。同時，因為對實物檔案分類不明確，沒有有效的體系來確定該物品是否具有收集管理價值，貿然收集不僅會加大工作量，同時還會影響后續使用效果。另外，檔案管理部門為擴充館藏，忽視了實物檔案質量管理，一味追求數量，對實物檔案所具有的保存價值、珍貴程度以及保管期限鑒定不全面，但是又擔心造成重要實物檔案遺失，只能將全部實物檔案接收下來[3]。這樣就造成整個館藏質量降低，無法體現出高價值實物檔案，導致館藏毫無特色，為后期實物檔案的管理以及利用增大了難度。

2.2 管理制度不全面

對于實物檔案管理并沒有統一的管理體系，尤其是隨著實物檔案數量的不斷增多，一味的沿用原有管理體系，勢必不能滿足實際工作需求。而對于部分已經制定實物檔案管理的單位，基本上也是流于形式，實際操作性比較低，大部分的規章制度成為一紙空文，導致眾多的實物檔案收集不當以及管理無序。另外，基于實物檔案的特殊性，很多單位并未配置專門的管理人員，大部分由檔案工作人員到部門兼職檔案員，各類規章制度無法有效應用到實際工作中，收集管理工作帶有很強的工作人員個人特色，使得整個實物檔案收集工作呈現一種混亂的狀態。

城市展覽館所需實物檔案在歷史文化研究上具有更大的意義，無論是收集、管理還是應用，均對工作的執行效果有著更為嚴格的要求。隨著城市建設進程的加快，想要有效收集具有代表意義的各類實物檔案，就需要出臺具有針對性的規章制度，一方面可以提高廣大群眾對實物檔案的認知，積極配合檔案收集工作；另一方面也可以對展覽館自身工作行為進行約束和改進，優化工作流程，確保可以按照要求合理收集各類實物檔案，并進行科學管理和應用。現在城市展覽館并未認識到管理制度優化的必要性，還未建立專門的實物檔案管理體系，導致實物檔案收集管理工作進程緩慢，無法靈活應對各種實際問題，收集應用效果十分有限。

3 實物檔案收集與利用優化措施

3.1 實物檔案有效收集

對于佛山市規劃城建檔案館，實物檔案主要服務于一個城市展覽館，包括古代部分的場景還原、陶瓷、證章、字畫以及生活類等，這樣實物檔案收集與管理效果，將在根本上決定了最終展覽利用質量。為滿足實際工作需求，首先要建立完善的管理制度，確定實物檔案收集范圍，主要以滿足展覽館應用為目的，對任何滿足應用要求的實物檔案進行收集與管理。要求制度內詳細寫明收集方向、要求與方式，以及嚴禁出現的行為，提高工作操作的可行性。同時還要確定實物檔案移交、保管、利用等整個流程內的各環節要求，作為工作人員的行為準則，減少人為因素對收集效果的影響[4]。另一方面，需要提高實物檔案收集方式的靈活性，檔案管理人員需要密切關注相關信息，爭取第一時間掌握各類實物檔案的信息，并做好信息登記，然后主動與個人或集體進行聯系，將實物檔案收集工作落實到位。尤其是與專家、收藏愛好者等保持有效溝通，相互形成一種工作常態，保證可以滿足實物檔案收集工作需求。同時，還需要提前將各項收集準備工作落實到位，對收集到的實物檔案做好保護，避免造成損傷，影響其價值。

3.2 實物檔案管理優化

要針對實物檔案管理不規范問題進行優化，檔案館內需要建立統一的規章制度，明確實物檔案管理的必要性與要求，并對管理人員行為進行約束，減少以往實物檔案隨地擺放、編號模糊不清、主題性缺失等問題。一方面，要保證隨收隨歸。對于可用于城市展覽館的實物檔案，大多每件實物為一件，歸檔工作靈活性比較高，可以達到隨收隨歸目的。對于收集且移入到館內的實物檔案，需要及時編一個檔號，然后放置到相應位置保管，以免實物檔案的大量積壓，并且在后期應用到展覽時，可以有效降低工作量。其中，要對歸檔的實物檔案進行拍照，且將照片納入館內照片檔案管理系統，在兩者間建立準確可靠的標識關系，便于后期利用時有效檢索。另一方面，提高數字化管理效率。積極應用數字化技術，對實物檔案拍照后，數字掃描形成JPEG圖像，按照片檔案方法管理，還可以將實物檔案放置位置信息輸入數據庫內，在后期利用階段可以通過編碼的檢索快速確定，減少后期工作量。

3.3 實物檔案高效利用

用于展覽的實物檔案，可以為人們提供各種城市相關信息，保證人們可以通過更直觀的形式了解城市發展史，人們能通過對實物的觀察、分析和推測進一步獲得某種更深層次的信息。另外，還要深度挖掘實物檔案所具有的價值，例如古代場景的還原，可以展現出城市的發展歷程，給人一種勃勃生機的感覺，經過古今對比，來突出城市所具有的巨大發展優勢。

4 結束語

實物檔案具有一定特殊性，在對其進行收集管理和利用時，需要基于其所具有的特點，采取措施來解決常見問題，保證各項規章制度可以有效落實，提高實物檔案收集的有效性。

參考文獻

[1] 郝丹梅.高校實物檔案的管理[J].陜西檔案，2015，（03）：36-37.

[2] 卓婷婷.重大活動檔案收集工作研究[D].福建師范大學，2015.

[3] 王旭東.論檔案文化資源的開發利用[D].云南大學，2013.

[4] 陳竹君.非物質文化遺產檔案研究[D].安徽大學，2010.