紙質氣象檔案數字化處理中的安全管理措施探析

范晶晶

摘 要：在建設氣象數字化檔案館的過程中，紙質氣象數字化是其必須經歷的一個階段。氣象檔案數字化處理隨著檔案的信息化發(fā)展，發(fā)揮著極其重要的作用，是氣象業(yè)務走向現代化建設的關鍵所在。本文簡要介紹了檔案數字化的含義，提出氣象檔案數字化處理中所存在的問題，并從數字化處理的范圍、存儲格式、提高檔案管理人員的責任意識和安全保密意識、做好檔案數字化處理后的安全保障工作等方面給出了相應的管理措施，希望能為紙質氣象檔案的數字化處理工作提供有利的建議。

關鍵詞：氣象檔案；數字化；安全管理方法

隨著檔案的信息化發(fā)展，氣象檔案需要進行更多的數字化處理。隨著信息技術和網絡技術的飛速發(fā)展和快速普及，為檔案的數字化發(fā)展奠定了豐厚的技術基礎，通過相關技術的應用，檔案利用人員可以利用網絡來準確快速地得到數字檔案的有關信息。但是由于在氣象檔案數字化處理中出現的差錯，會導致紙質氣象檔案的原始資料存在丟失、破損和破壞，出現數字化氣象檔案信息被遺漏、修改等現象。所以，如何確保紙質氣象檔案和數字化氣象檔案的安全，是氣象檔案數字化處理過程中的主要內容。

1 何為檔案數字化

檔案數字化的定義為通過圖像掃描技術、數據壓縮技術和數據存儲技術等信息技術手段，對紙質資料進行掃描等一系列的處理，將紙質檔案變成計算機能夠分辨出來的數字和圖像，形成原文數據庫、多媒體數據庫等檔案資源，達到檔案館內紙質檔案的數字化目的。在氣象紙質檔案數字化的建設中，則是根據氣象檔案的特點和其需要，使用掃描和光學字符識別技術，通過計算機進行管理和檢索的信息轉換來實現。對紙質氣象檔案的數字化，不單單是指將其變成簡單的文檔加以存儲，還指通過相關技術實現資料數據的信息提取，以此來達到檔案信息的管理和利用，并提高其效率，讓檔案信息資源在更大的程度上發(fā)揮自身的信息作用。

2 在數字化處理中所存在的問題

將紙質氣象檔案轉化為計算機能夠識別出來的內容，形成相對應的數據庫內容，是一項工作量較大的任務。因為在其數字化處理的過程中，包含了多個環(huán)節(jié)，也會面臨各種各樣的問題，這些都需要工作人員認真仔細地去進行解決。問題的類型表現為以下幾種：1.由于個別檔案年代較為久遠，所使用的紙張會在不同程度上出現變脆、發(fā)黃、蟲蛀和鼠咬等狀況，這些不可避免的情況在很大程度上增加了數字化處理過程中的難度。2.現存的紙質氣象檔案種類繁多、各自的保管期限不盡相同、使用的規(guī)格沒有得到統一，以上情況為檔案的數字化處理增添了一定的工作量。3.一些紙質氣象檔案數字化處理人員缺乏氣象檔案管理的基本常識和經驗，這樣一來在數字化處理過程中會導致紙質氣象檔案的安全性有所下降，同時也拖慢了數字化處理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明確數字化管理的范圍和內容

在進行紙質氣象檔案數字化處理的工作時，需要綜合考慮氣象檔案的多方面的因素，如氣象檔案的保管期限、檔案所處的時代和檔案的利用情況等，結合以上內容和特點明白哪些氣象檔案需要實施數字化處理，而哪些則沒有這種必要。一些年代久遠、保管時間較長、存在較大價值和有著較高利用率的紙質氣象檔案資料，會存在著字跡無法辨認、紙張容易出現損壞的情況，針對此類情況，需要優(yōu)先將它們進行處理。而對于出現時間較晚、有著較長保存時間、無較高使用價值的檔案，可以延遲其數字化處理的時間。工作人員在處理的過程中需要認真仔細地確定好紙質氣象檔案數字化的先后順序，這樣可以降低對紙質氣象檔案的使用次數，有利于其磨損程度的降低，間接地提高了它們的安全性。

3.2 在數字化過程中確定文件的存儲格式

各類紙質氣象檔案在經過數字化處理后，會形成不同的格式，而在進行存儲的時候，選取的存儲格式則決定著存儲的空間和檢索的精準和快慢。國家檔案局推薦的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF這種圖像文件格式支持多頁存儲，也支持多種類的壓縮算法，但是它本身不是一種壓縮算法。它的主要特點便是支持多頁存儲和多種類的壓縮，同時具有較強的拓展性。因此，在應用氣象檔案掃描文檔的存儲模式中，通過OCR來識別的檔案類型多為多頁的TIFF文件類型。

隨著氣象檔案信息化的要求不斷地提高，相關部門開始注重數字化檔案的存儲格式的選擇情況，對其的存檔格式的選取，需要根據檔案保存的長久性、安全性和容量方面考慮，又要合乎國家氣象檔案管理系統所給出的標準格式，選擇JPG、TIFF和PDF等存儲格式，可以實現長時間存儲，也能在對數字化檔案檢索的時候在更大程度上感受到檔案的紙質版的閱覽效果。

3.3 加強檔案的安全保障工作

隨著各個館區(qū)的館藏數量不斷上升，加上社會信息化程度的日益加快而使數字化業(yè)務的需求增加，紙質氣象檔案數字化處理過程中需要一定數量的檔案管理人員和數字化處理人員，但是由于檔案館原有的人手數量上的限制，使得這些檔案的數字化處理工作需要依靠外界的技術和人員的幫助，需要通過外包解決一些問題。

將氣象檔案數字化的工作外包，可以讓工作人員將工作重點放在核心業(yè)務的完成和更高的任務目標的設定上。

在進行紙質氣象檔案數字化處理的過程中，需要仔細選擇適合的合作對象—具有數字化經驗和資格的外包公司，而該類公司需要對進行數字化處理的人員進行安全保密工作的訓練，不得在進行紙質資料數據化的過程中使原始資料有丟失和破損的情況，不能因為自身的原因導致資料受到污染和破碎等，不能擅自將該類資料帶離工作場所等，讓他們懂得保護客戶資料的必要性和重要性。在進行數字化的開端和全部過程中，去建立并且完善合理的業(yè)務規(guī)范和科學的流程，例如制定出檔案數字化業(yè)務流程、檔案數字化服務保密要求等，讓檔案數字化服務更加有條理、有依據。同時，為了進一步做好檔案的安全保障工作，可以讓外包公司在檔案館的相關區(qū)域進行檔案的數字化加工及其它工作，在這些地方安裝好一定數量的攝像頭，完整地錄制數字化加工現場的實際情況，使外包公司的工作情況得到必要的監(jiān)督，做好監(jiān)管工作，以保證氣象資料不向外泄露。

3.4 做好紙質氣象檔案的實體保護工作

在進行檔案數字化的過程中，應該將保護檔案的安全性放在第一位，做好紙質氣象檔案的實體保護工作比提高檔案數字化后的數據質量更加重要。檔案信息化建設的其中一項目的就是為了保護檔案原件，對一些瀕臨消失、損壞的檔案進行必要的搶救工作。所以，在對檔案進行數字化的過程中，倘若發(fā)現有的紙質氣象檔案已經被損壞，則需要及時地對其進行搶救，做好這類工作后再進行掃描和加工。值得注意的是，在進行掃描的時候需要嚴格控制好掃描的次數，最好不超過兩次，這樣可以降低紙質氣象檔案在掃描過程中的損毀情況。針對有些多次進行掃描的文件資料，需要做好及時的檢查和修復工作。完成檔案數字化的任務后，需對檔案原件進行殺菌消毒，在此之后再讓它們入庫，該流程可以避免檔案在掃描過程中形成的二次污染，更好地保護檔案的安全性。

3.5 選取專用場所

對紙質氣象檔案進行數字化處理時，由于紙質氣象數據資料容易受到火災、水泡的侵害，同時為了避免人為的泄露資料所形成的安全隱患，需要從根本上去杜絕以上現象的發(fā)生。在氣象檔案館安排的場所中進行數字化工作，可提供較大的安全保障。安排的場所內需要設置對應的消防設備、防盜設備和全方位的視頻監(jiān)控設備。除此之外，氣象檔案館還需再這類場所做出明確的規(guī)定和要求，不允許工作人員在該類地方使用和工作無關的電器通訊設備，嚴禁吸煙，不許在紙質數據資料附近飲水和飲食；杜絕和數字化處理無關的人員進入該類場所，制定出進出工作場所的制度；制定在工作場所中出現各類突發(fā)情況的準備方案，做到全方位地保護好氣象檔案的安全工作。

3.6 制定完善工作責任制

在進行檔案管理和紙質檔案數字化的過程中，需要制定出一系列針對數字化處理的安全保密工作制度，需要完善工作過程中各個工作崗位的責任制度，將安全保密工作的責任落實到每一個工作員工的身上，令每一位檔案管理人員明確自己的工作任務和指責，嚴格按照規(guī)章流程來進行數字化處理中的各個工作的交接過程，從紙質氣象檔案離開檔案庫、前期準備、數字化處理，到其的數量核對、整理、重新入庫和數字化檔案文件的分類歸檔等，各個工序之間都需要由專人做好把關工作，在最大程度上保證紙質氣象檔案和數字化檔案文件的安全性。

3.7 加強數字化后數據的安全保障

在完成紙質氣象檔案數字化后，只有通過對數字化的數據進行備份，才能加強該類數據的安全性。需要將原件封存，一套供工作人員進行查閱工作，另一套則實行異地保存的舉措。異地保存是為了預防各種突發(fā)的自然災害，它是保證檔案安全最為有效的手段。檔案的異地備份有以下兩種方式，一種是通過光盤或者磁盤將數據備份，將它們留在異地檔案庫里進行保存；另一種則為通過信息網絡技術將氣象數據遠程備份到其他數據庫中，使用異地、異質備份，讓專人進行這類操作，可以在最大程度上保證氣象數據的真實和可靠，實現長期閱讀，也做到了提高氣象答案容災能力。

4 結語

對紙質氣象檔案進行數字化處理是信息社會發(fā)展的要求，是發(fā)揮紙質氣象檔案的最佳途徑，也是氣象工作、科學研究等工作的需要，數字化的氣象檔案能夠為多種類的氣象信息提供更好的服務。在進行紙質氣象檔案數字化的工作中，需要加強對紙質氣象檔案的安全保障，需要采取多方位、多種類的安全保障措施，使紙質氣象檔案減少丟失、污染和破碎的情況，也要避免由于人為的原因而導致珍貴的氣象資料外泄，給國家和社會的發(fā)展帶來不必要的麻煩。從提高科學應用技術、規(guī)范紙質資料數字化流程和選取安全的工作場所等方面入手，可以更好地保障紙質氣象檔案數字化處理工作的開展。

參考文獻

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