淺談電子文件檔案化的實質

劉慧佳

檔案化是電子時代賦予檔案學理論的一種新的理念。其實質在于忠實地業務活動。電子文件檔案化，就是“確保并證明文件具有真實性、完整性、可靠性和長久可用性，并具有可持續利用的價值”、“使電子文件具備成為檔案和法律證據的能力，具備了這種能力的文件才有可能歸檔，成為檔案。”如何確保電子文件的檔案價值，使其成為證據并沒有直接答案。那么，電子文件檔案化的實質究竟是什么？筆者從以下幾方面來進行分析：

1 實質之一：確立科學管理意識的過程

在傳統檔案管理中，只要文件的原件歸檔并按標準進行整理，文件的內容、結構和背景信息等也一并歸檔，實現檔案化，文件的真實性和證據價值等利用價值也就有了保證。對電子文件而言，由于其自身的特點決定了其真實性不可能依靠載體的原始性來確保和證明，因而其“歸檔管理”不能代替“檔案化管理”，否則歸檔以前文件的真實性無從保證。對于電子文件來說，必須根據檔案化的要求，建立元數據模型，“從一開始就進行檔案化管理”。

1.1 正確認識電子文件的特點

樹立檔案化觀念，首先要正確認識電子文件的特點。電子文件具備許多特點，但對電子文件的檔案價值威脅最大的因素是其信息的易變性特點。其主要原因有三：第一，計算機系統中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪十分方便，而且被增刪修改后，沒有明顯痕跡，因此有可能造成動態文檔中的數據不斷被自動更新或修改；第二，電子文件載體性能的不穩定性，有可能造成文件中信息的改變；第三，電子文件遷移到新的技術環境的過程中有可能造成信息丟失、變異。上述原因，給電子文件管理帶來重重困難。最根本的困難則是難以確認電子文件的原始性。由于電子文件的信息易變，“‘原件的概念變得難以定義，如何認定電子文件的原始性成為電子文件能否轉化為檔案的關鍵。”在原始性無法認定的情況下，其證據性也難以保障。失去原始屬性的電子文件，就不能轉化為檔案。必須保持一種清醒的意識：保證電子文件原始屬性，就是保證其檔案價值。最有效的途徑就是利用元數據來解決電子信息“易變性”的問題，實現電子文件的檔案化。對電子文件特點的正確認識會幫助我們建立清醒的檔案化管理意識。

1.2 確立科學的管理理念

檔案化是通過確立科學的管理理念和管理方式實現的。基于對電子文件易變性特點的認識，必須改變傳統的檔案管理模式（定期接收、歸檔管理），檔案部門必須在文件的孕育和形成階段進行干預，實現“檔案化管理”。否則我們將得不到真實、完整、可靠的檔案信息。電子文件的檔案化管理包括形成、捕獲、保管和提供利用四個階段。要保證文件的真實性、完整性、可靠性，關鍵是前兩個階段。文件形成過程中的檔案化管理，是除了創制和完善文件內容，由計算機自動記錄電子文檔的特征和結構之外，更重要的是記錄電子文件的背景信息，尤其是來源信息。“捕獲”過程中的檔案化管理就是在文件形成（或收到）的同時由系統實時完整捕獲文件自身及其元數據，“捕獲”的同時，繼續關注背景信息和電子文檔信息的記錄。

實質上，“檔案化管理”主要指電子文件的前期管理，即電子文件歸檔之前的管理，也就是通常所說的“前端控制”，這需我們必須建立的科學的檔案管理理念。當然“檔案化管理”也包括文件歸檔之后的管理，但這是我們已有的管理理念，歸檔之后的文件必然要進行“檔案化管理”，確切地說是“檔案管理”。因為，正如德里達所傳達給我們的理念——在文件的形成階段才是對事件的記錄階段，是真正意義上的檔案化過程。這種理念在電子文件的前期管理中是十分重要的。

“檔案化管理”理念還有另外一層含義，即無論文件的運動形式如何、運動階段如何、價值類型如何，要將其作為檔案而不僅僅是文件對待。這里傳達的是一種全方位的檔案管理理念，強調的是，文件的保存價值，不影響將文件作為檔案進行管理。換句話說，是任何一份在業務活動中形成的文件，都要對其進行檔案管理。這在電子時代是可能的，它可以最大限度地保證電子信息的完整、安全。另外，檔案化管理理念的形成，需要有良好的社會環境，需要社會各方面的支持和努力，包括政策、技術、法律等方面的支持和努力，不是靠檔案部門單打獨斗可以實現的。

2 實質之二：尋求科學管理途徑的過程

電子文件檔案化，必須以統一的管理規范為指導，《標準》就是目前正在制定當中的管理規范。《標準》從元數據標準模型設計、元數據標準核心元素定義、著錄實例三個方面全面描述了電子文件運動過程中產生的所有元數據。這些數據是描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程并可為計算機及其網絡系統自動辨析、分解、提取和分析歸納的數據。通過元數據的記錄，可以保證電子文件的科學管理。

1.能夠確保并證明電子文件的真實性和憑證價值

在元數據中將電子文件的內容特征和文件形成、處理和利用的過程忠實地記錄下來，能夠保證電子文件內容的原始性，從而證明其真實性和完整性；在元數據中把電子文件形成時的環境和背景信息記錄下來，有助于證明電子文件的價值，尤其是證據價值。

2.有助于對電子文件的保護與長期保存，使其具有長久有效性。在元數據中有關于電子文件的格式、制作、轉換方式、技術環境等信息的詳盡描述，便于電子文件的轉換與遷移，達到長期保護、保存的作用，使之長期可讀、可理解，具有長久有效性。

3.有效地管理電子文件。元數據中有對文件的管理信息，它不但是文件著錄標引的工具，也是文件鑒別認證、鑒定、保護等其他環節的工具。

4.方便查詢和利用。在著錄過程中利用元數據，就可以對電子文件所有的具有檢索意義的特征進行描述和記錄，這樣從文件形成之初就能為利用者提供查詢途徑，使用戶清楚了解文件及其形成背景之間的關系，方便利用者發現和檢索文件，滿足利用者的需求。從電子文件元數據的功能看，在電子文件管理過程中，忠實地記錄文件所涉及的事件以及文件的結構、形成過程、環境和背景，是必須和必要的，這是對電子文件進行科學管理的有效途徑。