辦公自動化下的電子文檔管理探究

摘 要：辦公自動化系統憑借快速、高效、便捷等優勢，迅速搶占了國內辦公管理領域，并催生了一種新型的文檔管理模式—電子文檔管理。本文通過研究辦公自動化與電子文檔管理的內在聯系，分析電子文檔管理存在的問題，提出了提升辦公自動化下的電子文檔管理水平的幾點建議。

關鍵字：辦公自動化；電子文檔；管理；措施

1 前言

隨著信息時代的到來，人們在接收和處理信息的過程中，更多地應用了電子文檔的方式。在辦公領域中，辦公自動化系統投入使用之后，一方面能夠大大提高辦公的效率和準確程度，另一方面也給電子文檔的管理提出了新的挑戰?，F階段，我國在電子文檔管理方面還有不少弊端，需要進一步優化。

2 辦公自動化下的電子文檔管理分析

2.1 辦公自動化與電子文檔管理

電子文檔在一定意義上可以理解為辦公自動化的附屬產物，是指在辦公自動化和信息化中產生的各種具有特定意義的電子文件。它們主要是作為檔案進行管理的。縱觀其發展趨勢，辦公自動化主要包含以下兩種系統：計算機信息處理系統和網絡通信系統。隨著計算機技術的飛速發展，辦公自動化產生了根本性的轉變。原有的紙質文檔越來越多地被電子文檔所代替，文件的形態和存儲方式也發生較大改變。由此看來，在辦公自動化的大背景下，如何有效地提升電子文檔的管理水平，是當前研究的重要課題。

2.2 辦公自動化下的電子文檔管理存在的問題

（1）電子文檔管理人員專業水平不高

從事電子文檔建設和管理的工作人員不僅應具備較高檔案管理技能，同時需要具備一定的計算機及網絡技術。現實中，從事電子文檔管理的人員多數并不是檔案管理相關專業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是多數人對計算機技術僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設電子文檔管理系統的過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入，造成電子文檔管理信息化水平不高。

（2）電子文檔建設制度不夠完善

電子文檔管理屬于檔案管理的一部分。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》早已頒布并實施。但是，落實不足，也沒有相應的電子文檔管理細則以供參考。因此，多數單位內部并沒有形成一套完整的制度體系。在沒有具體實施細則指導的前提下，電子文檔建設長期停步不前。多數電子文檔信息化建設僅停留在計劃設想中，并沒有落實在具體的實踐中。

（3）電子文檔管理的安全性隱患

電子文檔的產生和使用過程離不開網絡技術和計算機技術的協助，所以電子文檔的管理對于辦公自動化系統的軟硬件設備的依賴程度較高。這就給電子文檔的管理環境提出了新的要求，要求辦公自動化系統具有較高的網絡穩定性和硬件設備穩定性。分析發現，現階段我國辦公自動化條件下的電子文檔管理安全性存在較大的漏洞，主要包括以下幾個方面：黑客攻擊、病毒入侵、人為錯誤操作等，稍不留意就可能造成電子文檔被篡改或者刪除。由此可見，如何在網絡化辦公的環境下保證電子文檔的安全性是電子文檔管理的又一大難題。

3 提升辦公自動化下的電子文檔管理水平

3.1 制定電子文檔管理的制度

現階段，辦公自動化條件下的電子文檔管理是企事業單位文件管理的主要內容。隨著社會和經濟的發展，電子文檔的數目越來越多。原始的人工管理和紙質文件已經不能滿足海量數據的管理要求。各單位迫切需要對電子檔案進行統一、規范的管理。電子文檔的管理制度應該貫穿電子文檔整個“生命周期”，從產生到使用，直至最后被銷毀的全過程。在管理制度中，應注明電子文檔整理的時間節點、文件類型和歸檔的范圍等，同時對于使用權限和安全防護措施制定詳細的操作守則，盡可能保證電子文檔的真實性和有效性。

一般來說，制定電子文檔管理的規章，可以從以下幾個方面入手：首先，明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理配備專用的軟硬件設施；其次，檔案管理部門應逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理的制度。在日常電子文檔管理時，做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規范化、標準化、制度化。最后，成立專門的電子文檔管理的部門，培養一批具備過硬專業素質的管理專業人員，對于電子文檔進行專門的監督和管理。

3.2 加強電子文檔的安全防護

電子文檔的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制電子文檔信息的訪問權限；其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接；再次，安裝必要的殺毒軟件并進行定期升級；最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體實施上，就是制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰措施，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

3.3 建設實用的辦公自動化系統

在信息化時代，辦公自動化管理軟件如雨后春筍般涌現。市場銷售的辦公自動化控制軟件品類繁多，質量參差不齊。在選用時，一定要結合本部門行業特點和本單位的電子文檔的特點，選擇一款適合的軟件。由于辦公自動化條件下的電子文檔管理具有數字化、信息化、一體化等特點，需要在電子信息部門、檔案管理部門和電子文檔使用部門的協商下，共同完成系統的安裝與調試。尤為重要的是針對可能出現的安全問題，未雨綢繆，及早制定安全管理預案，將電子文檔從生成、使用直至銷毀的全過程納入到安全管理之中。

4 結語

對文檔的高效管理是現代社會中辦公管理追求的目標。如何在辦公自動化的條件下，完成對電子文檔的快捷高效管理是亟待解決的問題之一。本文的研究對于該問題的解決具有一定的積極意義。

參考文獻

[1]林曲虹. 加強辦公自動化條件下電子文檔管理的幾點思考[J]. 黑龍江檔案，2012，（03）：110.

[2]張俊平. 辦公自動化條件下電子文檔的規范化管理探析[J]. 科技信息（科學教研），2008，（02）：51-52.

作者簡介

王洪民（1972-），男，山東省臨沂人，法學碩士，畢業于燕山大學，中級館員 研究方向：檔案管理。