高校檔案利用的新途徑及檔案利用服務能力提升研究

摘 要：通過研究，將高校檔案利用新途徑進行了分析，認識到了檔案管理服務能力提升的重要意義，核心目的是通過對高校檔案管理工作的策略優化，提升高校檔案管理的科學性，為高校信息資源管理策略的優化提供穩定支持。

關鍵詞：高校檔案；新途徑；檔案利用；服務能力

伴隨信息時代的發展，高校信息化建設呈現出快速性的發展狀態，這一現象的出現為高校信息流通性、快速性的管理提供了良好支持，因此，信息化的檔案管理機制可以為檔案服務理念的創新提供有效支持。但是，在現階段高校檔案管理的過程中，傳統的檔案管理的收集、整理以及利用不能充分滿足時代的發展需求，并在根本上對檔案服務管理體系的提升造成了嚴重的制約。因此，在現階段高校檔案利用及途徑優化中，需要優化檔案的利用服務機制，提升檔案管理的基本途徑。

1 高校檔案管理的現狀分析

高校發展中，檔案信息化作為科學化的檔案管理體系，可以有效拓展檔案部門的服務管理機制，并提升檔案管理中的服務功能，實現檔案管理的服務創新。對于信息化的檔案管理工作而言，其新途徑的設計需要充分滿足時代的發展需求，并通過檔案管理工作的服務創新，優化計算機的管理途徑，提升檔案的網絡服務機制，為現代化檔案管理途徑的創新提供支持。但是，在一些高校檔案管理工作設計中，由于區域的差異性，在高校檔案管理工作設計中，很多高校發展呈現出不均衡、差異性的運行狀態。而且，一些高校檔案管理工作的構建相對滯后，其具體的問題體現在以下幾個方面：第一，檔案信息化的管理意識相對淡薄。對于專業性的高校檔案管理工作而言，管理者對信息化的檔案工作構建意識相對薄弱，而且，對專業性的檔案性了解不足，很多檔案工作缺乏創新精神。第二，檔案管理人員沒有掌握專業性的計算機網絡技術，導視檔案服務工作相對落后。其原有的服務模式也相對滯后，專業性的檔案工作不能與現代化的信息的服務相結合。第三，在高校檔案工作設計中，檔案部門雖然配備了計算機、復印機以及打印機等專業性的設備，但是，在檔案管理服務體系設計中，其數據管理體系的設計仍然存在著一定的制約因素，導致檔案項目設計無法實現自動化的管理體系，同時為管服務的創新帶來了制約[1]。

2 高校檔案利用的新途徑及檔案利用服務的優化機制

2.1 構建數字化檔案管理系統

在高校檔案管理體系優化創新中，數字化的檔案構建逐漸成為檔案服務創新的基本需求，并為檔案管理工作的優化及服務體現的創新提供良好支持。高校檔案管理者需要加大檔案管理的資金投入，并購買全新、先進的設備管理系統，完善檔案保存以及查詢系統，引進學科化的檔案管理體系。同時，在數字化檔案管理工作構建的過程中，需要注意以下幾點問題：第一，安全問題。在檔案管理體系構建中，需要注意紙質檔案的保存；第二，在紙質檔案數字化檔案轉換中，需要充分保證原材料使用的真實性。

2.2 建立健全的人才培養機制

對于檔案管理工作而言，為了實現檔案管理的途徑創新，需要全面提高管理隊伍的整體素養，強化檔案管理隊伍人員的素養，優化檔案管理的服務職能。所以，在工作構建中需要做到以下幾點內容：第一，通過思想工作的強化，加強檔案管理人員的教育職能，使其形成良好的價值觀念，將檔案利用者的服務作為核心，提升檔案管理的滿意度。第二，在檔案管理人員業務素養提升中，需要提高管理人員的基本素養、檔案管理結構、業務素養等，及時轉變檔案管理工作陳舊化的現象。第三，定期對檔案管理人員進行培養，培訓的知識有信息處理、計算機使用以及現代化管理技術等。通過多樣化人才培養體系的確立，可以為檔案管理工作的優化提供創新途徑。

2.3 構建豐富性的檔案內容

在高校檔案管理工作設計的過程中，豐富檔案管理工作可以提升檔案的服務體系。在整個過程中需要做到以下幾點內容：第一，在檔案材料使用的過程中，需要將檔案服務作為基礎，構建科學化的檔案材料收集技術，豐富檔案的內容，為檔案材料的收集及使用提供良好支持。第二，豐富檔案的管理材料，在檔案內容審核、檢查及驗收的過程中，需要充分保證材料的真實性及可靠性，避免檔案資源的泄漏問題的發生。第三，在檔案材料驗收結束之后，檔案管理人員需要將檔案內容進行分類處理，并通過檔案材料進行排擋，為檔案資源的查詢提供有效支持，通過檔案內容的豐富，優化檔案管理的基本途徑，彰顯檔案管理中最基本的服務型需求[2]。

3 結束語

總而言之，在現階段高校檔案管理工作設計的過程中，需要拓寬全新的檔案管理途徑，通過管理服務系統的優化，保證檔案管理工作的有效創新。同時，高校檔案管理中，也需要逐漸提高專業人員的檔案整理素養，嚴格對檔案管理工作進行把關，提高檔案管理的整體效率，促進高校檔案管理工作的穩定創新。

參考文獻

[1] 劉秀花. 檔案利用服務基本問題研究文獻綜述 [J]. 辦公自動化，2015，17：34-35+7.

[2] 計佳. 略論高校檔案利用服務工作擴展提升的途徑 [J]. 才智，2012，25：332.

作者簡介

林晨（1973-），女，廣西桂林人，壯族，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。