檔案管理系統的設計與實現

何志海

摘 要：隨著信息化以及知識經濟時代的到來，檔案管理成為了每個公司、企事業單位必不可少的重要管理項目，如何予以妥善管理與有效的運用，將是建設現代檔案管理制度不可或缺的議題。從這一點出發，有效提高了系統的運行效率和數據的安全性和可靠性。通過將系統分為用戶登錄模塊、學生檔案管理模塊、學生檔案查詢管理模塊、學生檔案類別管理與檔案柜資料管理模塊、學生檔案借用/歸還管理模塊等五個主要模塊進行了系統的詳細設計，包括界面的設計和數據庫的設計。信息在保存和傳輸過程中的安全性和可靠性也得到了有效的保障。

關鍵詞：檔案管理信息系統；信息安全；數據庫系統

1 緒論

1.1 研究背景與意義

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。一直以來人們使用傳統人工的方式管理學生檔案，這種管理方式存在著許多缺點，譬如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。它可以為用戶提供豐富的功能，實現操作的自動化，從而大幅度的降低學生檔案管理的工作強度，減少了手工操作可能出現的誤差，提高檔案管理工作的效率。因此，學生信息檔案管理的信息化、網絡化可以給管理人員以及學校帶來顯而易現的效果和收益。

檔案管理對于管理人員的意義：

（1） 檔案管理不再費時費力。

（2） 檢索查詢更為方便。

（3） 檔案的查借閱工作更加可控。

2 關鍵技術研究

系統開發中應用的關鍵技術，包括開發系統所使用的Delphi語言技術、增強系統安全性使用的數字簽名技術和在工程設計上使用的UML建模技術，作為系統開發所使用的主要技術環境。

2.1 條形碼技術

2.1.1 條形碼簡介

條形碼技術是集條碼理論、光電技術、計算機技術、通信技術、條碼印制技術于一體的綜合性技術。由于它具有準確、快速、經濟、便于操作等特點，很快便滲透到計算機管理的一些領域。條碼的推廣和應用給社會和經濟帶來了很大的效益。條碼技術是在計算機的應用實踐中產生和發展起來的一種能夠實現快速、準確的進行數據采集和自動識別的技術。

2.2 本章小結

系統開發中應用的關鍵技術，包括開發系統所使用的Delphi語言技術、自動化檔案管理所需要的條形碼技術、增強系統安全性使用的數字簽名技術和在工程設計上使用的UML建模技術，這些技術在后面的系統的實現中都會使用到。

3 檔案管理系統的分析與設計

首先進行檔案管理業務的需求分析，提出了本系統中檔案管理員模塊分為檔案類別管理、檔案柜資料管理、檔案信息管理、檔案借用管理、檔案歸還管理、檔案查詢管理等六大功能，以及用戶模塊劃分為檔案查詢、檔案借閱和檔案歸還三個功能。并將系統分為三大功能集合，即基本信息管理功能集合、檔案借閱及查詢功能集合、用戶管理及其權限功能的集合，進行分別設計。

3.1 檔案管理系統的需求分析

需求分析階段是學生檔案管理信息系統開發的最重要的階段。首先，我們要了解和澄清客戶的需求，然后嚴格地按照客戶的需求給出系統的需求規格說明書。理解需求是在問題及其最終最終解決方案之間架設橋梁的第一步。開發者只有和用戶充分的理解了需求之后才能開始設計系統，否則，對需求定義的任何改進，在設計上都必須大量的返工。下面是經過調研后得到的業務需求說明。

（1） 系統為檔案管理員建立學生信息的檔案，用戶進入系統前需要身份驗證，驗證內容包括用戶名、密碼，只有輸入正確后方可進入系統，否則提示錯誤信息，要求重新輸入。

（2） 系統需對檔案進行分類管理，檔案管理員可為不同的部門建立各自的檔案資料庫。

可將檔案管理信息系統的功能相應的劃分，并且將這些模塊整合為三個功能集合。

①基本信息管理功能集合。該集合包括檔案類別管理、檔案柜資料管理、檔案信息管理三個模塊，主要用于提供檔案類別、檔案柜資料以及檔案的基本信息。

②檔案借閱及查詢功能集合。該集合包括檔案借用管理、檔案歸還管理、檔案查詢管理三個模塊。

③用戶管理及其權限功能的集合。該集合包括檔案管理人員信息管理和權限控制兩個功能模塊。

3.2 檔案管理系統的總體設計

3.3.1 條形碼使用流程

在條碼應用系統中，被管理的學生檔案的詳細信息是以數據庫的形式存儲在計算機系統中，當條形碼識讀設備采集到管理對象的條碼符號信息后，通過通信線路傳輸到計算機系統中。在計算機系統中，應用程序根據這個編碼到數據庫中去匹配相應的記錄從而得到對象的詳細信息，并在屏幕中顯示。

4 檔案管理系統的實現

首先明確了系統所使用的開發環境和運行環境，即采用Delphi語言為開發平臺，數據庫采用SQL Server 2000，而UML圖的繪制則是是采用了Rational Rose 2003。通過使用SQL Server 2000軟件實現了數據庫的表的設計并完成了相關視圖的建立，最后詳細介紹了存儲過程創建和數據庫的連接的技術細節，并給出了部分系統界面。

5 總結與展望

5.1 全文總結

首先介紹了系統開發中所使用的關鍵技術，此后通過對學生檔案管理業務的需求分析，進行了系統和總體設計，提出了將系統分為基本信息管理功能集合、檔案借閱及查詢功能集合、用戶管理及其權限功能的集合等三大功能集合，并對系統進行了用例分析和域類分析。綜上所述，本文通過對條形碼技術、數據庫SQL server2000以及Delphy語言對數據庫進行操作的相關知識的應用，給出了一個學生檔案管理信息系統的開發實例。

5.2 課題展望

由于研究時間和相關條件的限制，本模型研究仍有許多后繼工作需要探討。

（1） 在使用SQL構建數據庫的時候，只定義了幾個能夠完成基本操作的存儲過程，在以后的使用和維護的過程中，可以根據需要，設計和添加其它的存儲過程。我們也可以通過定義其它的視圖，以達到簡化程序設計的目的。

（2） 由于在開發過程中時間的限制，有些界面的開發做的不夠細致，界面不夠美觀，實現的功能不夠全面，將在以后的使用過程中，不斷的進行完善。

（3） 由于現今某些加密算法安全性已受到質疑，采用更先進更安全的信息安全技術也是值得探索的一個問題。

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