淺析基層機關檔案室管理要務

黃少麗

摘 要：隨著國家經濟的不斷發展，經濟發展和基礎建設的不斷更新和加入，基層檔案管理越來越受到了人們的關注。現代檔案的發展，對基層檔案室的建設和管理提出了更高的要求，各級檔案室也相繼推出了各類檔案管理制度和規范，全面有效的針對基層檔案室進行科學的管理。本文筆者就當前基層檔案室管理情況，結合信息技術的發展，談談如何有效提高基層機關檔案室管理成效，希望對基層檔案室管理和發展提供一些淺顯的幫助和參考。

關鍵詞：基層機關；檔案室；管理；發展；規范；制度

1 引言

檔案室是各機關（包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等）統一保存和管理本機關檔案的內部機構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構。黨、政、軍等機關單位的檔案室，又是機關的機要部門之一。檔案室在各單位中的地位，既不是凌駕于各業務部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室（秘書科）內的與各業務部門有密切聯系的地位。有的檔案室是獨立的職能部門，處在與各業務部門同等的地位。但是，它不同于直接從事物質生產的部門，而是為生產部門提供條件的后勤部門；它不同于履行單位主要職能的部門，而是為職能部門服務的輔助部門；它不同于直接創造精神財富的部門，而是精神財富的儲存保管部門。因此，不能把檔案室的地位提得過高，也不能把檔案室的地位放得過低。過高了，不符合實際情況；過低了，不利于檔案工作的開展。要正確認識檔案室工作是單位各項工作中不可缺少的環節，把檔案室放在適當的應有的地位上。

2 當前基層檔案室管理現狀

1.管理現狀

目前，在很多的基層檔案室中，其工作內容和管理的保密性相對不足。保密意識的相對落后，導致了很多管理人員其自身的專業素質和能力不足，工作積極性與主動性較低，很多時候都是被動的去參與到基層機關檔案室的管理，無意中也會檔案資料的外流。針對一些檔案信息保護不到位的情況，現在很多檔案室逐步的重視起現代化設備和辦公用品的投入，加大了對基層機關檔案室的資金投入。還有一部分基層機關檔案室，其還沒有實現現代化、數字化的管理體系，很多時候還是以紙質檔案作為主要的實現方式，其檔案管理手段和效率相對較低，對于基層機關檔案信息的安全保障相對單一。

2.制度與規范現狀

基層檔案室在管理上應該具備一些列完備的制度和措施，但是從目前的檔案室管理規范和制度上來，還有很多細節的地方需要進一步的去深入研究。此外，在很多檔案室管理制度的執行規范上，還是有很多制度上的“盲區”，對于檔案室的監控與管理較少的被執行，工作的方式還停留在過去的思維中，工作職責和意識有待進一步的強化和提高。

3.檔案規整現狀

很多基礎機關檔案室在檔案的規整上缺乏一定的措施，面對堆積如山的檔案資料相關的工作人員甚至“充耳不聞”，檔案室領導面對這樣的規整現狀也睜一只眼、閉一只眼，放手下手去管理。由于檔案資料在調取和收發環節缺乏一定的嚴密措施，很多借出的檔案甚至不能及時的回收，檔案的利用率低，服務意識相對不足。

4.管理人員及隊伍現狀

由于各個單位對基層檔案室中檔案管理的重視程度不同，因此各個單位下屬的基層檔案室管理水平也存在較大差異。例如很多單位的基層檔案室管理人員水平不高，有很多都是半路出家，并沒有經過系統的、專業的檔案管理培訓和學習，綜合素質和專業水平都較低。

3 提高檔案室管理成效的幾點看法

1.提高思想認識，加強服務意識

想要全面的提高基層機關檔案室管理成效，首先就是全面的提高檔案管理人員的思想認識。只有從思想上得到深入的認識，才能真正的落實到具體的管理行為中去。作為基層檔案室主管部門，應該切實的認識到檔案管理人員自身的思想對于檔案室管理成效的重要作用，經常開展一些講座、報告會的形式，結合政工部門進行一些細致的思想政治教育，全面的對檔案室管理人員進行思政和職業道德的教育工作，切實的提高檔案管理人員的思想認識和服務意識。

2.信息化下數字檔案的發展

信息化檔案管理，也就是數字化檔案，是未來檔案管理的重要發展方向。數字化檔案管理與發展，有效的彌補了傳統紙質檔案管理復雜、繁瑣、不易保存、調取周期長等現實問題，能夠幫助基層檔案室管理人員優化工作流程，提高工作效率。比如，以前某單位需要某個人的檔案資料，需要一些列的繁瑣流程才可以去調閱到紙質的檔案資料。在新時期，推動無紙化檔案資料管理，可以實現即時的檔案信息調閱申請，基層檔案室的管理人員只需要通過授權就可以為申請人提供相對應的檔案資料，避免紙質檔案資料在外借的過程中丟失、外泄等風險的發生。隨著數字化檔案管理的發展和應用，未來更多的基層檔案室管理將會處在一個十分嚴謹、安全的系統之下，更多的檔案資料處理過程將會被監控，檔案資料的安全和保密將會越來越嚴密。

3.互聯網時代檔案管理人員的發展與管理隊伍的建設

由于檔案管理工作涉及的內容較多，其專業化素質要求較高，因此，為了提高檔案管理工作的質量，必須首先提升檔案管理人員的專業素質。同時，為了實現現代化的檔案信息管理工作水平，必須針對檔案管理工作涉及的計算機操作技能，對基層檔案室管理從業人員進行強化式培訓，并對培訓合格的人員頒發證書，作為其順利上崗的考核之一。此外還應該切實的鼓勵和引導基層檔案室管理人員，利用互聯網的優勢，自主的進行學習，從而提高自身的專業素質和技能。最后，作為檔案室的主管部門，應該切實的重視對人員的日常培訓，嘗試與其他兄弟單位、相關部門的檔案室管理隊伍，在一起溝通業務工作，交流業務問題。與此同時還可以組織各類業務能力的競賽活動，其實的提高檔案管理人員的基本素質，督促更多的檔案管理人員重視自身專業能力和素質的建設，全面的提高自身的綜合素質。

4.科學的對檔案管理人員進行考核和評價，提高其工作積極性和主動性

科學的考核和評價體系是衡量一個單位工作成效高低與否的重要標準。作為基層檔案室的主管部門，應該切實的認識到對檔案管理人員的考核和評價工作，并且要創新考核和評價的內容，把關乎到檔案管理人員工作的方方面面都納入到考核和評價的體系中去，公平、公正、客觀的對每一個檔案管理人員進行評價，并且可以把這種考核和評價的結果與每一個檔案管理人員的榮譽、福利等切身利益掛鉤，引導和激勵更多的檔案管理人員充分發揮自身的主觀能動性，積極的參與到基層機關檔案室的管理中去，為基層機關檔案室的科學管理、穩定發展做出貢獻。

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