事業單位檔案整理工作的開展實踐微探與創新舉措

徐洪濤

摘 要：受到信息技術不斷發展和普及的影響，事業單位也逐漸開始加強對檔案整理工作的重視，希望能夠借助科學的管理措施提升檔案整理實踐效果，結合先進技術對檔案整理工作進行合理創新，為檔案整理工作的持續穩定發展、檔案資源的有效利用奠定堅實的基礎。本文從事業單位檔案整理開展實踐入手進行分析，并嘗試對創新措施進行了適當的探索，希望能夠為事業單位檔案管理工作的優化發展提供相應的支持。

關鍵詞：事業單位；檔案整理；實踐；創新

對事業單位檔案整理工作實施規范化管理是新時期提升檔案資源有效利用率的必然要求，只有結合先進技術加強對事業單位檔案整理工作的創新，才能夠提升事業單位檔案整理工作質量，為檔案資源的有效利用提供相應的支持。因此事業單位檔案管理部門在開展檔案管理工作的過程中一定要加強對檔案整理的重視，在明確檔案整理實踐工作內容的基礎上結合先進技術和理念的應用探索合理的創新措施，為檔案整體質量的提升以及檔案資源的有效利用提供堅實的保障。

1 事業單位檔案整理工作實踐內容

檔案整理工作簡單的說就是將檔案按照檔案的內容、特征和形式等進行合理加工的過程。一般來說，檔案整理工作包含兩個層面的思想，即結合檔案具體內容按照檔案知識條理對檔案進行歸類；結合檔案記載內容的主要方式和載體形式對檔案進行合理歸類，在事業單位的檔案管理工作中，這兩個層面上的整理思想往往協同進行。

事業單位在開展檔案整理工作的過程中，應該明確檔案整理的具體內容，只有明確內容才能夠保證事業單位檔案整理工作的方向，切實提升事業單位檔案整理實踐質量。具體而言，事業單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個項目組成[1]。其中排列和編目能夠結合實際情況進行具體的劃分，具體工作流程為對檔案進行分類、對檔案加以組卷、對檔案文件加以排列、對卷內文件進行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫房中排架等，保證這些環節的工作質量，事業單位檔案整理工作實踐就能夠取得良好的成果。

同時，按照我國相關法律的規定，事業單位檔案整理工作實踐一般涉及到兩個主要的工作環節，即第一環節應該在形成檔案文件的部門對檔案文件進行組卷、排列、編目等，第二環節則應該在檔案管理部門對檔案進行分類整理和排架，這樣，在不同環節分工開展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強。

此外，事業單位的檔案整理人員應該認識到，檔案整理工作質量對檔案使用者的檢索結果以及檔案資源的有效利用產生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實踐中應該明確自身崗位責任，加強對檔案整理工作的重視，通過合理的整理逐步提升檔案整理工作質量，為檔案資源的有效利用創造條件[2]。簡言之，在當前檔案資源得到廣泛應用的社會背景下，事業單位以及事業單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強對檔案整理實踐的重視，才能夠促使檔案整理實踐質量得到逐步的提升，為事業單位檔案管理水平的整體性強化創造條件。

2 事業單位的檔案整理原則

事業單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數量龐大，并且檔案資源也相對重要，因此在對事業單位檔案進行整理的過程中應該堅持科學的管理原則，即按照檔案的形成規律，保持檔案資料的有機聯系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業單位檔案整理人員在工作中應該注意檔案與各個工作環節之間的聯系，然后按照檔案的形成規律對不同形式的檔案加以區分，為檔案管理工作創造條件[3]。同時，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開展檔案整理工作的過程中應該明確不同檔案的保密等級、應用范圍以及管理條件等，促使檔案管理人員能夠結合檔案整理結果對檔案實施科學的管理，為事業單位檔案資源的有效利用創造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅持科學的整理原則，檔案整理質量必然能夠得到顯著的提升，促使事業單位檔案管理工作在新時期獲得新的發展。

3 對事業單位檔案整理工作進行合理創新的措施

新時期社會的發展以及信息技術在各行各業中的廣泛應用促使事業單位的檔案整理工作發生了一定的變化，事業單位中的檔案管理人員要想加強檔案整理質量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應該結合先進的技術和理念探索檔案整理工作優化創新的措施，進而借助科學的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業單位檔案管理工作的優化開展創造良好的條件。具體而言，在信息時代背景下，檔案工作也逐漸開始迎來了信息化、現代化和數字化時代，并且隨著信息技術在檔案工作中的廣泛應用以及電子文件、數字檔案的產生，檔案信息化和現代化建設逐漸開始對檔案整理工作產生一定的影響，傳統的檔案整理工作已經無法滿足新時期檔案信息化、現代化建設發展需求，因此檔案整理工作人員必須結合時代要求以及事業單位檔案整理工作的實際情況對檔案整理工作進行合理創新，為事業單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來說，在對檔案整理工作進行創新的過程中，檔案整理人員應該在堅持傳統的基礎上引進先進的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創新能夠在新時期取得良好的發展成效。

在具體操作方面，結合事業單位的檔案整理工作實踐，一方面，檔案整理人員在對整理工作進行創新的過程中可以按照檔案的應用價值對檔案加以整理，明確能夠在事業單位使用的檔案資源、能夠在事業單位外部使用的檔案資源，并按照這一標準進行整理，為檔案資源創造更大的利用空間，促使事業單位在檔案管理工作中可以采用開放服務模式，實現檔案資源的優化共享。另一方面，事業單位在實施檔案整理的過程中應該結合現代信息技術的應用引入現代檔案管理系統，借助先進的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開展，逐步提升檔案整理的工作效率和效果，進一步增強檔案整理工作的有序性和規范性，為檔案資源的有效利用提供相應的保障[5]。此外，在對檔案整理工作進行合理創新的過程中，事業單位應該注意關注對檔案整理人員綜合素質的培養，促使檔案整理人員的專業能力能夠滿足檔案整理工作的創新要求，促進檔案整理創新取得良好的成果。這樣，借助動態的檔案服務創新，事業單位的檔案整理工作質量必然能夠得到顯著的提升，進而為事業單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業單位外部的使用提供一定的支持，為事業單位檔案管理工作的優化開展提供堅實的保障。

4 結語

隨著社會的發展以及檔案資源應用范圍的拓展，事業單位檔案管理部門也應該逐漸認識到檔案整理工作的重要性，在新時期結合先進的技術和科學的檔案整理工作理念對檔案整理工作進行合理創新，為檔案管理工作的優化開展提供相應的支持。唯有如此，事業單位檔案整理工作的作用才能夠得到一定的發揮，為促進事業單位各項工作的優化開展貢獻一定的力量。

參考文獻

[1]黃飛.事業單位檔案整理工作淺談[J].勞動保障世界，2013（8）：50-51.

[2]劉蕊.淺析事業單位檔案整理工作[J].黑龍江史志，2014（21）：244-244.

[3]彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2012（13）：116，119.

[4]楊曉曉.淺析事業單位檔案整理工作[J].辦公室業務，2016（9）：107-107.

[5]趙桂香.淺談事業單位檔案的歸檔文件的整理[J].科技創新導報，2012（35）：193-193.