對加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的看法

杜隆貴

摘要：企業(yè)檔案信息化建設(shè)是提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志之一，是現(xiàn)代企業(yè)必須具備的軟實力之一。加強企業(yè)信息化管理永遠(yuǎn)在路上，隨著形勢的變化和信息化技術(shù)水平的提高，企業(yè)檔案信息化建設(shè)亦不斷地暴露出一些問題，本文從剖析問題的角度出發(fā)，提出建設(shè)性看法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 信息化建設(shè) 問題 建設(shè)性看法

中圖分類號：F2707 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）05-0072-01

企業(yè)信息化是國民經(jīng)濟信息化的基礎(chǔ)，檔案信息化是企業(yè)信息化管理的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理過程中，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將企業(yè)檔案資源管理模式從以面向檔案實體保管為重心，向以檔案實體的數(shù)字化信息為重心的轉(zhuǎn)變過程。進而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，保證企業(yè)檔案信息資源的有效采集、管理和利用，實現(xiàn)檔案信息高度共享。加強企業(yè)信息化管理永遠(yuǎn)在路上，隨著形勢的變化和信息化技術(shù)水平的提高，企業(yè)檔案信息化建設(shè)亦不斷地暴露出一些問題，需要企業(yè)給予重視，積極采取有效對策，不斷提高信息化管理水平。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)顯露出的問題

滿足現(xiàn)狀的思想。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)打好一定基礎(chǔ)的現(xiàn)下，一些企業(yè)對檔案信息化建設(shè)不很上心，保持常規(guī)運行狀態(tài)，差不多就行的管理思想導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)大干快上了一段后，就停留在現(xiàn)狀了，即使出現(xiàn)了一些問題，也被輕描淡寫了，這種滿足現(xiàn)狀的思想是企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中最大的障礙。

基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)施薄弱。在人力物力的投入上不足，一次性投入尚被重視，改善性投入難于兌現(xiàn)，或縮水兌現(xiàn)，直接影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)所需要的技術(shù)裝備不足，計算機配置相對較低，軟硬件功能不足且更新緩慢，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備不足，影響檔案的信息傳輸、交換和資源共享，等等，

設(shè)計規(guī)劃的前瞻性不足。檔案工作的開展應(yīng)當(dāng)是緊跟時代發(fā)展步伐的，因此，檔案工作不僅應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)前形勢的需要，更應(yīng)當(dāng)瞄準(zhǔn)時代發(fā)展的前進方向，所以，在規(guī)劃設(shè)計上急需務(wù)實更需具有前瞻性。然而，就目前的情況來看，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作無論是在規(guī)范化建設(shè)上，還是在數(shù)字化的構(gòu)建上，乃至于是在網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)知和社會化的融入等方面，都因為規(guī)劃中沒有很好注重前瞻性的問題，致使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展動力不足，不能很好適應(yīng)時代快速發(fā)展的前進步伐，設(shè)計層面的滯后，影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作可持續(xù)科學(xué)地發(fā)展。

相應(yīng)的制度建設(shè)不完善。從一些企業(yè)的內(nèi)部建設(shè)來說，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作上確實形成了一些成型的規(guī)章制度，也在實際工作中發(fā)揮了一定的作用，但是其中的主要問題是，制度建設(shè)中還存在著完整性和規(guī)范性及嚴(yán)格性不足的情況。對此，既有企業(yè)自身對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識不足的問題，更有在國家的大層面上應(yīng)當(dāng)給予重視的問題，需要在依法治國的大背景下，從法律的層面加強應(yīng)有的建設(shè)，促使在對企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的制度建設(shè)上起到強力推進作用。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建設(shè)性看法

要加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)從以下幾方面強化工作的力度。

其一提高認(rèn)識是解決問題的先行因素。企業(yè)檔案能夠真實、全面、系統(tǒng)地反映企業(yè)在以往的經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對提高企業(yè)組織管理、促進經(jīng)營決策和創(chuàng)新，具有正面性的積極影響。所以，強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作，就是為檔案管理插上科技的翅膀，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供智能性的服務(wù)水平。并且由于企業(yè)檔案能夠儲存和“復(fù)讀”企業(yè)的各項活動，是企業(yè)豐富文化的歷史積累，這是其他任何工作所無法替代的，是其本身所獨有的優(yōu)勢，加之，企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠縮短二次文獻信息的編著時間，大力提高檔案信息的時效性。

其二堅持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)原則。就是要在強化企業(yè)檔案信息化建設(shè)上要明確的幾個基本性的原則，以確保工作的開展不會“誤入歧途”。比如說，要確定“標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的原則”，就是要解決在建設(shè)中的“任性胡來”的問題，使我們的工作不偏離正確發(fā)展的軌道；要確定“準(zhǔn)確有用的原則”，就是要確保被數(shù)字化的檔案資料要取向于“高價值”，保障資源的合理使用；要確定“超前規(guī)劃的原則”，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)既能適應(yīng)當(dāng)下的需要，又能夠緊跟時代發(fā)展的步伐；要確定“服務(wù)為先的原則”，就是要尊重檔案的“使用特性”，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值；要確定“保密的工作原則”，為企業(yè)的健康發(fā)展提供重要的保障，要確定“責(zé)任追求的原則”，以此加強崗位工作人員做好工作的責(zé)任意識，等等，這些必要的原則，就是確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)不可缺少的有力助手。

其三堅強軟硬件建設(shè)。要為檔案信息化建設(shè)裝備性能可靠的支撐性設(shè)施設(shè)備，要開發(fā)能夠適應(yīng)本企業(yè)需要并與企業(yè)辦公自動化有效兼容的通用型管理軟件，要在借助靈活便捷的互聯(lián)網(wǎng)支撐的同時，強化自身的應(yīng)用水平，開發(fā)出有力的保護性措施手段，確保對檔案資料的方便實用，確保對檔案資料的安全性保護。

其四提高崗位人員素質(zhì)。就是要注意選用具有專業(yè)能力的人員從事檔案管理，要肯于對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的資金投入。對于提高檔案管理人員的素質(zhì)要一手抓培訓(xùn)，一手抓管理，以有效的管理機制來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，否則，即便設(shè)施條件具備了，管理不夠，加強檔案信息化建設(shè)也沒有保證。

參考文獻：

[1]王華.企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2012（S2）：27-28.

[2]丁蘭蘭.企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理探討[J].中國高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，2016（21）：154-155.

責(zé)任編輯：孫瑤