新形勢下高校檔案服務(wù)工作定位探究

孟凡玲 田偉

摘要：在國家要求“政務(wù)信息公開”，高校檔案館是學校發(fā)展歷程中各種資料庫，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，信息技術(shù)融入檔案的管理工作中，檔案服務(wù)形式轉(zhuǎn)變發(fā)生改變。創(chuàng)新工作方式和服務(wù)定位方向性是檔案管理者要思考的問題。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；服務(wù)；制度；

高等學校在教育生態(tài)環(huán)境變革的新的形勢下，逐漸轉(zhuǎn)變辦學思路和定位，而檔案工作是高校眾多工作之一，在新形勢下，以新媒體環(huán)境為研究背景，融合高校檔案服務(wù)的各個方面。只有對高校檔案服務(wù)工作有一個比較明確的定位，才能對高校檔案工作有更加深入的認識和理解，才能應(yīng)對“互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案”工作的挑戰(zhàn)，才能使檔案服務(wù)工作真正做到為高校健康發(fā)展資政參考，為學校的和諧發(fā)展提供支持。

一、解析《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，以下簡稱《意見》

新形勢指“新的事物發(fā)展形勢，或者國內(nèi)、國際的時事發(fā)展新的趨勢”，形勢也是趨勢之意。在《意見》中提出普遍存在問題：領(lǐng)導重視不夠；人員與經(jīng)費保障不足；檔案收集整理、管理和服務(wù)不到位，不能收全、管好和用活；人員素質(zhì)不高等情況。同時提出《意見》中提出“完善工作體制機制、建立健全三個體系、加大支持保障力度三大方面”的內(nèi)容。

二、新形勢下高校檔案工作及服務(wù)

高校檔案工作在收集檔案的模式、管理的手段和服務(wù)機制要創(chuàng)新，在檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力、管理方式等方面需要不斷提高，才能有檔案工作中的亮點出現(xiàn)。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨著新技術(shù)、新理念、新方法在高校檔案工作中的引用與運用，在這種新的形勢下對檔案工作和檔案工作者提。今年來，高校檔案工作在工作程序、服務(wù)環(huán)節(jié)和內(nèi)容上都發(fā)生了不同程度的變化。如各省市的檔案局先后開通了微信公眾平臺，由專人負責微信平臺的運行和服務(wù)工作。是庫存的紙質(zhì)檔案信息躍然紙上，利用者可以通過關(guān)注公眾平臺，足不出戶的閱覽檔案信息。這就要求，檔案工作人員只有順應(yīng)新形勢，把握高校檔案工作發(fā)展的新機遇，準確找到自身角色定位、檔案服務(wù)的定位，才能應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展、服務(wù)轉(zhuǎn)型，才能滿足社會發(fā)展需求。

三、做好高校檔案工作的幾個要點

（一）完善已有的歸檔制度，使館藏資源應(yīng)有盡有。

首先檔案館根據(jù)工作實際情況制定歸檔范圍和保管期限表要準確嚴謹，不能有遺漏也不能太泛泛，要經(jīng)過同級檔案行政管理部門審核批準后實施。其次應(yīng)歸檔材料要收齊，現(xiàn)在有個狀況是檔案館也逐漸項社會開放利用，但是有的資料館藏里面沒有，直接影響利用效果，所以應(yīng)歸檔的文件材料，包括各種紙質(zhì)資料、電子文件、電子產(chǎn)品、照片、實物等各單位均要向?qū)W校檔案館移交，任何院系及工作人員不能為了方便自己利用而不歸檔。三是補救檔案損失。對損毀、丟失檔案的，檔案館要依據(jù)檔案法對相應(yīng)單位檔案負責人和檔案員處罰，并要求檔案形成單位補救損毀檔案。

（二）構(gòu)建資源管理框架，使資源體系合理化、科學化

建立檔案資源管理架構(gòu)。建立以檔案館為主導、各單位配合學校檔案館、檔案館集中檔案資源架構(gòu)，形成聯(lián)動機制，建立統(tǒng)一檢索平臺，通過平臺實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的歸檔和利用查檔工作，各單位在本單位也可以查閱所歸的檔案，實現(xiàn)無紙化節(jié)省人物力，同時為工作節(jié)省了大量的時間。

（三）“主動出擊”為社會提供服務(wù)，升級服務(wù)

在移動端和PC端快速發(fā)展的形勢下，檔案服務(wù)要緊跟時代步伐主動出擊，借鑒移動圖書館在服務(wù)上創(chuàng)新成果，分析圖書館服務(wù)定位，對其現(xiàn)有的優(yōu)秀成果進行解析，借鑒、改進、運用到檔案工作中來，提高服務(wù)質(zhì)量，真正順國家政策要求、借力互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的時代趨勢，開啟檔案工作的時代轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)已經(jīng)撼動了生活的方方面面，從教育、經(jīng)濟、人文等等，在這種情況下要求檔案工作者轉(zhuǎn)變思路，主動做好工作，解決實際問題，發(fā)展好檔案事業(yè)。

要統(tǒng)籌好檔案綜合服務(wù)。高校政務(wù)信息公開中的檔案信息公開也是政策所規(guī)定要求之一。以政務(wù)信息公開的契機，利用高校檔案網(wǎng)站開發(fā)可利用資源，構(gòu)建一站式服務(wù)平臺模式，同時開發(fā)移動端APP，利用者下載終端就可以足不出戶查閱檔案，翻閱歷史名人傳記、校史展覽、風土人情、地域文化等。

按照檔案開放要求做好服務(wù)。高校檔案館按照《檔案法》，“分期分批地向社會開放”，加大投入對已有資源開發(fā)，編研檔案產(chǎn)品或書籍，擴大利用效果。同時還可以制作檔案副本、通過高校網(wǎng)站進行網(wǎng)上展廳、照片展覽和移動終端等多種形式提供多方位的服務(wù)。

拓寬檔案服務(wù)的渠道。高校檔案館在服務(wù)上要有主動性，主動性、個性化的服務(wù)才能取得實效，一要主動對自有館藏檔案資源數(shù)字化、信息化，二要主動開放檔案資源，三要主動提供個性化的檔案服務(wù)，利用微信公眾平臺、微博推送相關(guān)檔案信息，出版檔案選編，舉辦檔案專題展覽，發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻，發(fā)行音像制品，將校史館搬到網(wǎng)絡(luò)上，把庫存的紙質(zhì)檔案用活，發(fā)揮檔案的歷史價值、參政資政的價值和文化傳播的價值，真正提升檔案價值，把“檔案庫”變成“文化思想庫”。

檔案服務(wù)全方位。高校檔案館服務(wù)對象范圍既要為學校領(lǐng)導決策提供服務(wù)，又要為各立檔單位服務(wù)，還要為廣大師生服務(wù)，同時還要開展社會服務(wù)。把實現(xiàn)好、發(fā)展好檔案服務(wù)工作做為檔案館建設(shè)的“核心大腦”，開展立體化、全方位的服務(wù)模式，才能使檔案真“活”起來。

（四）檔案數(shù)字化是服務(wù)手段現(xiàn)代化和便捷化的基礎(chǔ)

一是推進和加快檔案存儲數(shù)字化。高校負責檔案領(lǐng)導把檔案的數(shù)字化納入學校規(guī)劃之中，并為數(shù)字化提供必備的設(shè)備和工作人員，真正實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存過渡到數(shù)字存儲檔案。其次，高校檔案館采用數(shù)據(jù)化外包的方式將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，用數(shù)字檔案或者縮微膠片等形式代替原紙質(zhì)檔案，提高原紙質(zhì)檔案的壽命和利用效率；再有，制定嚴格的檔案保密制度，在數(shù)字化過程中不能發(fā)生信息外泄事件，制定好安全預(yù)防方案，嚴防個人隱私和有關(guān)國家密碼文件的外泄，設(shè)定專人負責、專人管理。

二是加快檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。首先，資源共享服務(wù)是現(xiàn)在檔案館所要走的一條信息化的道路，利用高校已有的設(shè)備平臺等資源，將可以公布的檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程服務(wù)，其次，要建立健全檔案信息公開發(fā)布保密審查制度，按照制度審核，審核通過的信息才可以上網(wǎng)公布，不能將涉密信息泄露。

（五）強有力的檔案隊伍是推動檔案工作發(fā)展之基

一是要有專門的領(lǐng)導主管檔案工作；二是把檔案工作納入高校發(fā)展十三五規(guī)劃中去；三是切實把檔案工作量列入工作人員工作考核的內(nèi)容，特別是兼職檔案員工作量化；四是聽取和檢查相結(jié)合，制定聽取檔案工作匯報計劃和實地的檢查督促，深入檔案工作實際之中，解決工作中出現(xiàn)的困難。六是資源要保障，提供財政支持解決為檔案工作中重大問題。

（六）多元的檔案服務(wù)形式，助推檔案健康發(fā)展

加大檔案的宣傳力度，以文字、圖片、展覽等多種形式和多媒體的方式加大檔案工作和檔案工作者的業(yè)績的宣傳，為檔案發(fā)展提供輿論支持。一是加大檔案工作的先進個人和先進事跡的宣傳，利用網(wǎng)絡(luò)平臺和微信公眾平臺等媒體把好的東西擴散出去，形成一個好的社會輿論和導向。二是挖掘庫存檔案的歷史價值，編研精品作品，推出特色檔案，又能夠適合公眾喜歡的作品。三是加大宣傳提升本校檔案館的知名度。

（七）建設(shè)強有力的檔案干部隊伍，推進檔案事業(yè)健康發(fā)展

高校檔案工作的主體為檔案工作者，檔案工作者對新形勢下高校檔案工作的理解及把握直接影響到檔案管理的科學性及檔案服務(wù)的優(yōu)劣。國家發(fā)展戰(zhàn)略中提出“人才興黨”，有了人才，黨的事業(yè)才能健康持續(xù)發(fā)展下去，檔案事業(yè)也是如此，人才是檔案工作快速發(fā)展的必備條件之一，也是首要條件。

首先，要建設(shè)一支“有信念、講規(guī)矩、講奉獻、有作為”檔案專業(yè)人才隊伍。這就需要有好的架構(gòu)師為檔案領(lǐng)導者，能精準的把握政策方針和制定發(fā)展戰(zhàn)略方向，又能夠為戰(zhàn)略的實施爭取到人、財和資源的支持，對檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)都有涉足，立足檔案工作，熟知業(yè)務(wù)，熟諳戰(zhàn)略目標和問題。又要有具有極強管理能力的工作人員，將檔案工作分情況有條不紊地開展下去，并能迎刃而解工作中的難題。這就要求工作人員在新形勢下“基礎(chǔ)在學、關(guān)鍵在做”具有很強的學習能力，又有能將新的知識理論運用到實際工作中去的人。實現(xiàn)“1+1﹥2”效果。

其次，“活到老學到老”不斷學習才能適應(yīng)新的環(huán)境，檔案工作也是如此，面對新的形勢，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，正確的實踐工作要有正確的認識為藍圖，這些是通過學習新知識、新技才能來獲得，既要有扎實的檔案理論知識，又要學習計算機等專業(yè)知識，既有專業(yè)特長，又有多方面知識能力的綜合性人才，才能夠為檔案事業(yè)做出卓越的貢獻。同時在學習中思考，在思考中升華，體現(xiàn)自我價值。不斷學習充實自己才是做人的大意境。

再有，完善人才引進機制，規(guī)范人才引進程序，努力把握新形勢下人才工作的特點和人才需求的變化，積極探索新形勢下人才隊伍引入與建設(shè)的方法，科學制定和不斷完善人才工作政策措施，為引人用人建立制度規(guī)范。同時還要對現(xiàn)有人才有計劃有步驟的加大培養(yǎng)力度，建立人才培養(yǎng)計劃，提供開展檔案學術(shù)研究的條件和必備的經(jīng)費支出。

高校檔案服務(wù)要從“服務(wù)”的根本出發(fā)，找準定位，在檔案管理、檔案宣傳、檔案編研等各個工作環(huán)節(jié)以此為方向，深刻理解新形勢帶給高校檔案服務(wù)的機遇與挑戰(zhàn)，才能激發(fā)高校檔案的發(fā)展動力，在動力推動下，檔案工作才更會有聲色。

總之，高校檔案館要擁抱“信息化的時代”，找準工作定位，改變檔案工作的管理模式，創(chuàng)新服務(wù)方式，這是檔案工作將要長期堅持的方向。也是檔案事業(yè)發(fā)展的方向標。

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本文是基金項目：中國高等教育學會檔案工作分會 “十三五” 規(guī)劃課題一般課題“實現(xiàn)我國“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關(guān)鍵技術(shù)研究“項目編號：ZGD-Y-2016-06，研究成果之一。

（作者單位： 1天津師范大學津沽學院，天津 300387；2天津工業(yè)大學檔案館，天津 300387）