新形勢(shì)下高校檔案服務(wù)工作定位探究

孟凡玲 田偉

摘要：在國(guó)家要求“政務(wù)信息公開(kāi)”，高校檔案館是學(xué)校發(fā)展歷程中各種資料庫(kù)，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，信息技術(shù)融入檔案的管理工作中，檔案服務(wù)形式轉(zhuǎn)變發(fā)生改變。創(chuàng)新工作方式和服務(wù)定位方向性是檔案管理者要思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；服務(wù)；制度；

高等學(xué)校在教育生態(tài)環(huán)境變革的新的形勢(shì)下，逐漸轉(zhuǎn)變辦學(xué)思路和定位，而檔案工作是高校眾多工作之一，在新形勢(shì)下，以新媒體環(huán)境為研究背景，融合高校檔案服務(wù)的各個(gè)方面。只有對(duì)高校檔案服務(wù)工作有一個(gè)比較明確的定位，才能對(duì)高校檔案工作有更加深入的認(rèn)識(shí)和理解，才能應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案”工作的挑戰(zhàn)，才能使檔案服務(wù)工作真正做到為高校健康發(fā)展資政參考，為學(xué)校的和諧發(fā)展提供支持。

一、解析《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》

新形勢(shì)指“新的事物發(fā)展形勢(shì)，或者國(guó)內(nèi)、國(guó)際的時(shí)事發(fā)展新的趨勢(shì)”，形勢(shì)也是趨勢(shì)之意。在《意見(jiàn)》中提出普遍存在問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)重視不夠；人員與經(jīng)費(fèi)保障不足；檔案收集整理、管理和服務(wù)不到位，不能收全、管好和用活；人員素質(zhì)不高等情況。同時(shí)提出《意見(jiàn)》中提出“完善工作體制機(jī)制、建立健全三個(gè)體系、加大支持保障力度三大方面”的內(nèi)容。

二、新形勢(shì)下高校檔案工作及服務(wù)

高校檔案工作在收集檔案的模式、管理的手段和服務(wù)機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新，在檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力、管理方式等方面需要不斷提高，才能有檔案工作中的亮點(diǎn)出現(xiàn)。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著新技術(shù)、新理念、新方法在高校檔案工作中的引用與運(yùn)用，在這種新的形勢(shì)下對(duì)檔案工作和檔案工作者提。今年來(lái)，高校檔案工作在工作程序、服務(wù)環(huán)節(jié)和內(nèi)容上都發(fā)生了不同程度的變化。如各省市的檔案局先后開(kāi)通了微信公眾平臺(tái)，由專人負(fù)責(zé)微信平臺(tái)的運(yùn)行和服務(wù)工作。是庫(kù)存的紙質(zhì)檔案信息躍然紙上，利用者可以通過(guò)關(guān)注公眾平臺(tái)，足不出戶的閱覽檔案信息。這就要求，檔案工作人員只有順應(yīng)新形勢(shì)，把握高校檔案工作發(fā)展的新機(jī)遇，準(zhǔn)確找到自身角色定位、檔案服務(wù)的定位，才能應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展、服務(wù)轉(zhuǎn)型，才能滿足社會(huì)發(fā)展需求。

三、做好高校檔案工作的幾個(gè)要點(diǎn)

（一）完善已有的歸檔制度，使館藏資源應(yīng)有盡有。

首先檔案館根據(jù)工作實(shí)際情況制定歸檔范圍和保管期限表要準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，不能有遺漏也不能太泛泛，要經(jīng)過(guò)同級(jí)檔案行政管理部門審核批準(zhǔn)后實(shí)施。其次應(yīng)歸檔材料要收齊，現(xiàn)在有個(gè)狀況是檔案館也逐漸項(xiàng)社會(huì)開(kāi)放利用，但是有的資料館藏里面沒(méi)有，直接影響利用效果，所以應(yīng)歸檔的文件材料，包括各種紙質(zhì)資料、電子文件、電子產(chǎn)品、照片、實(shí)物等各單位均要向?qū)W校檔案館移交，任何院系及工作人員不能為了方便自己利用而不歸檔。三是補(bǔ)救檔案損失。對(duì)損毀、丟失檔案的，檔案館要依據(jù)檔案法對(duì)相應(yīng)單位檔案負(fù)責(zé)人和檔案員處罰，并要求檔案形成單位補(bǔ)救損毀檔案。

（二）構(gòu)建資源管理框架，使資源體系合理化、科學(xué)化

建立檔案資源管理架構(gòu)。建立以檔案館為主導(dǎo)、各單位配合學(xué)校檔案館、檔案館集中檔案資源架構(gòu)，形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，建立統(tǒng)一檢索平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的歸檔和利用查檔工作，各單位在本單位也可以查閱所歸的檔案，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化節(jié)省人物力，同時(shí)為工作節(jié)省了大量的時(shí)間。

（三）“主動(dòng)出擊”為社會(huì)提供服務(wù)，升級(jí)服務(wù)

在移動(dòng)端和PC端快速發(fā)展的形勢(shì)下，檔案服務(wù)要緊跟時(shí)代步伐主動(dòng)出擊，借鑒移動(dòng)圖書(shū)館在服務(wù)上創(chuàng)新成果，分析圖書(shū)館服務(wù)定位，對(duì)其現(xiàn)有的優(yōu)秀成果進(jìn)行解析，借鑒、改進(jìn)、運(yùn)用到檔案工作中來(lái)，提高服務(wù)質(zhì)量，真正順國(guó)家政策要求、借力互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代的時(shí)代趨勢(shì)，開(kāi)啟檔案工作的時(shí)代轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)已經(jīng)撼動(dòng)了生活的方方面面，從教育、經(jīng)濟(jì)、人文等等，在這種情況下要求檔案工作者轉(zhuǎn)變思路，主動(dòng)做好工作，解決實(shí)際問(wèn)題，發(fā)展好檔案事業(yè)。

要統(tǒng)籌好檔案綜合服務(wù)。高校政務(wù)信息公開(kāi)中的檔案信息公開(kāi)也是政策所規(guī)定要求之一。以政務(wù)信息公開(kāi)的契機(jī)，利用高校檔案網(wǎng)站開(kāi)發(fā)可利用資源，構(gòu)建一站式服務(wù)平臺(tái)模式，同時(shí)開(kāi)發(fā)移動(dòng)端APP，利用者下載終端就可以足不出戶查閱檔案，翻閱歷史名人傳記、校史展覽、風(fēng)土人情、地域文化等。

按照檔案開(kāi)放要求做好服務(wù)。高校檔案館按照《檔案法》，“分期分批地向社會(huì)開(kāi)放”，加大投入對(duì)已有資源開(kāi)發(fā)，編研檔案產(chǎn)品或書(shū)籍，擴(kuò)大利用效果。同時(shí)還可以制作檔案副本、通過(guò)高校網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)上展廳、照片展覽和移動(dòng)終端等多種形式提供多方位的服務(wù)。

拓寬檔案服務(wù)的渠道。高校檔案館在服務(wù)上要有主動(dòng)性，主動(dòng)性、個(gè)性化的服務(wù)才能取得實(shí)效，一要主動(dòng)對(duì)自有館藏檔案資源數(shù)字化、信息化，二要主動(dòng)開(kāi)放檔案資源，三要主動(dòng)提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，利用微信公眾平臺(tái)、微博推送相關(guān)檔案信息，出版檔案選編，舉辦檔案專題展覽，發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻，發(fā)行音像制品，將校史館搬到網(wǎng)絡(luò)上，把庫(kù)存的紙質(zhì)檔案用活，發(fā)揮檔案的歷史價(jià)值、參政資政的價(jià)值和文化傳播的價(jià)值，真正提升檔案價(jià)值，把“檔案庫(kù)”變成“文化思想庫(kù)”。

檔案服務(wù)全方位。高校檔案館服務(wù)對(duì)象范圍既要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，又要為各立檔單位服務(wù)，還要為廣大師生服務(wù)，同時(shí)還要開(kāi)展社會(huì)服務(wù)。把實(shí)現(xiàn)好、發(fā)展好檔案服務(wù)工作做為檔案館建設(shè)的“核心大腦”，開(kāi)展立體化、全方位的服務(wù)模式，才能使檔案真“活”起來(lái)。

（四）檔案數(shù)字化是服務(wù)手段現(xiàn)代化和便捷化的基礎(chǔ)

一是推進(jìn)和加快檔案存儲(chǔ)數(shù)字化。高校負(fù)責(zé)檔案領(lǐng)導(dǎo)把檔案的數(shù)字化納入學(xué)校規(guī)劃之中，并為數(shù)字化提供必備的設(shè)備和工作人員，真正實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存過(guò)渡到數(shù)字存儲(chǔ)檔案。其次，高校檔案館采用數(shù)據(jù)化外包的方式將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，用數(shù)字檔案或者縮微膠片等形式代替原紙質(zhì)檔案，提高原紙質(zhì)檔案的壽命和利用效率；再有，制定嚴(yán)格的檔案保密制度，在數(shù)字化過(guò)程中不能發(fā)生信息外泄事件，制定好安全預(yù)防方案，嚴(yán)防個(gè)人隱私和有關(guān)國(guó)家密碼文件的外泄，設(shè)定專人負(fù)責(zé)、專人管理。

二是加快檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。首先，資源共享服務(wù)是現(xiàn)在檔案館所要走的一條信息化的道路，利用高校已有的設(shè)備平臺(tái)等資源，將可以公布的檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，其次，要建立健全檔案信息公開(kāi)發(fā)布保密審查制度，按照制度審核，審核通過(guò)的信息才可以上網(wǎng)公布，不能將涉密信息泄露。

（五）強(qiáng)有力的檔案隊(duì)伍是推動(dòng)檔案工作發(fā)展之基

一是要有專門的領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作；二是把檔案工作納入高校發(fā)展十三五規(guī)劃中去；三是切實(shí)把檔案工作量列入工作人員工作考核的內(nèi)容，特別是兼職檔案員工作量化；四是聽(tīng)取和檢查相結(jié)合，制定聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)計(jì)劃和實(shí)地的檢查督促，深入檔案工作實(shí)際之中，解決工作中出現(xiàn)的困難。六是資源要保障，提供財(cái)政支持解決為檔案工作中重大問(wèn)題。

（六）多元的檔案服務(wù)形式，助推檔案健康發(fā)展

加大檔案的宣傳力度，以文字、圖片、展覽等多種形式和多媒體的方式加大檔案工作和檔案工作者的業(yè)績(jī)的宣傳，為檔案發(fā)展提供輿論支持。一是加大檔案工作的先進(jìn)個(gè)人和先進(jìn)事跡的宣傳，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和微信公眾平臺(tái)等媒體把好的東西擴(kuò)散出去，形成一個(gè)好的社會(huì)輿論和導(dǎo)向。二是挖掘庫(kù)存檔案的歷史價(jià)值，編研精品作品，推出特色檔案，又能夠適合公眾喜歡的作品。三是加大宣傳提升本校檔案館的知名度。

（七）建設(shè)強(qiáng)有力的檔案干部隊(duì)伍，推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展

高校檔案工作的主體為檔案工作者，檔案工作者對(duì)新形勢(shì)下高校檔案工作的理解及把握直接影響到檔案管理的科學(xué)性及檔案服務(wù)的優(yōu)劣。國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略中提出“人才興黨”，有了人才，黨的事業(yè)才能健康持續(xù)發(fā)展下去，檔案事業(yè)也是如此，人才是檔案工作快速發(fā)展的必備條件之一，也是首要條件。

首先，要建設(shè)一支“有信念、講規(guī)矩、講奉獻(xiàn)、有作為”檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。這就需要有好的架構(gòu)師為檔案領(lǐng)導(dǎo)者，能精準(zhǔn)的把握政策方針和制定發(fā)展戰(zhàn)略方向，又能夠?yàn)閼?zhàn)略的實(shí)施爭(zhēng)取到人、財(cái)和資源的支持，對(duì)檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)都有涉足，立足檔案工作，熟知業(yè)務(wù)，熟諳戰(zhàn)略目標(biāo)和問(wèn)題。又要有具有極強(qiáng)管理能力的工作人員，將檔案工作分情況有條不紊地開(kāi)展下去，并能迎刃而解工作中的難題。這就要求工作人員在新形勢(shì)下“基礎(chǔ)在學(xué)、關(guān)鍵在做”具有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，又有能將新的知識(shí)理論運(yùn)用到實(shí)際工作中去的人。實(shí)現(xiàn)“1+1﹥2”效果。

其次，“活到老學(xué)到老”不斷學(xué)習(xí)才能適應(yīng)新的環(huán)境，檔案工作也是如此，面對(duì)新的形勢(shì)，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，正確的實(shí)踐工作要有正確的認(rèn)識(shí)為藍(lán)圖，這些是通過(guò)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技才能來(lái)獲得，既要有扎實(shí)的檔案理論知識(shí)，又要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)，既有專業(yè)特長(zhǎng)，又有多方面知識(shí)能力的綜合性人才，才能夠?yàn)闄n案事業(yè)做出卓越的貢獻(xiàn)。同時(shí)在學(xué)習(xí)中思考，在思考中升華，體現(xiàn)自我價(jià)值。不斷學(xué)習(xí)充實(shí)自己才是做人的大意境。

再有，完善人才引進(jìn)機(jī)制，規(guī)范人才引進(jìn)程序，努力把握新形勢(shì)下人才工作的特點(diǎn)和人才需求的變化，積極探索新形勢(shì)下人才隊(duì)伍引入與建設(shè)的方法，科學(xué)制定和不斷完善人才工作政策措施，為引人用人建立制度規(guī)范。同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有人才有計(jì)劃有步驟的加大培養(yǎng)力度，建立人才培養(yǎng)計(jì)劃，提供開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究的條件和必備的經(jīng)費(fèi)支出。

高校檔案服務(wù)要從“服務(wù)”的根本出發(fā)，找準(zhǔn)定位，在檔案管理、檔案宣傳、檔案編研等各個(gè)工作環(huán)節(jié)以此為方向，深刻理解新形勢(shì)帶給高校檔案服務(wù)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，才能激發(fā)高校檔案的發(fā)展動(dòng)力，在動(dòng)力推動(dòng)下，檔案工作才更會(huì)有聲色。

總之，高校檔案館要擁抱“信息化的時(shí)代”，找準(zhǔn)工作定位，改變檔案工作的管理模式，創(chuàng)新服務(wù)方式，這是檔案工作將要長(zhǎng)期堅(jiān)持的方向。也是檔案事業(yè)發(fā)展的方向標(biāo)。

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本文是基金項(xiàng)目：中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì) “十三五” 規(guī)劃課題一般課題“實(shí)現(xiàn)我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關(guān)鍵技術(shù)研究“項(xiàng)目編號(hào)：ZGD-Y-2016-06，研究成果之一。

（作者單位： 1天津師范大學(xué)津沽學(xué)院，天津 300387；2天津工業(yè)大學(xué)檔案館，天津 300387）