沿襲傳統(tǒng) 對接崗位

鮑虹

內(nèi)容摘要：本文主要以檔案電子信息管理軟件為依托，通過該軟件在《信息文書與檔案》課堂教學中的實踐與運用，梳理出課堂教學中使用該軟件進行教學的方法與策略，并在實踐過程中發(fā)現(xiàn)該軟件的優(yōu)勢與成效，同時總結在教學過程中遇到的困難，提出了幾點反思。

關鍵詞：檔案電子信息化；檔案教學；實踐；應用

G275.2

《信息文書與檔案》是商務助理專業(yè)主干課程之一，課本按照文書與檔案管理的辦理流程，系統(tǒng)介紹了采集信息、草擬文書、辦理文書、管理檔案等內(nèi)容。任務情境之中包含了理論知識和實踐操作。以模塊四《管理檔案》為例，即檔案的系統(tǒng)整理和科學編目。不僅要正確地將歸檔文件區(qū)分“件”，更要最終親自動手將文件整理成合格的檔案。僅僅依靠傳統(tǒng)紙質檔案的整理過程并不能將每一個環(huán)節(jié)的技能都掌握到位。本文結合課堂與企業(yè)的實際需要，與浙江京圖科技有限公司共同開發(fā)了“商務助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”，并在教學實踐中應用這一軟件開展課堂教學，并總結了教學實踐中的優(yōu)勢與不足。

一、現(xiàn)狀與需求。

（一）課堂需要：

（1）缺乏各類真實的文件進行實訓。比如，在判斷文件的保管期限時，需要大量紙質檔案文件對照《檔案保管期限表》反復實踐練習，才能在工作中迅速、正確地判斷一份文件正確的保管期限，掌握這一既能。教學實訓過程中學校的教師無法提供各類真實的大量紙質檔案供學生實訓，教學過程中只能紙上談兵，淺嘗輒止。

（2）實訓材料繁復，價格高。紙質檔案整理時，教師需要準備好大量的待整理文件，購買檔案盒、準備歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表、包角紙、歸檔章、印泥、號碼機等各類耗材與設備。實訓中，學生一旦填寫、整理錯誤，整個文件以及其中很多材料都將報廢，不能重復使用，一次實訓經(jīng)費高、效率低。

（二）企業(yè)需求：

商務助理專業(yè)在制定新的人才培養(yǎng)模式時，通過實地走訪、網(wǎng)絡問卷等形式考查了各類企事業(yè)單位，發(fā)現(xiàn)隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作日益受到重視。紙質檔案越來越多地作為電子化檔案保存。許多企業(yè)單位需要對電子文件產(chǎn)生以前的紙質檔案開展數(shù)字化工作。人們對檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來越高要求的同時，也面臨著檔案管理人才緊缺的窘境。紙質檔案電子化保存這一技能已成為企業(yè)對于商務助理類人才的一個新的要求點。學校教育勢必要從企業(yè)用人需要角度培養(yǎng)更多的適用人才。[參考文獻：

[1]柴軍榮 文書檔案電子化管理探討[J] 2013.9]

二、開發(fā)與制作。

商務助理專業(yè)基于檔案管理教學現(xiàn)狀與用人單位的實際需求，經(jīng)過多次溝通、交流與浙江京圖科技有限公司共同開發(fā)了“商務助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件”（見圖1）。整個系統(tǒng)按照OAIS模型分為檔案教學、檔案考試、成果統(tǒng)計等，其功能涵蓋對文書類檔案、科技類檔案、電子照片類檔案等類別檔案整理的全過程。京圖公司還將在系統(tǒng)中附帶大量企業(yè)真實檔案（隱去保密信息）供學生實訓使用。

（圖1：商務助理專業(yè)檔案電子信息管理軟件內(nèi)容架構）

信息錄入：主要完成標準信息的錄入，為檔案教學、檔案考試模塊打下基礎。通過此模塊，教師錄入作為標準答案的檔案信息，檔案教學模式時可以在課堂教學、測試時將檔案信息發(fā)布給學生，供教學考試使用。

檔案教學：主要完成各種類別檔案的教學任務。

（一）文書檔案教學，學生在工具包知識點以及系統(tǒng)提示下，完成文書類檔案的整理工作，熟悉文書檔案的整理流程；

（二）科技檔案教學，學生根據(jù)科研、產(chǎn)品、設備、基建四類科技檔案整理方案，在書本知識點以及系統(tǒng)提示下，完成所有科技檔案的整理工作，熟悉科技檔案的整理流程；

（三）電子照片檔案教學，針對學生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書本知識點以及系統(tǒng)提示下，完成電子照片檔案的整理工作，熟悉電子照片檔案的整理流程。

檔案測試：主要完成各種類別檔案的考試測評。

（一）文書檔案考試，進入文書檔案考試界面，系統(tǒng)將關閉知識點展示以及系統(tǒng)提示，學生獨立完成文書檔案的整理，考查學生對文書檔案整理的掌握情況；

（二）科技檔案教學： 進入科技檔案考試界面， 系統(tǒng)同樣關閉知識點展示和系統(tǒng)提示，學生獨立完成科技檔案的整理，考查學生對科技檔案整理的掌握情況；

（三）電子照片檔案教學，針對學生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書本知識點以及系統(tǒng)提示下， 完成電子照片檔案的整理工作， 熟悉電子照片檔案的整理流程。

三、實踐與運用

（一）課前準備

教師準備：教師完成信息錄入部分，將十份需要交給學生完成電子化管理的紙質檔案提交至系統(tǒng)，并將文件的關鍵信息：全宗名、年度、保管期限、歸檔章、歸檔文件目錄等錄入系統(tǒng)，作為實訓時提示或考查學生的知識點。課堂教學時，教師使用檔案教學模式。

學生準備：熟悉檔案電子信息管理軟件各部分的操作方法。

（二）課堂教學策略（見圖2）

照片回顧 下發(fā)文件：

陽光會務服務公司承接的商務助理專業(yè)“魅力商務 全能助理”閉幕式順利結束了，以照片的形式回顧閉幕式“經(jīng)典一刻“，同時會后產(chǎn)生了大量的會議文件需要整理，為了方便日后的查找和利用，會議文件除了按照文書檔案歸檔外，還要進行紙質文件電子化管理。陽光會務服務公司高葉接到了這個任務，要對10份會議文件通過檔案電子信息管理軟件進歸檔。

引導實施 文件歸檔：

任務導入之后，引導學生說出檔案歸檔整理的基本步驟（圖3），即

確定“件”

2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)

則》。《規(guī)則》規(guī)定整理單位應為自然件，即單份文件，“一般以每份文件為一件”。特殊情況時可以多份文件為“一件”。

1.文件正本與定稿一般應作為一件：完稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件：重要

文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）的，可將正本與歷次稿件各為一件。

2.正本與附件一般為一件：如果附件數(shù)量較多，或者太厚不易裝訂，也可各為一件。

正文與文件處理單，包括文件處理單（表）、擬辦單、發(fā)文稿紙、簽批條等，應作為一件。

3.原件與復制件（包括復印件以及抄件等）應作為一件。

4.轉發(fā)文件與被轉發(fā)文應作為一件。

5.報表、名冊、圖冊等，應按照它們本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。

示范講授 糾正錯漏：

完成這一環(huán)節(jié)后，教師公布正確的“件”，十份文件最終被分為了5“件”教師以示范講授《歸檔文件整理規(guī)則》中“件”的原理，幫助學生糾正錯漏。通過這一環(huán)節(jié)，可以讓學生通過該檔案實訓系統(tǒng)，直觀地掌握區(qū)分“件”這一重要技能。

分年度

學生完成檔案“件”的區(qū)分之后，正式進入檔案整理階段。分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度， 把屬于同一年度的文件集中， 把不同年度的文件分開。學生通過瀏覽檔案內(nèi)容，掌握以檔案落款處的成文日期確定檔案所屬年度。檔案系統(tǒng)左半部分窗格顯示文件名，學生在方框內(nèi)右擊選擇“新建文件夾”即可增加年度將條目信息按拖拽進相應年度（見圖4）。右側窗格則顯示了分年度相關的知識點，在檔案教學模式下，作為工具包提示學生正確確定大難所屬年度。

分級別

分級別是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但在課堂教學過程中要注意提示學生對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。

分類別

教師展示陽光會務服務公司概況，組織機構設置等基本情況。請學生選擇合適的檔案分類方法。學生根據(jù)本機關文件的來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，能夠正確選擇年度分類法作為陽光會務服務公司檔案類別。

確定保管期限

檔案系統(tǒng)軟件將《文書檔案保管期限表》設計為分級菜單點擊選擇式。第一層級為“永久、定期”，第二層級列舉各類文件情況。學生根據(jù)檔案內(nèi)容在窗格右邊選擇對應的保管期限，保管期限表逐級分層，最后只需簡單點擊即可完成確定檔案的保管期限。不僅直觀明確，而且也讓確定保管期限這一步驟真正落到了課堂教學的實處。

排列文件

學生使用時間結合事由排列法排列文件，確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序。

編號

學生為歸檔文件編號，將歸檔文件在全宗中的位置，標志為符號。

蓋歸檔章

歸檔章加蓋在每份文件的首頁上端居中空白處， 如有其他標記或文字時， 可以酌情向左或向下適當移動。依次填寫全宗號、年度、室編件號、機構（問題）、保管期限、館編件號。

通過這一環(huán)節(jié)的設計，學生能夠清楚地掌握加蓋歸檔章的位置，以及如何正確填寫歸檔章的內(nèi)容。采用檔案電子信息軟件教學，節(jié)約了大量的實訓器材與耗材，但也能達到良好的教學效果。

編制目錄

編制歸檔文件目錄，是學生整理檔案工作中的重要環(huán)節(jié)之一，也是其他編目工作的基礎，為檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計、利用等工作的開展提供基本條件。學生在完成前面的操作步驟之后，檔案軟件系統(tǒng)會根據(jù)前面填寫的相關數(shù)據(jù)自動生成歸檔文件目錄

歸檔文件裝盒

（一）學生將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

（二）學生編制備考表卷內(nèi)文件狀況的記錄單， 排列在卷內(nèi)文件之后。 用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：本卷情況說明、 立卷人、 檢查人、 立卷時間四個部分。

最后，檔案電子信息管理軟件還將生成檔案庫，保存完成歸檔管理的電子檔案.

反饋評價 協(xié)作學習：

傳統(tǒng)的檔案整理歸檔課堂教學，在40-45分鐘的教學時間內(nèi)很難快速地將整理歸檔的情況及時反饋給學生。教師需要課后大量的時間一份份翻閱學生整理好的紙質檔案，一一批改完成后，學生才能對自己的整理情況正確與否有完整了反饋認識。檔案電子信息管理軟件解決了反饋評價這一難題。

檔案電子信息管理軟件開發(fā)設計了成果統(tǒng)計模塊。成果統(tǒng)計模塊的作用是，幫助老師及時統(tǒng)計學生在教學和考試時，針對各類檔案整理情況的錯誤統(tǒng)計。教師可以根據(jù)統(tǒng)計結果分析出每一個學生掌握比較薄弱的知識點，在課堂教學過程有針對性地做出調整。

四、成效與思考

（一）沿襲傳統(tǒng)，提升學生檔案整理歸檔的能力。

檔案電子信息管理軟件雖然是在計算機上操作的，但是整個系統(tǒng)都是基于傳統(tǒng)檔案整理的流程開發(fā)與設計的。學生在使用該軟件實訓時，對檔案的系統(tǒng)整理和科學編目都有了更進一步的認識。在“實訓-示范講授-測試“的教學過程中，有即時、客觀的評價反饋后臺數(shù)據(jù)做保障，學生可以不斷嘗試檔案整理歸檔的各個流程，不用擔心填寫或者整理錯誤，在不斷犯錯的過程中不斷鞏固、真正掌握檔案歸檔整理的基本流程與各項技能。

（二）對接崗位，培養(yǎng)學生適應變化的可持續(xù)發(fā)展能力。

未來企業(yè)的文書檔案的管理工作崗位不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操 作及理論方法，更加要求工作人員能夠熟練地使用電子計算機，懂得檔案電子信息管理的技術。檔案電子信息管理軟件對接崗位需求，培養(yǎng)學生使用計算機軟件管理各類檔案，將來進入職場能迅速適應檔案整理電子化進程的需要，從而具備可持續(xù)發(fā)展能力。[[2]劉輝敏 文書檔案電子化管理的特點及解決措施[J] 2011.2

[3]邵啟蘭 淺議我國檔案管理軟件的發(fā)展 [J]. 陜西檔案. 2009 （01）

[4]馬瑾 檔案軟件的應用給檔案管理帶來的益處 [J]. 蘭臺世界. 2008 （17）]

（三）教學過程中遇到的困難與思考：

筆者在使用檔案電子信息軟件教學時，也遇到了困難并進行了反思。

1.軟件設計較為敏感。在測試模式下，學生答案必須與教師輸入完全一致，如輸入法全角半角的差異也會導致系統(tǒng)將這一知識點判定為錯誤。因此，在后臺統(tǒng)計的數(shù)據(jù)結果中，會出現(xiàn)人工批改成績高于系統(tǒng)給定成績的情況。需要與軟件開發(fā)人員共同探討、完善軟件的這一屬性特征。

2.在目前普遍的泛在學習大背景下，檔案電子信息軟件只能在校園局域網(wǎng)內(nèi)使用，并未實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)上線，目前還只能是傳統(tǒng)紙質檔案管理的課堂補充。如果能夠實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)上線，學生可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問自學該軟件系統(tǒng)的教學模式，將大大提高該軟件的使用率，充分發(fā)揮軟件的教學效果與作用，進一步提升課堂效率。

3.檔案電子信息軟件由于檔案管理工作本身嚴謹、細致的工作要求，相較于我校其他的游戲類軟件趣味性不高，在提升學生學習主動性方面是筆者將來努力研究的新方向。