引入ISO9000族標準于高校檔案工作的可行性分析

郁媛媛

摘要：高校檔案工作是高校的一項基礎性工作，也是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。ISO9000族標準是國際標準化組織制定，被世界各企業、政府單位廣泛運用的規范標準。它包含的八條質量管理理念是由世界頂尖級的從事質量管理事業的專家總結出來的，是這些專業人士多年的質量管理經驗和精華。本文以ISO9000族標準為切入點，探討分析如何運用ISO9000族標準規范高校檔案管理工作，使檔案工作質量效率不斷的提升進步。

關鍵詞：ISO9000族標準 檔案工作 質量管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）23-0140-02

近年來，高等教育事業飛速發展，高校教學、科研和行政管理工作在不同程度上有著不同要求，但始終將化為檔案保存，這就對高校檔案工作提出了更高要求。要保障高校各項工作繼續順利開展，就需進一步提高檔案工作的質量和效率。高校檔案工作原則以ISO9000族標準的八項質量管理原則為基礎，從四個方面進行規范檔案質量管理工作。

一、ISO9000族標準簡介

1994年國際化標準組織（ISO）提出了ISO9000標準，它并不是產品的技術標準，而是針對組織的管理結構、人員、技術能力、各項規章制度、技術文件和內部監督機制等一系列體現組織保證產品及服務質量的管理措施的標準。它總結匯集了世界各地質量管理的理論和實踐經驗的精華，歷經十多年的技術更新和經驗完善，現已經廣泛運用于各種類型、規模的企業單位和提高不同產品服務的組織。ISO9000族標準有八項管理原則，它是ISO9000標準的理論基礎。八項原則如下：顧客為關注集中點、全員參與、領導力作用、管理的系統方法、與供應方互利的關系、過程方法、基于事實的決策方法和持續改進。

二、如何將ISO9000族標準引進到高校檔案工作中

（一）是否適用高校檔案工作范圍

ISO9000族標準是人類文明發展的產物，在一個國家或一個組織實行ISO9000族標準并非是一個外部命令，而是現代組織的本質要求。高校組織在機構設置上如同企業一樣分工明確，而檔案工作涉及檔案的流程管理，與企業的流水線生產如出一轍。既然ISO9000族標準在企業產品的加工生產過程當中起到了全程控制、質量監督的優勢，那么若能建立檔案工作的規范質量管理也將產生高效、規范、可信賴的管理效果，或許還能帶來舉一反三地建立健全其他管理制度的意外驚喜。總之，這是一項值得嘗試并無實際損失的創新舉措。

（二）檔案部門的機構設置與“顧客”關系

ISO9000認證族標準明確規定了為保證產品質量而必須建立的管理機構及職責權限。檔案工作領導小組及檔案管理員形成高校檔案部門，負責制定相應的檔案管理制度、工作規范、歸檔范圍和保管期限，保證每年的檔案培訓與檔案移交、保管、利用。將ISO9000族標準引入到組織中，先了解組織的“產品”是什么、然后要對使用者也就是“顧客”和產品的質量都有認知基礎。檔案部門的產品就是存儲檔案資料、為他人提供檔案信息服務，而顧客就是指使用這些檔案信息的師生、校友、學校和社會。那么這一項服務載體就是檔案部門整理的文案宗卷。檔案部門的文案宗卷作為檔案部門的服務信息的載體，其制作質量對檔案信息的質量有直接的影響。檔案信息的特征還包含：齊全性、功能性、真實性、準確性、舒適性。

三、如何運用ISO9000族標準理念定制高校檔案工作管理模式

（一）搭建標準程序將“顧客”滿意度最大化

ISO9000認證族標準程序指組織的產品生產必須制定規章制度、技術、標準、質量手冊、質量體系操作檢查程序，并使之文件化。在高校檔案管理工作中，檔案大多作為紙質文件已經具有天然制度性，這項制度的質量方案以“顧客”滿意度標準建立。首先要調查理解檔案使用者的需求，根據其需求來制定和分類檔案，定制檔案整理工作的一個要求標準，比如說要求檔案的全面性、準確性，服務滿意度達到一定的標準。并讓相關工作人員制作出相應的文件作為執行標準。調查檔案使用者的滿意度，并且分析調查結果、改進檔案管理工作，使檔案使用者的滿意度達到最高。

（二）領導和全員的工作配合提升檔案工作的硬件水平

ISO9000提出“組織機構管理不但要有領導者的正確領導，還需要全員協力參與”，一個團體的領導者對團體內的工作施展具有決策權。首先檔案部門要確定領導成員，進行職責劃分，制定各級職位的工作要求、職責，使其清楚檔案工作范圍、要求、方法，且對此工作負責；二是部門的經費要預算好，便于檔案部門的各類硬件設施投入；三是保證部門檔案工作人員人數充足；四是檔案部門可定期舉行檔案知識的培訓、講座和考試，給部門全體人員宣講檔案工作知識，提高檔案工作人員的檔案知識水平和工作能力；五是制定帶有獎勵機制的工作考核方案，激發工作人員的學習、工作積極性，使整個檔案的管理工作完善程度達到100%，保證檔案的齊全、提高服務質量，也就是使高校檔案最大發揮作用。

（三）通過嚴格監督把控過程確保檔案工作質量

ISO9000認證族標準的過程是面的控制，而不是點的控制，是全部生產過程的質量控制，并要求過程具有標識性、監督性、可追溯性。ISO9000提出“任何一個組織活動都是一個過程”，在檔案工作的過程中每一個環節都影響著檔案工作的質量，所以必須對工作整個過程做一個嚴格的質量把控，防止錯誤發生。要做到過程控制，首先要明確了解檔案工作流程的每個環節，以及其特征，采用過程監控的方法，把控好每個環節的質量，出現問題及時解決，遏止一切可能出現的錯誤。

（四）不斷改進保證檔案質量的螺旋上升

ISO9000認證族標準最后一項是持續改進。不斷改進保證檔案質量的螺旋上升，“顧客對于組織單位的服務和產品的需求是不斷變化的，只有不斷改進才能保證組織團體持續進步發展”。因此ISO9000族標準運用了PDCA循環方式，按照這一循環可以作出高校檔案使用服用過程的流程圖，如下。

（五）動員檔案需求者參與檔案工作

ISO9000提出“處理好組織機構的供應方的關系，不但能影響組織是否穩定的發展，組織和供應方達成互利互惠的共識，供應方幫助組織去創造更高的價值”。首先我們明確高校檔案部門的主要服務對象就是學校學生和職工，其也是檔案工作的最大供應方，可以與其達到互利的關系。比如在各團體部門進行先進評選、學術研究等方面提供相關的檔案，讓其感受到檔案服務帶來的便利，主動及時提交相關材料。

三、結語

將ISO9000族標準引入高校檔案工作管理中是非常有利可行的。這樣可以穩步提升高校檔案工作服務質量，最大限度地發揮檔案的作用，服務于顧客，滿足檔案需求者的需要，為其提供最好的服務，建立一個強大的、高標準、高質量、高效率的檔案服務平臺。

參考文獻：

[1]裴敏.ISO9000族標準在高職院校教學質量管理體系中的實踐研究[D]. 北京：中國科學院大學（工程管理與信息技術學院），2014.

[2]王海林.基于ISO9000族標準的高校教育質量管理體系應用研究[J].中國成人教育，2014（19）：27-29.

責任編輯：楊國棟