引入ISO9000族標準于高校檔案工作的可行性分析

郁媛媛

摘要：高校檔案工作是高校的一項基礎性工作，也是一項對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。ISO9000族標準是國際標準化組織制定，被世界各企業(yè)、政府單位廣泛運用的規(guī)范標準。它包含的八條質(zhì)量管理理念是由世界頂尖級的從事質(zhì)量管理事業(yè)的專家總結(jié)出來的，是這些專業(yè)人士多年的質(zhì)量管理經(jīng)驗和精華。本文以ISO9000族標準為切入點，探討分析如何運用ISO9000族標準規(guī)范高校檔案管理工作，使檔案工作質(zhì)量效率不斷的提升進步。

關鍵詞：ISO9000族標準 檔案工作 質(zhì)量管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）23-0140-02

近年來，高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，高校教學、科研和行政管理工作在不同程度上有著不同要求，但始終將化為檔案保存，這就對高校檔案工作提出了更高要求。要保障高校各項工作繼續(xù)順利開展，就需進一步提高檔案工作的質(zhì)量和效率。高校檔案工作原則以ISO9000族標準的八項質(zhì)量管理原則為基礎，從四個方面進行規(guī)范檔案質(zhì)量管理工作。

一、ISO9000族標準簡介

1994年國際化標準組織（ISO）提出了ISO9000標準，它并不是產(chǎn)品的技術標準，而是針對組織的管理結(jié)構、人員、技術能力、各項規(guī)章制度、技術文件和內(nèi)部監(jiān)督機制等一系列體現(xiàn)組織保證產(chǎn)品及服務質(zhì)量的管理措施的標準。它總結(jié)匯集了世界各地質(zhì)量管理的理論和實踐經(jīng)驗的精華，歷經(jīng)十多年的技術更新和經(jīng)驗完善，現(xiàn)已經(jīng)廣泛運用于各種類型、規(guī)模的企業(yè)單位和提高不同產(chǎn)品服務的組織。ISO9000族標準有八項管理原則，它是ISO9000標準的理論基礎。八項原則如下：顧客為關注集中點、全員參與、領導力作用、管理的系統(tǒng)方法、與供應方互利的關系、過程方法、基于事實的決策方法和持續(xù)改進。

二、如何將ISO9000族標準引進到高校檔案工作中

（一）是否適用高校檔案工作范圍

ISO9000族標準是人類文明發(fā)展的產(chǎn)物，在一個國家或一個組織實行ISO9000族標準并非是一個外部命令，而是現(xiàn)代組織的本質(zhì)要求。高校組織在機構設置上如同企業(yè)一樣分工明確，而檔案工作涉及檔案的流程管理，與企業(yè)的流水線生產(chǎn)如出一轍。既然ISO9000族標準在企業(yè)產(chǎn)品的加工生產(chǎn)過程當中起到了全程控制、質(zhì)量監(jiān)督的優(yōu)勢，那么若能建立檔案工作的規(guī)范質(zhì)量管理也將產(chǎn)生高效、規(guī)范、可信賴的管理效果，或許還能帶來舉一反三地建立健全其他管理制度的意外驚喜。總之，這是一項值得嘗試并無實際損失的創(chuàng)新舉措。

（二）檔案部門的機構設置與“顧客”關系

ISO9000認證族標準明確規(guī)定了為保證產(chǎn)品質(zhì)量而必須建立的管理機構及職責權限。檔案工作領導小組及檔案管理員形成高校檔案部門，負責制定相應的檔案管理制度、工作規(guī)范、歸檔范圍和保管期限，保證每年的檔案培訓與檔案移交、保管、利用。將ISO9000族標準引入到組織中，先了解組織的“產(chǎn)品”是什么、然后要對使用者也就是“顧客”和產(chǎn)品的質(zhì)量都有認知基礎。檔案部門的產(chǎn)品就是存儲檔案資料、為他人提供檔案信息服務，而顧客就是指使用這些檔案信息的師生、校友、學校和社會。那么這一項服務載體就是檔案部門整理的文案宗卷。檔案部門的文案宗卷作為檔案部門的服務信息的載體，其制作質(zhì)量對檔案信息的質(zhì)量有直接的影響。檔案信息的特征還包含：齊全性、功能性、真實性、準確性、舒適性。

三、如何運用ISO9000族標準理念定制高校檔案工作管理模式

（一）搭建標準程序?qū)ⅰ邦櫩汀睗M意度最大化

ISO9000認證族標準程序指組織的產(chǎn)品生產(chǎn)必須制定規(guī)章制度、技術、標準、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系操作檢查程序，并使之文件化。在高校檔案管理工作中，檔案大多作為紙質(zhì)文件已經(jīng)具有天然制度性，這項制度的質(zhì)量方案以“顧客”滿意度標準建立。首先要調(diào)查理解檔案使用者的需求，根據(jù)其需求來制定和分類檔案，定制檔案整理工作的一個要求標準，比如說要求檔案的全面性、準確性，服務滿意度達到一定的標準。并讓相關工作人員制作出相應的文件作為執(zhí)行標準。調(diào)查檔案使用者的滿意度，并且分析調(diào)查結(jié)果、改進檔案管理工作，使檔案使用者的滿意度達到最高。

（二）領導和全員的工作配合提升檔案工作的硬件水平

ISO9000提出“組織機構管理不但要有領導者的正確領導，還需要全員協(xié)力參與”，一個團體的領導者對團體內(nèi)的工作施展具有決策權。首先檔案部門要確定領導成員，進行職責劃分，制定各級職位的工作要求、職責，使其清楚檔案工作范圍、要求、方法，且對此工作負責；二是部門的經(jīng)費要預算好，便于檔案部門的各類硬件設施投入；三是保證部門檔案工作人員人數(shù)充足；四是檔案部門可定期舉行檔案知識的培訓、講座和考試，給部門全體人員宣講檔案工作知識，提高檔案工作人員的檔案知識水平和工作能力；五是制定帶有獎勵機制的工作考核方案，激發(fā)工作人員的學習、工作積極性，使整個檔案的管理工作完善程度達到100%，保證檔案的齊全、提高服務質(zhì)量，也就是使高校檔案最大發(fā)揮作用。

（三）通過嚴格監(jiān)督把控過程確保檔案工作質(zhì)量

ISO9000認證族標準的過程是面的控制，而不是點的控制，是全部生產(chǎn)過程的質(zhì)量控制，并要求過程具有標識性、監(jiān)督性、可追溯性。ISO9000提出“任何一個組織活動都是一個過程”，在檔案工作的過程中每一個環(huán)節(jié)都影響著檔案工作的質(zhì)量，所以必須對工作整個過程做一個嚴格的質(zhì)量把控，防止錯誤發(fā)生。要做到過程控制，首先要明確了解檔案工作流程的每個環(huán)節(jié)，以及其特征，采用過程監(jiān)控的方法，把控好每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，出現(xiàn)問題及時解決，遏止一切可能出現(xiàn)的錯誤。

（四）不斷改進保證檔案質(zhì)量的螺旋上升

ISO9000認證族標準最后一項是持續(xù)改進。不斷改進保證檔案質(zhì)量的螺旋上升，“顧客對于組織單位的服務和產(chǎn)品的需求是不斷變化的，只有不斷改進才能保證組織團體持續(xù)進步發(fā)展”。因此ISO9000族標準運用了PDCA循環(huán)方式，按照這一循環(huán)可以作出高校檔案使用服用過程的流程圖，如下。

（五）動員檔案需求者參與檔案工作

ISO9000提出“處理好組織機構的供應方的關系，不但能影響組織是否穩(wěn)定的發(fā)展，組織和供應方達成互利互惠的共識，供應方幫助組織去創(chuàng)造更高的價值”。首先我們明確高校檔案部門的主要服務對象就是學校學生和職工，其也是檔案工作的最大供應方，可以與其達到互利的關系。比如在各團體部門進行先進評選、學術研究等方面提供相關的檔案，讓其感受到檔案服務帶來的便利，主動及時提交相關材料。

三、結(jié)語

將ISO9000族標準引入高校檔案工作管理中是非常有利可行的。這樣可以穩(wěn)步提升高校檔案工作服務質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，服務于顧客，滿足檔案需求者的需要，為其提供最好的服務，建立一個強大的、高標準、高質(zhì)量、高效率的檔案服務平臺。

參考文獻：

[1]裴敏.ISO9000族標準在高職院校教學質(zhì)量管理體系中的實踐研究[D]. 北京：中國科學院大學（工程管理與信息技術學院），2014.

[2]王海林.基于ISO9000族標準的高校教育質(zhì)量管理體系應用研究[J].中國成人教育，2014（19）：27-29.

責任編輯：楊國棟