淺談電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

于浩然

【摘 要】檔案管理可以分為紙質(zhì)文件檔案管理和電子文件檔案管理兩大類，是由檔案管理部門的工作人員對需要進(jìn)行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)。檔案管理的最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個(gè)有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對電子文件檔案管理進(jìn)行闡述，并分析如何設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。

對于一個(gè)國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個(gè)國家的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會對政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)布文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點(diǎn)要求，對于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提出個(gè)人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。

1.電子文件檔案管理工作的概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)布文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進(jìn)行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。

一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計(jì)算機(jī)故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發(fā)生。

總的來說，電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。

2.電子文件檔案管理存在的問題

電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時(shí)間較短，經(jīng)驗(yàn)相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些問題有待改善：

1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實(shí)性都很難得到判斷。

2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗(yàn)。

3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了更好地對電子文件檔案進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門的一大任務(wù)。通過西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個(gè)不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個(gè)階段的不同特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)：

1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對其進(jìn)行嚴(yán)格審核。

2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對收集的電子文檔進(jìn)行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。

3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對電子文件檔案進(jìn)行維護(hù)、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。

4.結(jié)語

電子文件檔案管理工作在我國的各大企業(yè)和各行政機(jī)構(gòu)中，都站著非常重要的地位，加強(qiáng)和完善電子文件檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠在一定程度上防止檔案信息的遺失，也是對單位后期工作正常開展的保障。