淺談我國檔案信息化建設(shè)

屈民

摘 要：隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面普及，信息時(shí)代已經(jīng)全面到來。信息化的技術(shù)手段也全面滲透到人們生活的方方面面。檔案屬于記錄重要事實(shí)的重要文獻(xiàn)，在社會(huì)生活中對(duì)于國家、政府及人民都有重要作用。用信息化技術(shù)手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理方法，應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠增加檔案管理的工作效率，為檔案管理工作人員減輕管理負(fù)擔(dān)。本文將對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義、存在的問題及解決措施等進(jìn)行簡要論述，希望能為檔案管理工作提供值得參考的意見。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化建設(shè) 理論分析

目前，我國很多工作領(lǐng)域都已改變傳統(tǒng)法工作方式，引用了電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而使我國的各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)都在一定程度上實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案作為記錄國家及個(gè)人主要信息的載體，具有嚴(yán)格保存與管理的必要。傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要依賴人工管理。運(yùn)用這樣的方式工作，通常工作量會(huì)比較大，而且常常會(huì)出現(xiàn)紕漏。引用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，將能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的效、有序進(jìn)行。實(shí)際管理工作中，還需要不斷對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)進(jìn)行完善。

1、檔案信息化管理的意義

檔案具有記錄人類社會(huì)發(fā)展中的重要事件的作用，在人類的生產(chǎn)生活中，具有不可替代的作用，因此，有必要通過一定手段實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理工作。目前，對(duì)于檔案信息化這一概念尚無明確的界定，對(duì)于這一概念的解釋也是眾說紛紜，如有些專家和學(xué)者這樣認(rèn)為，所謂的檔案信息化實(shí)質(zhì)上就是指在檔案管理活動(dòng)中，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和現(xiàn)代信息技術(shù)等作為核心，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面的開發(fā)、利用和管理，以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理有手工向自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變。雖然這種解釋并不全面，但是其中卻闡述除了檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)，那就是積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息以及數(shù)字化等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的檔案管理。信息化技術(shù)的引用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和安全保存。檔案的信息化建設(shè)指運(yùn)信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理和整合，使檔案資料能被高效、合理的應(yīng)用。我國主要通過建設(shè)特殊的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)再實(shí)現(xiàn)檔案的一體化建設(shè)和管理。特定的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理化共享。數(shù)字化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。而一體化的建設(shè)和保存，有利于檔案的安全保存。這幾個(gè)方面，共同組成了我國方案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)。檔案的信息化管理，將能夠減少檔案管理人員法工作量，提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)我國檔案管理的發(fā)展。進(jìn)而形成一個(gè)完整的管理體系，這樣不但能夠提高檔案信息的管理效率，而且還能進(jìn)一步減少各種資源的使用，有助于確保檔案信息的完整性和利用性。

2、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，我國檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的工作成果，但是在發(fā)展中還存在這會(huì)一定的問題。這些問題會(huì)對(duì)我國檔案的信息化建設(shè)帶來阻礙。因此，檔案管理部門和檔案管理工作者還應(yīng)該不斷熟悉信息化技術(shù)手段的特點(diǎn)，從而使檔案信息化建設(shè)工作不斷得到完善。

2.1缺少相關(guān)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的協(xié)調(diào)能力。

當(dāng)前，我國在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，尤其是在資源共享與信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面我國尚未能夠形成具有統(tǒng)一性管理機(jī)制，由此可知我國缺少相關(guān)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)協(xié)調(diào)能力。當(dāng)前階段形成的檔案信息網(wǎng)站相對(duì)比較分散，且存在無法資源共享的問題，這就會(huì)造成大量的資源、人財(cái)物方面的浪費(fèi)。

2.2檔案信息化建設(shè)與相關(guān)輔助能力方面存在缺陷。

傳統(tǒng)類型的檔案管理方面信息量相對(duì)較大，計(jì)算機(jī)在這個(gè)過程中無法對(duì)全部信息內(nèi)容進(jìn)行有效性管理，因此也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)程度提升。

2.3檔案信息數(shù)據(jù)丟失情況嚴(yán)重。

在針對(duì)檔案信息完成收集的過程中，可能會(huì)存在人為性影響因素，造成信息搜集工作本身存在不完整性，這種不完整性也會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息方面的正常發(fā)揮。

3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效手段

檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，將對(duì)我國檔案管理工作帶來積極的促進(jìn)作用。這就需要相關(guān)部門及管理人員制定出合理的建設(shè)措施。

3.1加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)力度。檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化管理是檔案建設(shè)的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)，其也是利用和保存檔案信息的重要保障，因此，我們務(wù)必要加大網(wǎng)絡(luò)一體化的管理力度。首先，應(yīng)該加快發(fā)展各省市的檔案建設(shè)，并且在傳統(tǒng)的檔案管理上引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，平且建立專門的數(shù)據(jù)庫和傳輸平臺(tái)。其次，各省市的檔案建設(shè)應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，并且檔案數(shù)據(jù)庫要與當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，從而構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系。最后，監(jiān)督部門要時(shí)刻關(guān)注檔案建設(shè)的進(jìn)程和變化，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.2科學(xué)規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)需要科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃來指導(dǎo)方向，從而確保檔案信息化建設(shè)往健康積極的方向發(fā)展。信息化建設(shè)的最大障礙就是資金的投入，對(duì)于基層的檔案信息化建設(shè)是一個(gè)大的挑戰(zhàn)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的基層更是一個(gè)難題，因此，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不足是制約檔案信息化建設(shè)的最大因素。因此，針對(duì)財(cái)政經(jīng)費(fèi)困難的現(xiàn)象，檔案管理部門要根據(jù)現(xiàn)有的條件進(jìn)行人力精簡，將有限的人力、財(cái)力資源發(fā)揮到極限，制定科學(xué)可行的建設(shè)規(guī)劃，從而確?；鶎拥臋n案信息化建設(shè)能夠穩(wěn)妥地進(jìn)行。

3.3加大資金投入。檔案信息化建設(shè)需要資金的投入和支持?；鶎訖n案信息化管理部門應(yīng)該爭取向上級(jí)單位申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)撥款，將檔案信息化建設(shè)合并到電子財(cái)務(wù)建設(shè)中，盡可能地引起上級(jí)單位的充分重視，從而加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，并且確保投入的經(jīng)費(fèi)能夠維持檔案信息化建設(shè)的正常秩序，推動(dòng)基層檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.4加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)不僅需要充足的資金、先進(jìn)的技術(shù)，還需要懂檔案管理知識(shí)和技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，因此，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)人力資源進(jìn)行合理地調(diào)配，精簡管理人員的結(jié)構(gòu)體系，將檔案管理知識(shí)淵博，工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)愛好學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)的人員調(diào)配到檔案信息化管理崗位上，加強(qiáng)培訓(xùn)和管理。

4、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展將有利與檔案的合理運(yùn)用和保存。通過以上的論述可知，目前我國的檔案信息化建設(shè)工作還存在一定的不足，為了促進(jìn)我國的檔案管理工作進(jìn)行，相關(guān)部門還需要對(duì)檔案信息化的管理手段不斷完善。應(yīng)在科學(xué)理論的指導(dǎo)下，結(jié)合我國的國情和檔案管理的實(shí)際情況，制定出符合需要建設(shè)和管理措施，這樣才能實(shí)現(xiàn)我國現(xiàn)代化的檔案信息化建設(shè)。

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