高校干部人事檔案信息化建設研究

余利娜

目前國內干部人事檔案（以下簡稱“人事檔案”）主要是紙質型檔案，紙質型檔案易磨損而毀壞，乃至個人信息失真，如何更好的保管這些重要憑證是一個亟需解決的問題。國外很多國家已實現人事檔案的數字化管理，例如美國國家人事檔案部門就開發了人事檔案管理自動化系統軟件進行管理，采用縮微技術來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節約了大量儲存空間，實現了人事檔案數字化管理 。本文通過調查分析廣東省本科院校人事檔案信息化建設的現狀、存在的問題，試提出改進人事檔案信息化的建議。

一、調查現狀分析

本文通過網站調查、郵箱、電話等調研方式，調查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構、人事檔案歸屬、檔案管理系統建設、檔案網站建設四個方面的內容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。

1.高校檔案機構

高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。本次調查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設立了獨立的檔案機構，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設立獨立的檔案機構，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構設在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里，無專門的學校檔案保管機構。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調查結果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設立高校檔案機構，接近1/3的本科院校設立了獨立的檔案機構。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構統一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關的個人信息資料并建立僅供內部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨立的檔案機構管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東外語外貿大學、廣東技術師范學院、佛山科學技術學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農業大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統建設

檔案管理系統是檔案館數字化、自動化管理的主要應用軟件。人事檔案管理系統是專門針對干部人事檔案的現代化檔案管理系統，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現人事檔案管理的現代化。國內許多高校采用南大之星檔案管理系統，廣東省采用該系統的高校有華南師范大學、華南農業大學、廣東技術師范學院、韶關學院等，部分高校的檔案管理系統是自主研發，如暨南大學（獨立開發），還有一些高校的系統開發外包，如廣東工業大學、中山大學。

本次調查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術師范學院天河學院；有獨立的檔案機構的高校中僅15所有檔案管理系統。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東技術師范學院5所高校建有檔案管理系統，其中中山大學、廣東工業大學建有教工人事檔案系統，廣東技術師范學院正在建設人事檔案管理系統。

4.檔案網站建設

檔案網站是檔案信息資源共享的網絡平臺，能把數字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網站以各種形式發布和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網站提供了網絡平臺，既有獨立檔案機構的高校，又有非獨立檔案機構的高校。20所有獨立檔案機構的高校中，18所高校建有檔案網站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大學南方學院。非獨立的檔案機構的5所高校，五邑大學、仲愷農業工程學院、廣州醫科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網站上設置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業務欄目，廣東財經大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網站；其他非獨立的檔案機構在所屬部門的檔案網站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統，24所高校建有檔案網站，19所高校既建有檔案網站又建有檔案系統，5所高校建有檔案系統但無檔案網站，5所高校建有檔案網站但無檔案系統。20所高校的檔案管理系統在檔案網站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫藥大學、廣東技術師范學院天河學院的檔案系統掛在學校網站主頁。建有人事檔案管理系統的3所高校中，中山大學、廣東技術師范學院提供人事檔案管理系統登錄鏈接，廣東工業大學檔案網站未提供人事檔案管理系統入口。

二、人事檔案信息化建設中存在的問題

從調查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設剛剛起步，獨立的高校檔案機構建設、人事檔案歸屬、人事檔案系統建設、檔案網站建設都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構調查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構的建設比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構，6%的民辦高校有獨立的檔案機構。從人事檔案歸屬的調查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構，占廣東省本科院校總數的9.7%、占廣東省公辦本科院校總數的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構偏少，而且只有少數幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統一保管，檔案工作投入偏少，整理不規范，專業化建設滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構建設比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。

2.人事檔案管理系統建設滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統，保管的檔案主體仍然是紙質檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構的高校已建有檔案管理系統，檔案管理系統主要實現目錄的數字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術師范學院、廣東工業大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數字化掃描和掛接。廣東技術師范學院完成了部分教學類檔案原件的數字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數字化，絕大多數高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統。建有教工人事檔案系統的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統已投入使用，但只是目錄的數字化，廣東工業大學的人事檔案系統正在完善，并且正在進行人事檔案內容的數字化掃描工作。總的來說廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內容數字化的成熟的人事檔案管理系統，而綜合檔案則已部分實現全文檢索，人事檔案管理系統的建設遠遠滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設與檔案網站建設脫節

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統將紙質型檔案轉換成電子型檔案，并通過一定的網絡平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設檔案管理系統，而且要通過檔案網站這個網絡平臺提供利用。

調查發現，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網站，這些高校中83.3%的高校檔案網站提供檔案管理系統入口；建有獨立檔案網站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網站又建有檔案系統的比例30.6%，有獨立的檔案機構的高校檔案網站建設的比例90%；民辦高校檔案網站建設比例（16%）低。從調查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網站建設比例還不足1/3，而獨立的檔案機構已普遍建立了專門的網站，且大都已啟用檔案管理系統。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統掛接到檔案網站，人事檔案信息化的數據不能通過檔案網站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統掛接到檔案網站。

三、推進人事檔案信息化建設的建議

人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設，應從加快制度建設以及軟件硬件建設等方面著手。

1.加快制度建設，推進規范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業務不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規范化管理制度，包括人事檔案信息化建設制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。

首先，人事檔案要實現信息化管理，需建立人事檔案管理系統，把所完整的檔案信息錄入系統，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規范化的電子檔案、紙質檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機構是人事檔案信息化的基礎，有條件的高校應加快推進獨立檔案機構的建設，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業務能力，能有效利用人員和設備，節約經費，并且有利于干部人事檔案管理的專業化、規范化、數字化建設，更快實現人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協調發展。從近幾年高校獨立檔案機構成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構的時間來看，獨立的檔案機構統一管理的模式是高校人事檔案管理的發展方向。由獨立的檔案機構管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業務水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設的發展。規范化的管理離不開專業化的人才，應配備具備檔案和計算機相關知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設。

2.加快人事檔案內容的數字化建設

人事檔案的信息化建設包括人事檔案目錄和內容的數字化，數字化的檔案目錄和內容還能通過網絡平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數字化工作有了一定的基礎，而內容的數字化建設還處于零基礎的起步階段。人事檔案內容的數字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統，掃描進入系統的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內容數字化建設的缺失是人事檔案信息化建設的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應加快人事檔案內容的數字化建設，確保人事檔案整體信息化建設工作的順利進行。

3.加大經費投入，靈活運用外包方式

人事檔案的數字化掃描工程既要有高校檔案機構作為基礎、又要有人事檔案管理系統、檔案網站作為支撐，還需要必要的人力、財力、設備。無論是人事檔案的數字化掃描，還是檔案管理系統的建設和維護，以及檔案網站的建設和維護都需要經費、人才及技術作為支撐，要啟動人事檔案數字化掃描工作，需要大量的經費。從調查可以發現，完全依靠高校人事檔案管理機構自身的財力、物力和人才儲備來獨立完成人事檔案信息化建設是不切實際的，因此，適當采用外部的方式是當前快速高效實現信息化的切實可行的方案。開展實施檔案數字化，在人事檔案信息化的審核、系統建設、錄入、掃描等過程中，遴選具備“檔案工作”和“保密工作”雙資質的專業公司，靈活運用自主加工和外包加工兩種組織方式，短期實現全部人事檔案的信息化。

（作者單位：廣東工業大學）