高校教學秘書工作的一點思考

何兢+張黎黎

摘要：高校的教學工作是一個高校的核心和基本工作，而教學工作的管理則是通過每個教學秘書的日常工作來體現的。高校教學秘書主要負責學校日常教學運行組織協調和教學落實及教學檢查等重要工作任務，直接或間接地影響到教學運行和教學質量的好壞，在教學管理中發揮著重要的作用。本文詳細闡述了高校教學秘書的工作職責與作用，并且就如何提高教學秘書的工作進行了一點思考。

關鍵詞：教學管理；教學秘書；高校

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）20-0232-02

高校的教學工作是一個高校的核心和基本工作，而教學工作的管理則是通過每個教學秘書的日常工作來體現的。全面地掌握和了解教學秘書的工作，對于教學的良好運行和教學質量的提高都有著十分重要的作用。

一、高校教學秘書的基本工作

1.日常教學工作管理。繁重而又瑣碎的日常教學管理工作，是教學秘書的基本工作。要做好這項工作，教學秘書必須非常認真，精神高度集中，不能出現一點差錯，要確保每日的教學活動按照學校教學大綱和課程表正常而有序地運行。首先，教學秘書要組織和協助教研室主任按時完成教學執行計劃、教學任務安排工作、編排課表和征訂教材等工作。每學期期末，教學秘書要嚴格按照教學計劃把下學期應上的課程分發給各系主任，安排好上課教師，確保學生在本學期能修滿教學計劃中所要求的學分。同時，教學秘書還要做好教師工作量統計、協調教師調串課、教師課堂教學質量評價、安排考試時間和收集并印制考試試卷等工作。在編排課表時，教學秘書要先征求任課教師的意見，在條件允許的情況下合理搭配，盡量使上課效果達到最佳。在課表排好后，教學秘書要多次檢查上課教師、教室、學生之間有無沖突的現象，確定無誤后提交到學校教務處，并通知到任課教師和學生。在每學期的期末，教學秘書要配合各教研室主任征訂下一學期的教材。由于教材在教學活動中起著非常重要的作用，因此在訂教材的時候，教學秘書一定要認真、細心，避免訂錯教材的情況發生。此外，教學秘書在每學期還要負責填寫教務處下發的各種統計表格，填寫本科教學工作的一些基本信息。另外，從每一位學生入學開始，教學秘書就要做好收集新生名單并對新生入學資格進行認真審查，完成每學期的學籍注冊工作。教學秘書要通過微信等方式，確保與每個年級、每個專業、每個班的班長保持一定的聯系，隨時通知各種事情，包括發放每學期的課表，組織學生進行選課，通知學生期末、重修、補考的考試時間和組織學生參加英語四、六級、計算機、普通話、教師資格證和專業類考試等各種考試項目。需要注意的是，教學秘書還要進行學生的成績管理工作，掌握學生的成績動態；安排實習活動，實時掌握學生的實習狀態；對畢業生要做好畢業資格審核工作，認真核對畢業信息，避免畢業證和學位證上的印制信息發生錯誤，領到畢業證之后要去學校各相關部門蓋章，發放時要確保證書送到每位同學的手里。

2.材料檔案的管理。除了做好日常的教學管理工作外，教學秘書還對各學期所產生的文件材料進行一定的歸檔，這也是一項非常重要的工作。歸檔材料一般分為兩大類：（1）教學運行的相關文件，其中包括教學計劃、教學大綱、教學日歷、期中教學檢查記錄、教學檢查總結、聽課記錄表等教學活動相關的材料，這些文件體現和記載著學院執行、落實、完成學校教學工作任務情況，同時也為日常教學活動的順利開展奠定了一定的基礎，并為學院領導了解、監督和檢查教師的教學活動和總結教學工作提供了一定的參考數據和參考信息。（2）學生學習方面的相關材料，其中包括學生名單、學生檔案、每學期成績單、英語四、六級、計算機、普通話等各種證書獲得情況、每學期試卷、實習材料、畢業論文等相關材料，這些材料可作為以后教師教學工作的參考資料。

3.溝通橋梁。教學秘書除了要管理好日常的教學活動和材料檔案外，同時還是聯接學校、學院、教師和學生四者之間的橋梁和紐帶。教學秘書的橋梁和紐帶作用主要體現為：將學校和教務處等上級教學管理部門所下發的各項規定、通知傳達給學院領導、各個教研室、各位教師和全院學生，使學院的教學工作能夠按照學校的要求有條不紊進行。除了做到“上令下達”外，教學秘書還要做好“下情上報”的工作。如將教師和學生提出的問題和意見要求等，進行一定的整理、歸納和疏理，及時反饋給學院領導或學校教務處等上級教學管理部門，對所發生的問題采取相應的措施，避免影響正常教學工作的進行。

二、高校教學秘書的工作特點

1.繁重性。一般一個學院四個年級，不同專業的本科生大約有一千人左右，專任教師大約有30—100人左右。教學秘書要根據上述的基本工作內容，保證這些人正常的教學工作，其繁重性顯而易見。

2.服務性。教學秘書是為保證正常的教學工作服務的，這其中還包含有協調性，負責協調各方面的關系。

3.重復性。這是指教學秘書大體上每學期都在重復做同樣的工作，每學期的基本工作內容都是相同的。除了有細微差別，例如春季有畢業的工作、秋季有新生入學的工作等。

三、如何做好高校教學秘書工作

由于高校教學秘書工作的特殊性，使得每一位教學秘書在工作的時候都必須認認真真，精神高度集中，不能出現一絲差錯。但是長期從事繁雜、勞累的工作，精神壓力會增大。不僅如此，工作的單調性和重復性也會加速職業倦怠的生成。因此，從事高校教學秘書的人流動性也較大。而為了更好地做好教學秘書工作，學校和教師個人都應做一些努力。

1.學校要為教學秘書緩解壓力。（1）要建立健康、和諧的工作環境。健康、和諧的工作環境不僅表現在硬件上，更重要的是表現在部門與部門之間、教學秘書和領導之間，要職責清楚，布置工作簡單明確，不要總是讓教學秘書做一些重復無用的工作。工作中要讓其感受到一定的人文關懷。只有工作環境輕松愉快，教學秘書才能將更多的精力投入到具體的工作中去，才能保證教學管理工作更好的發展。（2）完善教學秘書崗位，緩解教學秘書的工作壓力。現實工作中，正如教學秘書的工作特點中所體現的，一位教學秘書要負責1000多學生，30—100位教師的協調工作。教學秘書在與這些人打交道的過程中還要注意工作態度和工作方法，其工作強度和難度可想而知。就算教學秘書具備再好的心理調試能力，也會有精力有限的一天，這就需要完善教學秘書崗位，緩解教學秘書工作壓力。（3）完善績效考評機制，提高福利待遇。基層教學秘書工作崗位，往往存在工作付出和收入不對等的情況。同樣是科級部門，學院的教學秘書工作強度是有目共睹的。但是這和學校里機關中很多清閑的科級部門拿一樣的收入，往往會造成教學秘書心理的不平衡。在績效考核中，其優勢不明顯，工作量大而待遇低，這就成為很多教學秘書心中的痛，因而學校里的每個人都不愿意做基層學院教學秘書的工作，導致教學秘書的流動性大，影響學校正常的教學工作。因此，想要確保教學秘書工作的穩固性，就需要完善他們的績效考評機制，提高他們的福利待遇。（4）學校的教學管理要多使用教務管理系統。現在一個軟件實現排課、選課、排考試、統計教師工作量等一些日常工作也不是什么困難的事，學校管理中要多使用這樣具有綜合功能的教務管理系統，減少多個不同系統同時存在所造成的混亂。這樣一來，也可以在很大程度上減少教學秘書從事重復無用工作的工作量，提高其工作效率，使原來紛繁復雜的教學數據管理工作變得更為簡單和更加合理科學。

2.教學秘書增強自身素質。（1）調整心態，以積極樂觀的心態從事工作。教學秘書從事的工作不僅單調、乏味，而且責任重大。一旦任何一個環節出現問題，就會影響教學的正常運行，甚至可能還會出現教學事故，導致教學秘書普遍存在心理壓力大的現象。因此，教學秘書需要自我調節，本著認真負責的態度，以積極的心態對待工作，樹立只要認真就可以做好工作的信心。（2）注重自身工作能力的提高。教學秘書服務的對象是大學生、大學教師，這些人普遍知識水平較高，對問題也往往會有自己的看法。因此，教學秘書也要積極學習，理解并掌握學校相關規定、相關文件，同時也要對本學院的不同專業有所了解與認識，這樣才能更好地為學生和教師服務，做好溝通橋梁的工作。