探析圖書館檔案優化管理的措施及思考

趙靜

摘 要：近年來伴隨著我國經濟的飛速發展，人民的物質生活水平得到提高，精神生活的需求逐漸受到重視，會有更多的人加入讀書的行列。李克強總理連續兩年將全民閱讀列入政府工作報告之中，鼓勵人民多讀書，讀好書?；谶@樣的背景，我國的圖書館業不斷的發展壯大。隨著圖書館業的不斷壯大，作為能為圖書館的發展提供參考，能為圖書館各部門工作提供有力支持的檔案管理工作顯得尤為重要。本文就檔案管理對圖書館事業發展中的作用與意義進行了總結和分析。

關鍵詞：檔案管理；圖書館；發展；作用；意義

圖書館檔案管理工作，是記錄圖書館各項工作活動原始文件和資料的載體，它是指有一定參考利用價值的各種資料的整理與保存。從圖書館檔案的涵義可以看出：它是過往活動的記錄，它對于人們借鑒以往活動的成功經驗、吸取以往的經驗教訓，是重要的參考資料。圖書館可根據以往工作的經驗教訓實際情況，開拓創新，為人民提供更優質的服務。

一、圖書館檔案管理工作現狀

（一）檔案管理意識薄弱。不少圖書館意識不到圖書館檔案管理工作的重要性，工作人員在意識上覺得檔案走走形式就夠，按傳統方法簡單分為檔案分類、索引即可，更有甚者，尤其某些領導常常在會議上重點評估檔案管理的重要意義，然而在實際工作中一直不落實會議上的方針，直到放棄管理。如此問題必然導致圖書館檔案管理從意識上就降低了其管理的質量以及水平。

（二）規章制度不健全。有些圖書館未能根據形勢的發展完善檔案管理制度。對許多案卷沒有進行科學分類、標引和整理歸檔，缺乏管理的系統性和完整性，給查找利用帶來了不少困難。圖書館檔案是專門檔案，當前現象表明，圖書館檔案管理從形式上而言根本沒有完整的分類法可依，絕大多數圖書館檔案管理按傳統的分類法，比如數字法、字母法，而此類傳統方法在信息化高速發展的今天，存在缺陷越來越明顯，其無法形成比較分類地查找。

（三）不重視檔案的開發利用，檔案資源數字化進程緩慢。有些圖書館檔案還是單一的紙質文獻和傳統的管理模式，無法滿足人們快速獲取高質量檔案文獻資源的需求。不少圖書館沒有對檔案進行數字化處理，檔案的收集、編制工作仍停留在手工階段。雖然各圖書館檔案管理部門已經配備了計算機等現代化設備，但使用范圍很局限，使檔案管理工作的服務未能達到極致。而檔案的收集、整理、歸類、編目等工作量過于繁鎖，由手工完成，不僅書寫速度慢，而且不易保存，同時查閱起來也相當困難，影響了管理工作的順利進行。即使實現館藏文獻資源服務自動化的圖館.對檔案文獻管理和利用手段也沒有與圖書文獻信息資源的現代化開發同步進行，使檔案的開發利用率不高。

（四）管理水平偏低。由于檔案管理組織機構不健全，崗位職責不清，責任不明，加之有的圖書館檔案管理人員不固定，業務素質參差不齊，導致檔案工作被動落后，與快速高效的利用需求不協調。加之，圖書館檔案管理工作的基礎設施、設備、條件和技術手段明顯落后圖書館業務現代化的進程，有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構和人員，這就很難使圖書館檔案為讀者提供快捷、有效的參考咨詢服務，最終導致圖書館管理水平偏低。

二、加強圖書館檔案建設的具體措施

（一）增強檔案意識。圖書館全體工作人員特別是領導應從思想上高度重視圖書館檔案管理工作。圖書館檔案管理工作對維護圖書館歷史面貌的有著重要意義，對圖書館工作效率和工作質量的提高有著不可磨滅的責任，是圖書館信息化管理進程中主要組成部分之一。因此，必須從宣傳方面具體解決意識差的問題。這就要求檔案工作部門和檔案人員應經常地宣傳檔案的作用，讓領導以及各級部門采取重視。毫無疑問只有領導重視，將其作為不可缺少的基礎工作，才能保障具體工作的順利開展。

（二）建立健全科學的檔案管理制度。要完善檔案管理體系，當務之急是建立一套分類體系，制定相關的檔案管理制度，由專人負責檔案的收集與管理。與此同時，各部門應將其各種活動過程中所產生的檔案集中交送至檔案管理人員，亦可通過管理系統上傳文件及各種數據信息，由檔案管理人員對所提交的材料進行審核，然后按照已建立的管理體系進行分類、編目并存于數據庫中。這樣才能保證檔案結構的合理性、完整性和系統性。

（三）建立數據庫以加強檔案數字化建設。所謂檔案數據庫管理系統，系指檔案信息的接收、傳送、存儲和利用的相互結合，實現檔案信息高度共享的管理系統。全球化進程加快的今天，數據庫管理系統的實現也使檔案管理由傳統的紙質載體優化到現代化的電子載體上來，系統管理員便可以將檔案數據處理、業務管理集中在一起，達到協調處理。因此，建立一個高效的數據庫管理系統，是合理高度地利用圖書館檔案信息數據庫中的信息資源，將檔案的日常管理通過計算機實現的主要途徑，也是檔案信息化管理的必要步驟。

（四）提高管理水平。隨著全球計算機水平的不斷提高，管理人員的綜合知識、能力等方面必須上升到全新的高度。管理人員相關知識不僅包括傳統的圖書館業務知識，還包括檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業知識，隨著全球信息化進程的加快，計算機、光盤存貯及網絡技術等先進知識的應用也愈來愈廣。只有在知識化的今天，在開展業務學習的同時，必須在專業培訓，專業管理水平上不斷加強。不僅如此，還要加強圖書館檔案管理工作的基礎設施、設備、條件和技術手段等的建設。

結束語：

檔案管理工作在圖書館事業的發展中具有重要的作用和意義。它有利于圖書館各項工作的開展，為領導的決策提供依據，有利于滿足讀者越來越高的服務需求，它還能夠推動我國圖書館文化教育的發展。所以說，做好檔案管理工作是非常必要的。因此要想發揮檔案管理的巨大作用，我們還需要提高工作人員的工作意識，提高他們的素質和管理能力，從而建立合理的檔案管理制度與體系。相信在不久的將來，通過我們的努力，圖書館檔案管理工作會變得越來越規范、科學，從而使得我們國家的圖書館事業取得長足發展。

參考文獻：

[1]劉宏.論檔案管理成為圖書館事業發展的重要因素[J].蘭臺世界，2014，02：66-67.

（作者單位：曹縣圖書館）