淺議住房公積金檔案管理

陳蓉

摘要：住房公積金檔案管理工作，是公積金業務管理中不可缺少的重要組成部分，是業務管理的基礎。多年來的工作實踐表明，檔案管理工作在公積金日常工作中發揮了很大作用。本文在論述過程中，重點探討了住房公積金檔案管理的特點，并提出了一些加強和改進管理的措施。希望可以對提升檔案管理水平，更好的支持住房公積金各項業務的順利開展，提供一些借鑒和參考作用。

關鍵詞：住房公積金檔案；檔案管理；留存材料；電子檔案；數據信息

住房公積金檔案管理，是現代檔案管理領域較難管理的檔案內容。原因在于住房公積金檔案信息資料繁雜多變，而且其檔案存檔標準處在不斷變化之中。住房公積金檔案管理對住房領域各項事務的影響作用重大，因此，其檔案管理不容忽視。在本文的研究中，提出了一些實用的建議措施，通過設計合理的管理制度規范，采用現代化專業的檔案管理技術手段，提升檔案管理的水平。

1 住房公積金檔案的特點

住房公積金檔案是住房公積金管理機構在辦理各項有關公積金的業務時，留存的原始客戶資料。記錄著客戶的基本信息和所辦業務種類等。住房公積金檔案同時也是管理機構工作開展的一種歷史記錄，具有很寶貴的參考作用。以下是住房公積金檔案的主要特點：

1.1 檔案形成者眾多，種類和內容非常豐富

住房公積金的管理機構、經辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。這些機構往往還包括一些其他經辦機構、公證部門以及銀行等，可見，檔案形成者非常多。住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業務檔案之下具體還有很多層次的細分，檔案的內容豐富繁雜。

1.2 留存材料基本相同，保存期限長且存在變化

使用住房公積金辦理的各項業務類型，一般情況下，要求留存的材料都基本相同。根據現行的住房公積金管理辦法，對相關檔案的留存時間一般在15年以上，可以說，較長的留存時間，給檔案管理增添了較大的困難。大量重復相同的材料內容，在長期保存管理過程中，不僅意義不大，而且占用了較多檔案管理資源。

1.3 整理立卷具有時效性

住房公積金檔案，在其相關業務辦理完畢后就要及時進行歸檔，因此，其實效性很強。如果，對檔案的管理，不能在規定的時間內完成，則會影響后續的工作。例如，對于住房貸款客戶來說，如果公積金的相關檔案沒有及時存檔，電子信息系統不顯示客戶的信息資料，則客戶在后續辦理相關住房公積金業務時就會遇到很多需要重復填寫的材料，這是很不方便的。所以，從這個角度來看，住房公積金檔案的管理，一定要具備實效性，即辦即存。

1.4 查閱和使用具有針對性

住房公積金檔案的查閱控制比較嚴格，一般情況下，只有住房公積金監管機構、公安部門以及客戶本身具有查閱權利，不允許他人查閱和使用檔案資料。

2 加強住房公積金檔案管理的方法措施

2.1 加強住房公積金檔案管理制度建設

要制定一套時效性強，標準程度高的制度規定。公積金管理機構，要結合《檔案法》及《住房公積金管理條例》中有關檔案管理的要求，并結合不同住房公積金檔案內容特點制定合適的檔案管理制度，為檔案管理建立可以遵照執行的規范化制度，確保檔案管理的規范化、制度化。

2.2 規范檔案管理人員管理，加強檔案管理知識學習培訓

加強住房公積金檔案管理人員職業道德教育和業務學習，規范檔案管理人員職責，提高住房公積金檔案內容的真實性、準確性、完整性和規范性。加強和改進新形勢下檔案工作，進一步提高住房公積金檔案管理人員的綜合素質，及時更新業務知識，提升業務能力，是新形勢下業務發展的需要。要加強檔案管理人員的檔案管理業務培訓力度，提升其管理檔案的專業技能水平，為住房公積金檔案管理，提供高素質的專業化人才。

2.3 規范住房公積金檔案歸檔管理

住房公積金檔案管理，要嚴格依照檔案管理規定，提升管理的合規性和程序性。對不同業務種類的檔案，要建立不同形式的檔案管理工作流程。在涉及到需要監督管理的，應該將檔案管理人員進行崗位分離。

2.4 做好保密工作

對于住房公積金檔案管理，一定要提升檔案管理人員的保密意識。做好檔案的保密工作，不能發生泄露客戶信息的事件。本人或受委托人查閱、復印、調取檔案的，必須攜帶身份證，委托人須出示委托書，方可進行查閱、復印和調取。除紀檢、監察、審計等有關部門依法詢問檔案內容外，任何人不得私自向外泄露住房公積金檔案信息，也不得在單位內部與其他人員談論有關檔案的具體內容，違者要追究相關責任人的責任。

2.5 加大投入，完善硬件設施

公積金檔案管理單位要投入資金，購置密集架，配備了恒溫恒濕設備、聲像檔案柜，在原有檔案庫房基礎上，專門打造一個標準數字化檔案查閱室，將所有檔案目錄均錄入數字化管理系統。組織業務骨干多批次、小范圍進行培訓，努力提升檔案人員的業務素質、服務水平和服務質量。

2.6 注重開發利用，充分發揮檔案服務功能

住房公積金檔案對于公積金管理、住房公積金貸款調研等方面，有著很重要的作用。所以，住房公積金管理機構，要充分發掘和利用檔案信息資料，提升其服務功能，為檔案利用者提供準確、迅速、全面的查詢服務，進一步提高服務效率和質量。

3 結語

加強住房公積金的檔案管理，是住房公積金規范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風險的需要。因此，要以住房公積金管理制度建設為基礎，抓好住房公積金檔案資料的科學管理，不斷提高檔案工作科學化、規范化管理水平，嚴格按照檔案工作規范化管理要求，扎實推進檔案管理不斷升級，為住房公積金事業的發展，提供良好的檔案信息資料服務支撐。

參考文獻：

[1]李姝.淺談住房公積金檔案管理面臨的問題與對策[J].科技視界，20150215.

[2]宋娜.加強基層住房公積金檔案管理的對策思考[J].科技經濟導刊，20160505.