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淺談如何提升規劃檔案的利用水平

2017-05-30 18:51:05孫明
大東方 2017年11期
關鍵詞:檔案管理

孫明

摘要:近年來,隨著城市建設步伐的日益加快,規劃檔案作為城市發展變遷的歷史記錄和未來指導,扮演著越來越重要的角色。如何利用好規劃檔案,也成為社會各界所關注的問題。本文以規劃檔案為核心,探究如何加強規劃檔案的利用,為城市的建設發展做出貢獻。

關鍵詞:規劃檔案;檔案利用;檔案管理

檔案管理工作的首要任務是緊密圍繞經濟工作為中心,積極為今后發展服務。面對經濟全球化的進程不斷加快,知識經濟日趨發展的新形勢,檔案管理工作也面臨著改革創新,與時俱進的問題。規劃檔案是城建檔案的重要組成部分,是在城市規劃、建設管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。如何提升規劃檔案的利用水平呢?本文就此問題展開了簡單的分析。

一、規劃檔案利用工作所存在的問題

當前,隨著城市規劃檔案館建設的推進,各大城市的規劃檔案管理有了新的平臺和載體,并且也取得了顯著的成效。但是在規劃檔案館的管理體系之下,城市規劃檔案的利用還存在著三個方面的問題:

(1)信息資料整合難度較大

規劃檔案資料具有較強的專業性,與其他領域的普通檔案資料并不相同,處理和整合的難度相對較大。特別是一些檔案資料的專業內容,與其他檔案資料的關聯性大,相互之間的聯系十分復雜,在資料整合的過程中涉及面廣,帶來了較大的工作量。另外,還有一部分檔案年代相對久遠,缺損嚴重,在整合中容易出現一些缺陷問題。

(2)檔案利用渠道不夠靈活

雖然,網絡信息技術的發展已經帶來了檔案管理數字化的趨勢,但是在現實中,大部分檔案的擦汗月利用,仍然采用的是傳統人工查閱的方式。申請查閱檔案內容,必須通過人工操作的方式進行,效率相對較低,而且使申請人花費了大量的等待時間,導致其利用率和利用意愿受到影響。再加上高門檻的申請審查標準,使更多普通民眾望而卻步。

(3)檔案查閱費用標準較高

一般而言,規劃檔案的查閱,需要用戶支付查閱費用、證明費用、復印費用、服務費用等,標準較高,容易給用戶造成負擔。特別是一部分重要的檔案資料,在查閱過程中需要支付更多的費用,無形中進一步提高了檔案查閱的門檻,也使得利用效率更加低下。

二、提高規劃檔案利用的途徑和措施

針對上述三個問題,結合當前規劃檔案管理的現實狀況,提出以下幾項對策措施:

(1)完善規劃檔案制度建設

完善檔案管理制度建設,提高依法治檔水平。檔案是規范管理的基礎,檔案管理必須有章可循,檔案征集必須執行有力。要不斷豐富檔案內容,優化檔案結構,提高檔案質量,依據國家有關檔案業務建設的規范、標準,逐步實現規劃檔案的規范化、標準化。

(2)優化檔案信息資源整合

轉變城市規劃檔案館的資源管理流程,按照各類檔案資料的關聯性和專業性,進行分類處理,確保檔案資源的有序運用。城市規劃檔案館應當設立統一的檔案存放檢索流程,使資源之間的整合效率得到提升,同時也使這類資源的利用更加高效便捷。同時,城市規劃檔案館應當加強與外部單位的合作聯系,主動與其他單位進行溝通,系統性地完善規劃檔案資料的內容,從而使檔案的利用可以得到更加全面的支撐,也使這類檔案在現實中可以發揮出更大的作用。

(3)拓展檔案網絡服務渠道

隨著電子政務的推進,電子文件已逐步成為黨政機關、企事業單位產生文件的主要形式。借助當前的互聯網信息網絡,加快電子文件收集管理步伐,建立規劃檔案的電子數據庫,實現電子數據管理的高效化,并對外提供網絡查詢服務。首先,對各類檔案信息進行分類,對可以主動向社會公開的檔案資料,及時制作電子文件,并且開發對外公開的管理系統,讓普通民眾可以在網絡上放百年地查詢這些信息資料。對需要進行審核才能公開的資料,則可以在網絡上提供申請表以及審核條件,由民眾通過網絡直接提交要求,并在網絡上進行審核,最后通過網絡渠道送達,使檔案的利用依托網絡渠道,達到更加方便的目的,同時也拉近檔案管理部門與普通民眾的距離。

(4)完善檔案服務收費管理

規劃檔案應當具有公益性的特點,并且其相關的服務收費應當按照公益性的標準進行,減少普通民眾為了檔案查詢所需要支付的費用,并通過數字化的方式,最終達到為社會提供免費服務的目的。從目前的情況看,可以結合檔案的具體情況,包括其是否電子化、是否索引困難、是否需要花費較多的人工服務量,決定不同的費用標準,盡可能地降低費用支出。

三、總結

規劃檔案工作的根本目的在于利用,規劃檔案服務應當是現代城市公共服務的重要組成部分,城市規劃檔案的管理者應當根據公益性的要求,在優化檔案信息資源整合、拓展檔案網絡服務渠道、完善檔案服務收費管理等方面做出努力,不斷提高規劃檔案服務水平。

(作者單位:吉林省松原市規劃局)

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