淺談如何提升規劃檔案的利用水平

孫明

摘要：近年來，隨著城市建設步伐的日益加快，規劃檔案作為城市發展變遷的歷史記錄和未來指導，扮演著越來越重要的角色。如何利用好規劃檔案，也成為社會各界所關注的問題。本文以規劃檔案為核心，探究如何加強規劃檔案的利用，為城市的建設發展做出貢獻。

關鍵詞：規劃檔案；檔案利用；檔案管理

檔案管理工作的首要任務是緊密圍繞經濟工作為中心，積極為今后發展服務。面對經濟全球化的進程不斷加快，知識經濟日趨發展的新形勢，檔案管理工作也面臨著改革創新，與時俱進的問題。規劃檔案是城建檔案的重要組成部分，是在城市規劃、建設管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。如何提升規劃檔案的利用水平呢？本文就此問題展開了簡單的分析。

一、規劃檔案利用工作所存在的問題

當前，隨著城市規劃檔案館建設的推進，各大城市的規劃檔案管理有了新的平臺和載體，并且也取得了顯著的成效。但是在規劃檔案館的管理體系之下，城市規劃檔案的利用還存在著三個方面的問題：

（1）信息資料整合難度較大

規劃檔案資料具有較強的專業性，與其他領域的普通檔案資料并不相同，處理和整合的難度相對較大。特別是一些檔案資料的專業內容，與其他檔案資料的關聯性大，相互之間的聯系十分復雜，在資料整合的過程中涉及面廣，帶來了較大的工作量。另外，還有一部分檔案年代相對久遠，缺損嚴重，在整合中容易出現一些缺陷問題。

（2）檔案利用渠道不夠靈活

雖然，網絡信息技術的發展已經帶來了檔案管理數字化的趨勢，但是在現實中，大部分檔案的擦汗月利用，仍然采用的是傳統人工查閱的方式。申請查閱檔案內容，必須通過人工操作的方式進行，效率相對較低，而且使申請人花費了大量的等待時間，導致其利用率和利用意愿受到影響。再加上高門檻的申請審查標準，使更多普通民眾望而卻步。

（3）檔案查閱費用標準較高

一般而言，規劃檔案的查閱，需要用戶支付查閱費用、證明費用、復印費用、服務費用等，標準較高，容易給用戶造成負擔。特別是一部分重要的檔案資料，在查閱過程中需要支付更多的費用，無形中進一步提高了檔案查閱的門檻，也使得利用效率更加低下。

二、提高規劃檔案利用的途徑和措施

針對上述三個問題，結合當前規劃檔案管理的現實狀況，提出以下幾項對策措施：

（1）完善規劃檔案制度建設

完善檔案管理制度建設，提高依法治檔水平。檔案是規范管理的基礎，檔案管理必須有章可循，檔案征集必須執行有力。要不斷豐富檔案內容，優化檔案結構，提高檔案質量，依據國家有關檔案業務建設的規范、標準，逐步實現規劃檔案的規范化、標準化。

（2）優化檔案信息資源整合

轉變城市規劃檔案館的資源管理流程，按照各類檔案資料的關聯性和專業性，進行分類處理，確保檔案資源的有序運用。城市規劃檔案館應當設立統一的檔案存放檢索流程，使資源之間的整合效率得到提升，同時也使這類資源的利用更加高效便捷。同時，城市規劃檔案館應當加強與外部單位的合作聯系，主動與其他單位進行溝通，系統性地完善規劃檔案資料的內容，從而使檔案的利用可以得到更加全面的支撐，也使這類檔案在現實中可以發揮出更大的作用。

（3）拓展檔案網絡服務渠道

隨著電子政務的推進，電子文件已逐步成為黨政機關、企事業單位產生文件的主要形式。借助當前的互聯網信息網絡，加快電子文件收集管理步伐，建立規劃檔案的電子數據庫，實現電子數據管理的高效化，并對外提供網絡查詢服務。首先，對各類檔案信息進行分類，對可以主動向社會公開的檔案資料，及時制作電子文件，并且開發對外公開的管理系統，讓普通民眾可以在網絡上放百年地查詢這些信息資料。對需要進行審核才能公開的資料，則可以在網絡上提供申請表以及審核條件，由民眾通過網絡直接提交要求，并在網絡上進行審核，最后通過網絡渠道送達，使檔案的利用依托網絡渠道，達到更加方便的目的，同時也拉近檔案管理部門與普通民眾的距離。

（4）完善檔案服務收費管理

規劃檔案應當具有公益性的特點，并且其相關的服務收費應當按照公益性的標準進行，減少普通民眾為了檔案查詢所需要支付的費用，并通過數字化的方式，最終達到為社會提供免費服務的目的。從目前的情況看，可以結合檔案的具體情況，包括其是否電子化、是否索引困難、是否需要花費較多的人工服務量，決定不同的費用標準，盡可能地降低費用支出。

三、總結

規劃檔案工作的根本目的在于利用，規劃檔案服務應當是現代城市公共服務的重要組成部分，城市規劃檔案的管理者應當根據公益性的要求，在優化檔案信息資源整合、拓展檔案網絡服務渠道、完善檔案服務收費管理等方面做出努力，不斷提高規劃檔案服務水平。

（作者單位：吉林省松原市規劃局）