“互聯網+”時代的檔案管理機遇與挑戰分析

謝珊

[摘 要]隨著社會經濟不斷發展，社會大眾的社會活動大幅度增加，各類社會信息呈現出爆發式增長特點，傳統紙質檔案管理模式也無法滿足時代發展的客觀要求。在“互聯網+”時代背景下，檔案管理迎來發展機遇的同時，也需要更好地面對來自各方面的挑戰，必須加強檔案管理。因此，文章多角度客觀分析了“互聯網+”時代下檔案管理機遇與挑戰，多層次探討了“互聯網+”時代的檔案管理優化途徑。

[關鍵詞]“互聯網+”時代；檔案管理；機遇；挑戰

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.205

1 “互聯網+”時代的檔案管理機遇與挑戰

1.1 “互聯網+”時代的檔案管理機遇

1.1.1 技術手段不斷豐富

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理手段呈現出多元化特點，檔案管理技術手段日漸豐富，檔案管理信息系統作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時間內查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關聯性特點。同時，在“互聯網+”時代下，檔案存儲形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質量，檔案信息數據也更加準確，出現多樣化的檔案管理技術選擇平臺，各類管理機構、企業之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統應運而生，電子檔案管理系統具有鮮明的時效性特點。

1.1.2 服務空間不斷拓展

在社會經濟活動作用下，社會各類信息頻繁出現，檔案管理者借助互聯網信息技術，構建出合理化的檔案管理系統，有著較大的管理空間，檔案管理呈現出數字信息化特點，在計算機系統中存儲著海量檔案信息，其存儲成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時空限制，查詢各類檔案數據信息，離線管理各類檔案，能夠為檔案使用者提供優質的遠程服務，檔案服務空間進一步拓展。

1.1.3 檔案時效不斷提高

隨著社會不斷發展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時效性特點，傳統紙質檔案管理已無法有效滿足這方面的客觀要求，必須對其加以優化完善。在“互聯網+”時代下，時效性是互聯網信息技術的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動態跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動態性。同時，所構建的檔案管理系統可以有效整合大數據、數據挖掘技術等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時效不斷提高。

1.2 “互聯網+”時代的檔案管理挑戰

1.2.1 管理模式變革

站在客觀角度來說，傳統檔案管理過分注重管理人員已有的經驗，不注重檔案科學化與系統化管理，和傳統檔案管理相比，以互聯網信息技術為中心的檔案管理系統有著明顯的區別，急需要優化檔案管理流程、管理模式，對檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯網+”時代背景下，檔案管理迎來發展機遇的同時，也需要更好地應對來自各方面的挑戰，必須多層次優化變革檔案管理模式，構建標準化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統單一化管理模式，才能有效滿足“互聯網+”時代下檔案事業發展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。

1.2.2 檔案管理意識落后

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理人員構建檔案管理系統中，需要構建合理化的檔案管理體系，對檔案管理人員也提出了更高的專業性要求。由于長期受到傳統紙質檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯網+時代下的檔案管理意識，檔案管理意識落后，對互聯網信息技術作用下的檔案管理系統流程缺乏正確的認識，不具備較高的職業道德素質，責任感不強，影響檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理人員不具有較高的業務素質，檔案管理操作能力不高，無法有效發揮互聯網信息技術多樣化作用。

1.3 檔案管理難度不斷增加

在“互聯網+”時代下，傳統檔案受到巨大的沖擊，要求加強檔案標準化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動態性，檔案信息數據不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對檔案信息進行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時，在互聯網信息技術作用下，網絡數據不具有較高的保密性，檔案數據信息具有較高的泄露風險，一旦沒有及時做好檔案信息備份工作，相關檔案信息丟失，會造成嚴重的經濟損失。

2 “互聯網+”時代的檔案管理途徑

2.1 強化檔案管理意識，優化檔案管理制度

在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時俱進，轉變自身傳統觀念，全方位正確認識檔案管理，要多角度加強自身檔案管理意識。檔案管理者要多層次掌握各方面專業知識，比如，科技檔案管理、企業檔案管理、電子文件管理，將其靈活應用到檔案管理中，科學管理各類檔案。同時，檔案管理者要增強自身責任感，具備終身學習意識，注重檔案安全性以及準確性的提高，優化利用互聯網信息技術，科學管理各類檔案信息。此外，在日常運營中，檔案管理者必須嚴格按照“互聯網+”時代下檔案管理具體要求，優化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內容以及電子檔案管理標準，全方位監督檔案管理，提高檔案管理整體質量。

2.2 優化檔案管理模式與服務形式

在“互聯網+”時代下，檔案管理者必須優化利用互聯網信息技術，結合其特點、性質，優化完善檔案管理模式，科學管理海量檔案信息數據。檔案管理者要圍繞網絡，在最短的時間內有效組織網上海量信息數據，實現檔案網上服務，為檔案信息使用者提供更加優質的服務，借助互聯網技術，構建合理化的檔案管理數據庫以及數據管理中心，科學管理檔案的基礎上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務、利用，實現計算機檢索，取代傳統手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數據。檔案管理者要借助互聯網信息技術，優化檔案服務形式，比如，電子信箱服務、數據庫查詢服務、檔案匯編專題服務，為檔案信息使用者提供針對性服務，有效滿足他們各方面客觀需求。

2.3 提高檔案工作者綜合素質

在“互聯網+”時代下，互聯網信息技術已被廣泛應用到檔案管理中，傳統檔案管理方法以及管理模式發生了質的變化。檔案局必須意識到檔案工作者綜合素質的重要性，要根據檔案工作者各方面情況，結合當下檔案管理特點、性質等，優化利用現代化技術手段，定期對檔案工作者提供全面、系統化培訓，引導他們學習最新檔案管理理念、管理知識、管理技術，能夠將多樣化現代技術靈活應用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學管理各類電子文件，在實踐中積累豐富的工作經驗，成為新時期高素質專業人才，有效開展檔案管理工作。

3 結 論

總之，在“互聯網+”時代背景下，檔案管理是一門復雜化的系統學科，理論性、針對性較強，和多類主體密切相關，比如，國家、個人，檔案管理難度較大，需要投入大量的時間與精力。在檔案管理過程中，檔案管理者必須綜合分析主客觀影響因素，以社會市場為導向，客觀看待“互聯網+”時代下檔案管理機遇以及挑戰，運用發展的眼光，統籌兼顧，優化完善檔案管理，強化檔案管理意識，優化檔案管理模式以及服務形式，提高檔案管理人員綜合素質等。以此，促使互聯網+時代背景下一系列檔案管理工作能夠順利開展，科學管理海量檔案信息數據，提高各類檔案利用價值，將其靈活應用到不同行業與領域中，促使我國經濟全面發展。

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