數(shù)字化時(shí)代對(duì)基層檔案工作的思考

胡永翠

摘 要：伴隨現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)快速發(fā)展，基層檔案工作取得了顯著的進(jìn)步。大部分辦公也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，各種電子檔案文件呈現(xiàn)在了人們的面前，基層檔案工作正在朝著新型模式轉(zhuǎn)變，電子檔案的出現(xiàn)使得人們對(duì)紙質(zhì)檔案的管理產(chǎn)生了誤區(qū)，在這樣的條件下，甚至呈現(xiàn)出了電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象。紙質(zhì)記錄檔案作為數(shù)字化檔案唯一的憑證，具有查考作用，也是寶貴的歷史產(chǎn)物，而且隨著時(shí)間推移而將日益彌足珍貴。紙質(zhì)檔案的管理和電子檔案一樣需要重視，且需要雙套保存。雙套制管理模式已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字化時(shí)代電子檔案與紙質(zhì)檔案會(huì)同時(shí)服務(wù)于檔案管理，其主要是通過(guò)形成電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)管理，讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；檔案

數(shù)字化時(shí)代，基層檔案工作從傳統(tǒng)的、專人檔案規(guī)整、分類、編碼等逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔⒓夹g(shù)主導(dǎo)的開放化、共享化，智能化、網(wǎng)絡(luò)化。

一、數(shù)字化時(shí)代基層檔案工作的時(shí)代新要求

1.信息化社會(huì)大背景下，基層檔案工作要開放化、共享化。

在信息大爆炸的時(shí)代，信息交換成為社會(huì)交往主要形態(tài)，基層檔案工作越來(lái)越突現(xiàn)出其信息屬性，人們對(duì)于其關(guān)注也日漸加強(qiáng)。信息開放化、共享化狀態(tài)存在就為基層檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求。基層檔案工作就要改變過(guò)去封閉、僵化的工作模式，實(shí)現(xiàn)真正的共享，要求基層檔案信息更好的與社會(huì)相融合，要盡可能優(yōu)化與豐富檔案庫(kù)藏，以實(shí)現(xiàn)基層檔案物質(zhì)基礎(chǔ)的充分積累。同時(shí)，檔案信息的查閱形式應(yīng)多樣化，通過(guò)完善體制實(shí)現(xiàn)電話、傳真及信函查詢等。

2.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)基層檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化 。如今，知識(shí)經(jīng)濟(jì)多依靠高新技術(shù)為主要發(fā)展形態(tài)，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無(wú)疑為當(dāng)前核心領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)，對(duì)于信息處理的便捷性不可小覷。當(dāng)前基層檔案工作要做的就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榇笕萘俊⒌蛣趧?dòng)強(qiáng)度、高效率性。在這一過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)，在信息存儲(chǔ)、處理方面能力巨大，尤其是在建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化模式、大容量、高精確度信息數(shù)據(jù)庫(kù)方面。另外，現(xiàn)代通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收、發(fā)的便捷化，在互聯(lián)網(wǎng)日漸普及的大趨勢(shì)下，基層檔案信息網(wǎng)絡(luò)化成為必然。

二、數(shù)字化時(shí)代基層檔案工作開展新思路

1.在整體發(fā)展規(guī)劃中充分納入檔案工作

基層檔案工作的順利開展，首先要實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案工作的充分優(yōu)化，制定科學(xué)、合理的檔案策劃方案，然后再將目標(biāo)細(xì)化為若干小任務(wù)，并逐步落實(shí)，有效整合，從而實(shí)現(xiàn)基層檔案工作的終極目標(biāo)。從檔案工作規(guī)范化角度來(lái)看，計(jì)劃的制定非常關(guān)鍵，他能保證與基層發(fā)展步調(diào)一致，通過(guò)各個(gè)部門的密切配合和全體相關(guān)人員的有效參與，能夠有效保障檔案資源的全面收集與科學(xué)規(guī)整，是基層穩(wěn)步、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。

2.有條不紊的落實(shí)對(duì)于基層檔案目標(biāo)的管理

在最近幾年，很多基層都開始實(shí)施“檔案工作的目標(biāo)管理”，即將檔案工作具體任務(wù)分解，并安排到各相關(guān)部門。在這一過(guò)程中，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制的構(gòu)建十分必要，它建立在檔案館基礎(chǔ)上。其次，通過(guò)教育、宣傳及培訓(xùn)，發(fā)展壯大檔案工作責(zé)任隊(duì)伍，強(qiáng)化相關(guān)部門中檔案管理者專業(yè)化乃至綜合素質(zhì)。另外，健全檔案管理制度也是必要項(xiàng)，這一點(diǎn)主要是針對(duì)諸如歸檔規(guī)范性、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、全面性而言。最后，要采取措施充分調(diào)動(dòng)廣達(dá)參與者的工作積極性，例如在進(jìn)行基層基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的檔案工作中，可以將群眾力量充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，使工作整體質(zhì)量有效改善。

3.積極推薦基層檔案檔案雙套制管理體系

讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作。

（1）充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式

在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識(shí)影響。在當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化的管理過(guò)程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，我們應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式，有條不紊的開展基層檔案工作。

（2）結(jié)合基層檔案資料管理內(nèi)容，初步限定雙套制模式管理范圍。為了有效提高基層檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對(duì)需要保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個(gè)基層可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式，并提出具有較高應(yīng)用價(jià)值的管理措施。尤其是在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建完善的管理模式。同時(shí)，基層檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對(duì)于一些具有較高應(yīng)用價(jià)值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。

（3）對(duì)基層檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排。在檔案管理過(guò)程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對(duì)檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對(duì)檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過(guò)程中采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)最大限度提高檔案資料的利用價(jià)值。

數(shù)字化時(shí)代，基層檔案工作新模式還要有很長(zhǎng)的路要走。在當(dāng)前基層檔案管理的過(guò)程中，積極大膽采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理模式是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展最為有效的改進(jìn)措施。

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