高職院校辦公室服務質量提升探討

喻念念

【摘要】作為高職院校教育教學管理的綜合部門，辦公室必須在學校改革發展過程中承擔起重要的任務，必須努力通過提升其服務質量來促進學校整體運行質量以及整體管理水平的更上一層樓。本文指出高職院校辦公室服務質量的提升必須在理念建設、體系制度建設、管理隊伍建設以及創新工作方法上下功夫。

【關鍵詞】高職院校；辦公室；服務；策略

高職院校的辦公室是學校綜合管理各項事務的重要部門，它負責為學校的黨政領導、各系級單位、學院以及全校師生服務，可以說是聯系全校上下的重要紐帶與橋梁，是學校面向社會開展各類社會活動的重要“窗口”。隨著高職院校改革發展進程的不斷加快，高職院校辦公室的職能顯得越來越重要，同時也面臨著諸多的新要求，為此，高職院校必須靈活采取各種方式來提升辦公室的服務質量，以此來推動學校教育教學活動的整體運行和綜合發展。

一、有效增強服務理念

高職院校辦公室最重要的職能就是服務，其服務的對象包括學校黨政領導、各系級單位、學院以及全校師生，為此，辦公室的工作人員首先應該樹立的就是“以人為本”的服務理念。高職院校的辦公室工作人員要始終以服務學校、以促進學校發展為宗旨，以學校的長遠利益為目標，想學校之所想，急學校之所急，秉承著全心全意為師生服務的宗旨，將學校的各項政策落到實處，扎扎實實地為學校發展作出貢獻。與此同時，辦公室的工作人員要樹立起大局意識，一切以學校的長遠發展為目標，積極養成奉獻學校的精神，全身心地投入到自己的工作當中，不計較個人利益得失，將自己的個人發展與學校的長遠發展相結合，將自己的利益融入學校的利益，盡心盡力地為全校師生服務，堅決摒棄“門難進、臉難看、事難辦、話難聽”的辦事作風，真正樹立起全新的服務理念，不斷推進辦公室工作邁上新臺階。

二、切實強化體系制度建設

健全完善的體系制度是做好辦公室工作，并取得良好效果的保障。高職院校首先要構建一整套適合辦公室工作的體系，從辦公室的管理部門執行部門乃至到后勤等等部門都要建立嚴格的分工制度，對每一個辦公室部門的崗位職責必須予以明確。其次，就是要構建一整套完善的制度保證辦公室工作的正常運行。要對包括文件處理、事務處理、會務接待等在內的工作事項進行明確的程序規定，使得辦公室的每一項工作能夠依照規定的章程得以有條不紊地執行下去。再次，要對辦公室的工作程序進行必要的規范，切實明晰責任、明確流程，積極做到每一項工作都能夠按照流程進行，不越級，不推諉，科學合理地開展各項工作，不斷增強辦公室的工作活力，有效提升工作效率和質量。此外，還應該建立相應的考核機制。對于辦公室工作人員定期進行考核，明確個人工作得失，按照工作績效予以一定的獎勵和懲處，以此來增強工作人員的積極性、主動性和創造性。

三、努力提升工作人員素質

良好的辦公室服務質量的實現需要一個富有合作精神、素質過硬的專業化工作團隊，因此，必須努力提升辦公室工作人員的整體素質，以此來推動服務質量的不斷提升。高職院校要有意識地提升辦公室工作人員的素質，引導他們以學校大局為重，以服務為工作中心，切實履行好辦公室各項工作職責，提升自己的工作和業務水平，使得辦公室工作嚴謹有序，有條不紊，將辦公室工作的職能最大限度地發揮出來。具體來說，學校可以開展定期的宣傳講座活動，讓廣大辦公室工作人員了解辦公室服務工作的重要性，強化他們的服務意識。也可以開展相關的技能培訓活動，切實提升辦公室工作人員的工作技能和水平等綜合素質。此外，還可以做好辦公室工作的反饋工作，及時了解工作人員在工作中出現的問題和不足，及時發現問題，并且采取有效的措施解決這些問題，做到查漏補缺，及時改進，提升自身工作素質和技能。

四、積極創新工作方法

隨著信息技術的飛速發展，各行各業都已經逐漸呈現信息化的發展趨勢，高職院校辦公室自動化和信息化也必將是一大趨勢。為此，要利用信息化所帶來的便利，不斷促進高職院校辦公室工作方法的創新。

首先必須建立完善辦公自動化設備體系，高性能的計算機是必不可少的辦公工具。其次，要精心重點培訓一批扎實專業的網絡辦公人員，讓他們熟悉和掌握各類自動化辦公軟件的使用技能，能夠借助計算機得心應手地開展辦公實務，節約辦公時間并且提供工作效率。其次，要利用微信、QQ、BBS等社交軟件建立起學校與師生員工之間的相互聯系，及時了解全校的活動動態，集思廣益，收集全校師生關于學校改革發展的意見和建議，作為辦公室提高辦公效率的科學依據。

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