電力施工企業檔案管理信息化

余譚英

【摘要】信息時代的迅速發展，讓越來越多的管理機制開始變得電子信息化，而檔案管理也是一樣的。通過信息化的管理完善電力施工企業檔案管理制度，方便了檔案管理人員，化繁瑣的檔案處理為簡單的電腦操作。本文根據電力施工企業檔案管理信息化的狀況提出強化建議，以便企業了解狀況及時處理，提高企業的工作效率，有利于企業的長遠發展。

【關鍵詞】電力施工企業；檔案管理；信息化

隨著社會的不斷發展，社會的各個生活領域對于電力的需求不斷增加，電力企業也迅速崛起。電力施工企業也就任重而道遠，許多地方需要不斷地被發現和改進，以提高電力施工企業的工作效率。而對于施工企業的檔案，其記錄著企業的發展歷程，儲存著電力施工企業的工程建設成果，也是電力施工企業施工水平和企業實力的真實寫照。檔案管理的電子信息化建設，對于企業的發展起著積極的作用，對于企業的發展有著極大的促進作用。由于我國信息化技術起步較晚，在信息化建設領域中，有許多的問題有待解決，這就給電力企業檔案管理的發展帶來了嚴峻的挑戰。

一、電力施工企業檔案管理的現狀問題

檔案管理是指企業對于各個事項的記錄，資料的處理、存儲以及查詢等的工作職能；對于企業的發展有著清晰明了的記錄，為企業今后的發展起著奠基性的作用，同時還可以給企業規劃者為企業規劃提供一個方向，展示給企業領導者企業中存在的完美和缺陷，以便對癥下藥，尋找措施，改善企業的施工效率。而我們傳統的檔案管理，都是依靠手工的記錄和處理，其方式不但減緩了工作的效率也耽擱了企業工程的施工進程。手工的查閱也增加了企業對于檔案的查詢不便，所有的記錄都得一頁一頁去翻，時間和效率得不到保證，造成了許多不必要的麻煩。由于檔案都是紙質文件，在查詢的過程中需不斷翻閱，容易造成檔案資料的損壞，也給公司帶來經濟上的損失。但是隨著科技的不斷進步，現代企業的檔案管理模式，將結合手工與信息技術，不斷地優化檔案的管理、接收和處理，增加了企業檔案的可用性，提高了檔案工作者對于檔案處理的效率。對于現代化電子技術的利用，其優勢就是可以將復雜的手工整理實體檔案劃分為不同的類型，進行必要專業的分類，以防止檔案資料的丟失，增加檔案資料的安全性。

雖然，檔案管理電子技術的利用相對于手工處理，其工作效率有明顯的提高，而且文件保存的穩定性得到保障，查閱也相對便利。但是仍然會有一些不足的存在，其無法完美地滿足企業發展的需求。比如，一方面，部分技術對于檔案的查閱不具備全文檢索和查詢功能，那么對于檔案的利用也帶來了極大的不便；另一方面，在軟件安裝的過程中，數據的輸入沒有備份，這樣的話，一旦發生文件的損壞或丟失，就難以挽回，這樣檔案資料的安全性處理就沒有得到相對的保障。所以，企業的檔案管理還需要有相對完善的策略，可以適當地將部分重要的紙質文件進行數據化處理，以及將企業生產和管理過程中的重要視頻、錄音等其他記錄進行數據化處理，以方便后期的使用查詢，這就要求企業在檔案管理方面加快和完善信息化建設的進程。

二、電力施工企業檔案管理的信息化建設

（一）檔案管理信息化建設的必要性。檔案的管理對于企業的發展起著重大的作用，檔案記錄著企業的各項資料，其接受、處理和儲存公司的各項資料，給公司各項規劃提供了參考性的資料，通過今夕業績對比幫助公司作出策略性的規劃，以便規劃公司未來的發展。檔案管理不僅有利于公司的發展，還對我們國家經濟建設、政治建設、文化建設有著重要意義。隨著信息技術化的不斷發展，檔案管理信息化處理已經成了現代各個企業時代性的發展趨勢，我們的電力施工企業也毫不例外。

信息化發展帶動工業化發展已經成了現代工業發展的主流趨勢，各個企業都應當對此具有足夠的認識。企業需要在檔案管理工作中不斷地完善信息體制在檔案管理中的建設，同時利用檔案管理機制了解企業的發展狀況。信息化的檔案管理成了企業實現現代化發展的主要途徑。

（二）電力施工企業檔案管理信息化建設存在的阻礙。首先，企業領導對于檔案的管理缺乏重要的認知，導致檔案管理得不到領導的重視。由于企業的檔案信息化處理涉及到各個部門，需要各個方面的專業性技術性人才，需要企業全部的人員都積極地配合，尤其是領導。領導是企業的領導者，對于企業的發展起著領導性的作用。現在好多企業，領導者會覺得檔案的管理跟企業的發展無關，認為檔案的管理只是文字的處理和記錄，跟企業的施工、生產、銷售、服務等無關，對企業的經濟效益無太大影響，不需要有太多的關注和管理，也不必花費太多的人力、物力、財力去完善檔案信息化建設。存在這樣錯誤的觀念，將導致企業的檔案管理工作信息化得不到相應的發展和完善，也阻礙了企業檔案信息化建設的步伐。其次，信息化建設設施不完備。畢竟我國信息化建設起步比較晚，對于信息化的處理還不夠完善，倘若發生在查閱過程中檔案的損失，需要把損失的檔案補救回來就需要極大的技術含量。最后就是缺乏專業性技術人員。檔案管理對于企業的發展有著重要的作用，對于企業的發展有著清晰明了的記錄，為企業今后的發展起著奠基性的作用，同時還可以給企業規劃者制定后期的發展目標提供參考性的依據，展示給企業領導者企業中存在的完美和缺陷。但是，對于當前的企業，其檔案管理人員大都缺乏對專業性知識的認知，沒有充分地認識到檔案管理對于企業發展的重要性。沒有專門的部門對檔案進行管理，就容易導致重要的檔案信息丟失而不重要的檔案信息得到保存。

二、完善電力施工企業檔案管理信息化建設的建議

對于企業檔案信息化建設的完善，企業需要對其作出相應的對策。以下是筆者對于檔案管理在信息化建設中存在的不足作出的幾點建議：

首先，完善各項檔案管理制度。對于檔案管理來說，其對于企業和國家的發展都存在重大的意義。對于國家而言，早已制訂出檔案管理的相關法律法規，而對于我們的電力施工企業，應該在國家相關的法律法規基礎上，結合企業自身的發展狀況，制定符合企業的發展計劃，落實和貫徹企業的管理制度。并且在各項管理制度運行的過程中，不斷加強監督，對各項制度進行完善和修訂。以確保企業檔案管理制度的規范性、科學性、有效性實施，為企業的長遠發展提供相應的保障。其次，企業應該加強信息化的創新和研發。企業應該有效地結合計算機、網絡通信來提高企業檔案管理的運行效率。對于我們電力企業，信息化建設方面的專業性不夠，企業需要增加專業性人才的招攬，積極創新和研發檔案信息化建設。再者，就是要保證企業對于檔案管理信息化建設資金的投入。企業要建設完美的檔案管理信息化機制，不是一朝一夕的事情，其設備、技術等的投入需要企業舍得花費更多的資金和人員去改善。最后，需要增強企業人員對于檔案管理信息化建設的意識，讓企業人員認識到信息化建設的重要性。同時還需要加強專業型人才的培養，為企業未來的發展提供相應的保障。

總之，檔案管理對于企業的發展有著決定性的作用，因此，我們電力企業也需要看到檔案管理給企業帶來的便利，同時結合信息化給檔案建設帶來相應的改善。檔案管理信息化建設不但可以提高企業工作的效率，也給企業未來的發展規劃提供參考。

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