新常態(tài)下對加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的思考

王明罡

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及事業(yè)單位改革的逐步推進(jìn)，新常態(tài)下事業(yè)單位文化檔案管理工作也面臨著更多的新情況和新問題。本文結(jié)合筆者實(shí)踐工作研究，從事業(yè)單位文書檔案管理的重要性入手，對新常態(tài)下如何有效加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書檔案；管理工作

在事業(yè)單位自身發(fā)展歷程中，文書檔案管理屬于事業(yè)單位各項(xiàng)工作中的重要內(nèi)容，而文書檔案管理工作的開展要求我們必須充分認(rèn)識其重要性，對傳統(tǒng)的管理方式予以不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作實(shí)效性的提升。

一、事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

首先，事業(yè)單位文書檔案能夠提供具備法律效力的憑證。事業(yè)單位文書檔案材料是事業(yè)單位設(shè)立、變更以及注銷、組織進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的客觀記錄與重要載體，同時也能夠更加準(zhǔn)確全面地體現(xiàn)出事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)登記管理的全面流程。這些原始材料能夠作為相關(guān)部門查處事業(yè)單位違規(guī)現(xiàn)象的重要依據(jù)，在關(guān)系到事業(yè)單位相應(yīng)訴訟時能夠發(fā)揮出非常關(guān)鍵的作用。

其次，事業(yè)單位文書檔案能夠填補(bǔ)國家檔案的空缺。我國檔案管理工作的主要原則是：集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案材料的完整性和安全性有助于開發(fā)利用。事業(yè)單位在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會主義各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。文書檔案材料作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的客觀記錄，屬于國家檔案不可或缺的關(guān)鍵組成部分。進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理工作能夠客觀全面地反映社會發(fā)展?fàn)顩r。

最后，事業(yè)單位文書檔案能夠?yàn)樯鐣妿砀憬莸牟樵兎?wù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立與完善，事業(yè)單位在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中所發(fā)揮出的作用也更加突出。事業(yè)單位文書檔案材料準(zhǔn)確客觀地記錄下了單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動、法定代表人、印章式樣、分支機(jī)構(gòu)等相關(guān)信息。這些檔案材料根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以充分的開發(fā)利用便能夠有效地為社會各方帶來具有較高價值的信息服務(wù)。

二、事業(yè)單位文書檔案管理的對策

（一）堅(jiān)持以人為本理念。堅(jiān)持以人為本是新常態(tài)下文書檔案管理工作的重要前提條件。事業(yè)單位必須要貫徹落實(shí)以人為本的理念，同時不斷提升對檔案管理工作以及檔案管理人員的重視程度，同時在這一基礎(chǔ)上事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還必須要充分肯定奮戰(zhàn)在文書檔案管理一線的工作人員所做出的貢獻(xiàn)和業(yè)績，積極與文書檔案管理人員進(jìn)行溝通和交流，全面地掌控他們的思想動態(tài)與心理情緒，幫助他們解決工作中或生活中遇到的困難和問題，讓他們解除后顧之憂，能夠全身心地投入到檔案管理工作中去。另外事業(yè)單位各部門也應(yīng)當(dāng)盡量地支持與配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作，促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。

（二）完善管理制度。事業(yè)單位需要盡快建立完善合理的獎懲機(jī)制，在有效激發(fā)文書檔案管理人員工作積極性的基礎(chǔ)上讓其更清楚地了解自身職責(zé)。同時為了強(qiáng)化其責(zé)任感和使命感，保證文書檔案管理工作有序開展，我們在完善管理制度時必須要盡量考慮到檔案管理工作人員自身的發(fā)展和價值追求，將各項(xiàng)工作績效列入考核指標(biāo)中來，并在年終進(jìn)行一次性考核，針對那些日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀，工作能力較強(qiáng)的檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)為其提供更多的晉升機(jī)會，或者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，從而確保文書檔案管理人員能夠以更加主動積極的態(tài)度來開展工作，同時強(qiáng)化其責(zé)任感，促進(jìn)管理效率的提升。

（三）注重培訓(xùn)工作。做好培訓(xùn)工作可以有效提升新常態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率，在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時，必須要引入考核機(jī)制，將考核結(jié)果直接與薪酬福利掛鉤，調(diào)動檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，讓他們能夠全身心地投入到學(xué)習(xí)中來。而在外聘檔案管理工作人員的過程中，應(yīng)當(dāng)選擇持有專業(yè)證書的人員，堅(jiān)持持證上崗、培訓(xùn)上崗的基本原則。另外在日常的教育培訓(xùn)中，不僅要注重文書檔案管理專業(yè)知識內(nèi)容的培訓(xùn)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員思想認(rèn)識和職業(yè)道德素質(zhì)的教育，讓其清晰地了解自身工作的重要性，具備良好的職業(yè)道德品質(zhì)。

（四）做好檔案保密工作。檔案文書檔案管理過程中，保密工作是非常關(guān)鍵的，對事業(yè)單位來說，必須要將保密工作擺在檔案管理的首要位置。在進(jìn)行檔案材料的存放時，檔案室應(yīng)當(dāng)委派專人看管，避免無關(guān)人員入內(nèi)，同時要保證檔案管理辦公室和存放室分開，給予檔案管理人員不同的權(quán)限，避免重要檔案資源的泄露。另外需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的保密意識，讓其了解到檔案資源泄露的危害性與需要承擔(dān)的后果，將安全管理責(zé)任落實(shí)到人頭。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式。對過去的手工管理文書檔案材料的方式予以創(chuàng)新和改革，積極引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，把計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與事業(yè)單位文書檔案管理工作充分結(jié)合起來，促進(jìn)文書檔案管理工作實(shí)效性的提升，開展好文書檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作朝著信息化和自動化的方向發(fā)展。依靠檔案管理軟件來進(jìn)行各種文件資料的存儲和整理，同時提供檔案在線查詢平臺，提升文書檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性，做好信息資料備份和安全管理工作，確保文書檔案材料不會受到損壞。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著近年來我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的進(jìn)一步提升，事業(yè)單位也得到了飛速發(fā)展。我們要充分意識到新常態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性，同時應(yīng)當(dāng)在這一前提下采取科學(xué)有效的管理方式，不斷創(chuàng)新優(yōu)化管理措施，進(jìn)一步推動我國事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的持續(xù)提升。

【參考文獻(xiàn)】

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