淺析辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

趙傳秀

【摘要】辦公室業(yè)務作為一個機構或單位的重要管理工作，在日常業(yè)務和整個機構信息傳達中有著重要的管理作用，辦公室檔案管理工作是否到位，一定程度上影響著單位管理水平的高低。

【關鍵詞】辦公室檔案；規(guī)范管理；發(fā)展方向

辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度對于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設，就是按照規(guī)范化的質量和效率，強化系統(tǒng)思維意識以適應企事業(yè)單位標準化、規(guī)范化、科學化運行的需要。

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高地提升工作品質及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎，有助于保存還原歷史真實性。另一方面，規(guī)范化的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發(fā)展進程里所取得的成績，可為探討其運營成果及發(fā)展規(guī)律提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好壞直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調(diào)整運營政策。所以，在我國規(guī)范好單位辦公室檔案工作，不僅有利于推動社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現(xiàn)實意義。

二、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提——制發(fā)公文。絕大多數(shù)辦公室檔案的前身為公文，如何制定與發(fā)布公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作的質量問題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質量，好為將來實行規(guī)范的辦公室檔案工作奠定根基。

（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準則——立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準則，延續(xù)我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準化辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。

（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規(guī)范辦公室檔案工作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案的質量至關重要。

三、提高檔案規(guī)范化水平的措施

（一）重視規(guī)劃管理，完善管理制度。目前，我國正處于市場經(jīng)濟轉型階段，人民群眾對于行政服務質量提出了更高的要求，而作為影響質量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實現(xiàn)上述目標的重中之重，只有真正落實了規(guī)劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。在單位內(nèi)部應積極宣傳檔案管理工作，并成立專門的管理部門，采取領導負責制，領導檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

（二）強化管理體系，保證信息真實性。針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項工作的協(xié)同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構建聯(lián)席會議制度，將該項工作拓展至領域、部門及各環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設。新時期下的檔案管理人員要轉變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態(tài)轉變?yōu)橹鲃优c其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一時間收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統(tǒng)時代，如果一味堅持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應立足于社會發(fā)展現(xiàn)狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺。

（三）構建網(wǎng)絡體系，規(guī)范檔案利用。現(xiàn)階段，信息技術與我國行政工作的深度結合，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設已然成為現(xiàn)實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術保障。同時在計算機技術飛速發(fā)展的趨勢下，檔案網(wǎng)絡化將會得到進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術，邀請專業(yè)技術人員，結合服務中心的工作特點，構建針對性的網(wǎng)絡服務體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進程，我們要明確認識到培養(yǎng)技術人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運行狀態(tài)當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關系，構建網(wǎng)絡化管理體系，實現(xiàn)信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發(fā)展需求。

本文在檔案管理工作概念基礎上，分析和研究了檔案規(guī)范化管理工作對于服務中心的重要意義，從網(wǎng)絡層面、檔案資源利用等角度提出了相應的建議及對策。在此基礎上我們也能夠進一步明確檔案管理工作的內(nèi)涵，在日后工作中逐步重視該項工作，并構建立體化工作體系，從而促進我國行政事業(yè)的改革及發(fā)展。