水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的管理與利用分析

王妍

【摘要】現(xiàn)在我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展速度越來(lái)越快，原來(lái)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)逐漸由電子檔案管理替代，電子檔案管理在水利勘測(cè)設(shè)計(jì)的中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。本文主要圍繞著在水利工程中應(yīng)用電子檔案進(jìn)行闡述，希望對(duì)大家有所幫助。

【關(guān)鍵詞】水利工程；電子檔案；利用；勘測(cè)設(shè)計(jì)

一、水利勘測(cè)設(shè)計(jì)中電子檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)分析

（一）主要特點(diǎn)。水利勘測(cè)設(shè)計(jì)電子檔案有很多的特點(diǎn)，主要包括以下幾點(diǎn)：第一，電子檔案的組成部分比較多，而且電子檔案的系統(tǒng)性和完整性也比較強(qiáng)，其中的文本表格和圖形都是檔案的重要組成部分。第二，電子檔案具有階段性的特點(diǎn)，因?yàn)?，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)包括很多個(gè)階段，主要有勘測(cè)和規(guī)劃階段，同時(shí)還包括初步設(shè)計(jì)階段，還有施工研究階段，最后一個(gè)階段是竣工階段，這幾個(gè)階段都可以在電子檔案中體現(xiàn)出來(lái)，因此，電子水利工程勘測(cè)電子檔案具有階段性的特點(diǎn)。第三，指的是專業(yè)性特點(diǎn)，因?yàn)樗こ炭睖y(cè)設(shè)計(jì)本身的專業(yè)性就比較強(qiáng)，所以要想完成整個(gè)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)必須要有相關(guān)技術(shù)人員的支持與配合，促進(jìn)水利工程勘測(cè)的順利進(jìn)展，這樣決定了其文件和電子檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)。第四，水利工程勘察電子檔案還具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)主要是為水利施工提供相應(yīng)的服務(wù)，所以，在實(shí)際的施工過(guò)程中會(huì)遇到變更的情況，面對(duì)這種情況，需要對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的設(shè)計(jì)，從而保證設(shè)計(jì)的準(zhǔn)確性和適時(shí)性。

（二）管理內(nèi)容分析。水利工程中的電子檔案管理內(nèi)容指的是對(duì)與水利工程勘測(cè)有關(guān)的檔案進(jìn)行必要的整理并歸檔，在對(duì)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候需要實(shí)施組卷管理，組卷主要是根據(jù)年度和組織機(jī)構(gòu)和保管期限進(jìn)行的，為了保證組卷側(cè)準(zhǔn)確性還需要對(duì)檔案進(jìn)行分盤保管，分盤保管的主要依據(jù)是時(shí)間和機(jī)構(gòu)，這樣可以為保存和查找提供便利性。

二、水利工程勘察設(shè)計(jì)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理模式欠缺規(guī)范性。因?yàn)樵谒こ讨袘?yīng)用電子檔案的時(shí)間還比較短，所以與其相對(duì)的檔案管理模式還比較分散，并不具備統(tǒng)一完善的檔案管理模式，電子檔案管理的內(nèi)容不能夠滿足水利工程檔案管理的要求。雖然水利工程行業(yè)越來(lái)越重視電子檔案的重要性，電子檔案管理可以促進(jìn)水利工程行業(yè)的健康發(fā)展和穩(wěn)定進(jìn)步，而且在水利工程企業(yè)的內(nèi)部也實(shí)行了電子檔案管理，但是，由于不能夠全面的了解電子檔案的各項(xiàng)功能等，所以并沒(méi)有有效地體現(xiàn)出電子檔案的優(yōu)越性，除此之外，電子檔案的管理模式也不夠規(guī)范，這樣一來(lái)，會(huì)使得電子檔案出現(xiàn)各種問(wèn)題，比如說(shuō)電子檔案在應(yīng)用的時(shí)候經(jīng)常會(huì)遇到檔案受損等問(wèn)題，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)失效或者是電子的機(jī)密內(nèi)容被泄露。

（二）電子檔案的系統(tǒng)性和完整性缺乏。與其他行業(yè)的工程設(shè)計(jì)相比，水利工程勘察設(shè)計(jì)本身具有很大的特殊性，水利工程設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容包括很多的方面，主要有勘測(cè)、規(guī)劃等，同時(shí)還包括施工圖紙的設(shè)計(jì)，之后需要根據(jù)施工圖紙進(jìn)行施工，最后完成竣工，在這幾個(gè)過(guò)程中，規(guī)劃所用的時(shí)間與其他環(huán)節(jié)相比是比較長(zhǎng)的。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候經(jīng)常會(huì)遇到機(jī)器出現(xiàn)故障的情況，如果遇到這種問(wèn)題會(huì)使得檔案管理的完整性受到阻礙，還會(huì)造成檔案資料的丟失，對(duì)檔案資料的安全性造成嚴(yán)重的威脅，這樣一來(lái)企業(yè)就會(huì)遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高。電子檔案管理和之前的紙質(zhì)檔案管理相比具有很大的不同，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理要求管理人員具備更高的專業(yè)素質(zhì)和技能，對(duì)管理人員的素質(zhì)能力要求非常高，但是目前的情況卻不容樂(lè)觀，因?yàn)楝F(xiàn)在水利工程行業(yè)的電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平非常低，使用的仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)電子檔案的管理方式，對(duì)電子檔案相關(guān)內(nèi)容的理解程度并不深刻，所以電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有得到有成效的發(fā)揮，最終使得電子檔案管理工作效率非常低下，企業(yè)所需要的重要資料和文件沒(méi)有及時(shí)計(jì)入到電子檔案中，這樣一來(lái)電子檔案的順利發(fā)展受到了嚴(yán)重的阻礙。

三、水利工程勘察設(shè)計(jì)電子檔案的管理和利用

（一）電子檔案的收集管理。電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，更容易丟失或者是修改，所以需要對(duì)水利工程勘測(cè)電子檔案進(jìn)行必要的管理和控制，確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，同時(shí)進(jìn)一步提高電子檔案的完整性。水利工程勘測(cè)電子檔案主要是對(duì)勘察設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并對(duì)水利工程設(shè)計(jì)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)合理的管理和控制，最后對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，但是需要注意的是，應(yīng)該保證信息數(shù)據(jù)的可靠性和完整性。

（二）對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加容易管理，對(duì)其進(jìn)行保管顯得比較復(fù)雜，電子檔案管理主要是依賴于計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。與此同時(shí)，應(yīng)該全方位地考慮電子檔案周圍的庫(kù)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件等，還要對(duì)庫(kù)房的溫濕度有明確的了解和掌握，這也是電子檔案管理中非常重要的工作內(nèi)容。

四、結(jié)語(yǔ)

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)在水利工程中占據(jù)著非常重要的地位，但是在進(jìn)行勘測(cè)設(shè)計(jì)的時(shí)候經(jīng)常會(huì)遇到一些問(wèn)題，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理會(huì)使得檔案的管理面臨嚴(yán)重的威脅，因此在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)中需要使用電子檔案管理，在發(fā)展的新時(shí)代需要重視電子檔案的重要作用，促進(jìn)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的順利進(jìn)展。

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