電算化會計賬務處理程序探究

陳英蓉

（攀枝花學院 經濟與管理學院，四川 攀枝花 617000）

[摘 要]隨著計算機網絡技術的發展及其在會計中的廣泛應用，電算化會計取代手工會計已成為必然。本文首先比較分析電算化會計與手工會計賬務處理的差異，然后指出電算化會計單一財務和業務財務一體化兩種不同模式下的賬務處理程序新規程。

[關鍵詞]手工會計；電算化會計；賬務處理程序

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.027

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-00-02

隨著計算機信息技術在我國會計領域的廣泛應用，電算化會計取代手工會計已成為必然。由于兩者的處理方式和方法不同，導致其取數途徑、數據存儲介質、記賬過程等不同，因此，賬務處理程序的方法和步驟在手工會計和電算化會計兩種不同的處理方式下存在較大差別。為能更好地理解和應用會計電算化，探究兩者的區別，以及電算化會計賬務處理的新規程尤為必要。

1 電算化會計與手工會計賬務處理的差異 崳？

電算化會計，也稱會計電算化，即由計算機代替手工記賬、算賬和報賬等。與手工會計相比，兩者在財務處理程序與步驟上差別較大。對兩者具體的差異進行比較分析，有助于從全新的角度理解電算化會計信息系統。

從表1可看出電算化會計與手工會計賬務處理的差異具體表現在以下幾方面。

1.1 準備工作的差異

在手工會計方式下，會計的基本準備工作比較簡單；但在電算化會計方式下，首次使用則較為繁瑣。首次使用電算化系統需要安裝電算化系統、新建賬套、初始化賬套。初始化賬套主要包括設置操作員及其權限，錄入職員、部門、客戶、供應商、存貨檔案及存貨計量單位，設置憑證類型和會計科目，設置賬務處理內部控制參數，錄入期初余額等。若電算化會計賬套初始化未做好，將直接影響后續的電算化會計工作，甚至可能會導致后續會計處理工作無法開展。

1.2 憑證處理的差異

手工處理方式下，所有經濟業務都需要手工填寫紙質的記賬憑證，憑證填寫得是否正確、完整，需要仔細檢查才能發現，憑證只承載了經濟業務的主要內容、所涉及的總賬、明細賬科目、方向、金額及原始憑證張數。

電算化處理方式下的記賬憑證包括錄制的電子記賬憑證和機制的電子記賬憑證兩種。錄制的電子記賬憑證是指根據審核無誤的原始憑證直接在計算機屏幕上手工填制記賬憑證。機制的電子記賬憑證是指由電算化會計系統自動生產的記賬憑證，它又分為兩類：一類是ERP業務處理系統向會計系統自動傳遞的記賬憑證；另一類是會計系統根據賬戶中已有數據產生的記賬憑證，如期末業務處理時，根據設置的轉賬憑證模板中取數公式由系統自動取數生成的各種分攤、提取、損益結轉憑證等。在電算化處理方式下，電算化信息系統能運用計算機技術自動檢測和調整記賬憑證的一些信息，如能自動生成憑證編號，保證憑證編號的連續、完整，避免出現重號和漏號；能自動對每一張記賬憑證的金額進行平衡校驗，如果出現借貸不相等的情況，不能保存，要求改正，直至相等為止；有輔助核算的科目，系統提示輸入輔助核算項目，否則不能保存；有現金流量核算的科目，系統提示輸入現金流量項目，否則也不能保存等。由此可見，電算化憑證承載的信息豐富，不僅可以承載經濟業務的主要內容、所涉及的總賬、明細賬科目、方向、金額以及原始憑證張數，還可承載客戶、供應商及個人往來輔助核算信息，部門、項目輔助核算信息，現金流量輔助核算信息等。

1.3 記賬的差異

手工處理方式下，記賬指會計人員依據審核無誤的記賬憑證登記各種明細賬、日記賬和總賬。記賬時，按照崗位責任的劃分，由不同的會計人員按照不同科目，分別在不同的賬冊上加以記錄，工作量大，耗時費力。這種記賬工作是由不同的人反復謄抄，容易出錯，需要賬證核對、賬賬核對，對賬和月末結賬工作量大且復雜，效率低。

電算化處理方式下，記賬工作由計算機自動完成，其實質是一個數據處理過程。通過“記賬”指令，電算化會計系統將“憑證臨時庫”轉移到“流水賬庫”中存放，并匯總各科目的發生額，更新各科目發生額及余額庫。采用這種記賬方式，若記賬憑證信息填寫準確、完整，就無需對賬。會計電算化信息系統中的“對賬”功能主要是為檢查記賬過程中出現停電所造成的的漏記情況，以及憑證輔助信息填寫不完整的情況。對本月所有經濟業務記賬完畢后，可直接指令電算化會計系統，對選定月份進行自動結賬。如果該月有尚未記賬的憑證，或上月未結賬，則本月不允許結賬。結賬后，不能再輸入當月的記賬憑證?？梢?，電算化會計記賬簡單，易操作，效率高。

1.4 賬簿的差異

手工處理方式下，不同的賬務處理程序，其總分類賬簿格式、形式不一樣。當企業經濟業務量比較少、使用會計科目不多且不需要單獨專設總賬崗位時，一般選擇日記總賬賬務處理程序，其總賬是訂本式或活頁試的多欄式賬頁。其他賬務處理程序的總賬一般是訂本式或活頁試的借、貸、余三欄式賬頁。日記賬采用的是借、貸、余三欄的訂本式；明細賬采用的是三欄式、數量金額式或多欄式的活頁賬。

電算化處理方式下，由于賬簿組合體系虛擬化，賬簿是以文件形式存在的，所以其賬頁格式可以多樣化，即每套賬可生成并打印出手工會計各種賬務處理程序中所有格式的賬表，如三欄式、數量金額式、外幣金額式和多欄式的日記賬、明細賬，逐項或匯總登記的三欄式和多欄式總賬，發生額、期初和期末余額平衡表，各級科目匯總表和匯總記賬憑證等。此外，也可根據企業管理的需要自行設置賬頁格式及取數公式，生成并打印出相應的賬表。

由于賬簿登記方式不一樣，所以手工會計更正錯賬的方法不再完全適用于電算化會計，如劃線更正法就不適用于電算化會計。電算化會計中，凡是已經記賬的憑證數據不能更改，只能采用紅字沖減法和補充登記法更正。

1.5 編制報表的差異

在手工會計處理方式下，依據總賬和相關的明細賬數據逐項匯總填制報表的各欄目。在電算化會計處理方式下，可依據預先定義的報表取數公式直接生成各種報表。

2 電算化會計賬務處理的新規程

賬務處理流程可簡單概括為填制憑證—登記賬簿—編制報表。手工會計人員的工作重點是登記賬簿，即由不同的會計人員依據審核無誤的記賬憑證分別登記各種日記賬和分類賬，在這期間，登記日記賬、登記明細分類賬、登記總分類賬、試算平衡、對賬和結賬等諸多程序，要經過多數人的手工才能完成，增加了數據處理差錯的可能性。而電算化會計則與之不同，數據一旦通過填制會計憑證進入系統，記賬、對賬、匯總編制會計報表等，都是由計算機自動處理完成，即實現數出一門（都從憑證上來），數據共享（同時產生所需賬表）。整個賬務處理流程具有高度的連續性、嚴密性，呈現出一體化趨勢，極大提高了財務報告的時效性。因此，手工會計中根據登記總賬依據不同而劃分的不同賬務處理程序已沒有必要，電算化會計改變了原來的記賬規則和組織結構。由于記錄載體改變，原來需要手工登記的各種賬簿現在變為計算機登記，記賬中如果出現錯誤，原來的改正方法也不再適用。原來以賬簿種類、記賬程序和記賬方法不同來劃分組織結構和崗位分工，現在則是通過判斷數據處理的形態來劃分，改變了原來的組織結構和賬務處理程序。

筆者認為，電算化會計賬務處理程序分為單一財務賬務處理程序和業務財務一體化賬務處理程序兩種。

2.1 單一財務電算化賬務處理程序

單一財務電算化，又稱為獨立賬務電算化，是指企業只安裝使用了賬務處理模塊或總賬模塊的電算化會計系統。其財務數據是孤立的，與企業其他管理信息系統不集成使用，且相互間的數據不共享。這種單一財務電算化適用于規模小、經濟業務量不多的企業。其賬務處理程序的步驟為：①經濟業務發生后，依據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統中填制記賬憑證；②依據原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統中審核記賬憑證；③指令計算機根據審核無誤的記賬憑證，自動登記各種日記賬、明細分類賬、輔助賬和總分類賬，自動匯總科目匯總表和匯總記賬憑證；④月末，在財務系統中，先指令計算機自動核對各日記賬、明細賬、輔助賬和總賬，再對財務系統進行結賬處理；

⑤月末，指令計算機依據會計報表取數公式生成會計報表。

2.2 業務財務一體電算化賬務處理程序

隨著社會的發展，企業的管理從原來的縱向一體化轉為橫向一體化，企業逐漸開始進行流程重組，會計業務流程重組是企業流程重組的重要組成部分。在會計業務重組中，需要以業務財務一體化為導向。業務財務一體化賬務處理是以經濟業務驅動財務處理，建立基于經濟業務驅動的業務財務一體化信息處理流程，使財務數據和業務數據融為一體。當經濟業務發生時，利用業務驅動來記錄財務信息，將企業的財務、業務和管理信息集中于一個數據庫。企業業務財務一體化發展導致會計的重心發生變化，體現在會計管理實際職能的變化上。

筆者認為，在“互聯網+”時代，會計人員必須了解和熟悉研發、設計、采購、制造、運營、物流、營銷等各個經營環節，精通業務流程，才能把財務體系與整個業務運營緊密地結合起來，才能使財務前置，參與業務運營等方式，從而加強財務和業務的關聯度。通過流程再造轉變財務工作方式和思維定式，將事后核算型財務轉變為規劃型管理會計，進一步拓展財務的管理職能。

業務財務一體電算化賬務處理程序的步驟為：①經濟業務發生后，指令計算機依據ERP業務系統內的原始憑證自動生成記賬憑證；或依據ERP系統外審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統中填制記賬憑證；②依據原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統中審核記賬憑證；③指令計算機根據審核無誤的記賬憑證，自動登記各種日記賬、明細分類賬、輔助賬和總分類賬，自動匯總科目匯總表和匯總記賬憑證；④月末，在各業務系統中，先指令計算機自動核對業務賬與財務賬，再對業務系統進行結賬處理；⑤月末，在財務系統中，先指令計算機自動核對各日記賬、明細賬、輔助賬和總賬，再對財務系統進行結賬處理；⑥月末，指令計算機依據會計報表取數公式生成會計報表。

在業務財務一體化下主要實現業務流程和會計流程的結合，在出現業務活動的情況下，存在大量業務事件數據，這些數據將會被實時采集、存儲到業務數據庫中。信息使用者發出請求后，如匯總科目匯總表、匯總付款憑證等，會計信息系統能根據要求自動產生相應的信息報告，發送給使用者，即信息用戶可依照相關規則與數據庫得到自己需要的信息。

主要參考文獻

[1]耿文莉.會計信息化中賬務處理程序的轉變[J].哈爾濱商業大學學報：社會科學版，2008（2）.

[2]張毓婷.基于財務業務一體化的會計業務流程重組[J].會計之友，2012（31）.