Excel在人力資源管理中的應用

郭一聆

（鄭州市城市管理局，鄭州 450006）

[摘 要]隨著企事業單位的發展，辦公軟件在各個領域中都得到了廣泛的推廣與應用，政府部門也不例外。Excel是辦公系列軟件office的重要組件之一，在數據處理方面具有強大的功能，能夠極大的提升人事資源管理的效率，在企事業單位中利用Excel軟件能夠有效提高其工作效率，促使企事業單位發展。基于此，本文探討了Excel在人事資源管理中的具體應用，旨在促進企事業單位人事資源管理水平的提升。

[關鍵詞]Excel；人事資源管理；工作效率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.045

[中圖分類號]F272.92；F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-00-02

人事資源管理對任何一個組織以及企事業單位來說，都是重要的工作內容之一。在企事業單位運行過程中，人事資源管理發揮著重要的作用，有效的人事資源管理能夠提高企事業單位運行的工作效率，更好的促進企事業單位發展。這就需要企事業單位及時關注人才的選拔、任用、培育、留任，對單位人事資源管理的日常工作內容加以擴展。而Excel在人事資源管理系統中招聘錄用方面、工資管理方面、數據統計等方面都有著廣泛的運用，其能夠完成不同數據的處理工作、圖表繪制工作、統計分析工作與輔助決策操作等工作。基于此，本文分析了Excel在人事資源管理中的具體應用案例，以提高企事業單位人事資源管理的質量與水平，使企事業單位人事資源管理沿著健康的方向持續發展。

1 建立人事資源管理數據庫的迫切現實

現階段，Microsoft Windows在各個行業各個不同單位中都得到了廣泛的應用。在微軟系列辦公軟件中，Excel被廣泛地運用于人事資源管理工作中。Excel具有人性化的功能，設計功能比較強大。隨著微軟公司特定的連接方式，其能夠對各種類型的數據資料進行相關交換，同時還可以加強早期數據庫版本之間數據的交換與傳輸，能夠滿足復雜環境下的人事資源動態數據的收集整理與呈報工作的相關需要。但也應看到因其使用比較廣泛，在具體的應用中可能會有僅僅使用表面而走進數據管理的誤區，因此，相關人員需要加強對數據管理的本質認識，養成正確的數據管理習慣，從而使人事管理工作持續進行同時可以追溯，進而促使管理效率提升。

2 Excel在人事資源管理中的具體應用

人事資源管理是一項龐大而瑣碎的工作，具體包括了單位內所有職工的年齡、性別、學歷以及家庭住址等資料，需要人事資源管理工作人員進行仔細核對與計算，并對數據進行有效的統計與整理，充分發揮人事資源管理的作用，為企事業單位的工作提供人員后備支持。

在人事資源管理中，線性規劃在管理工作中的使用比較廣泛，能夠對人事資源管理工作發揮非常積極的作用，其中的重要代表就是Excel的應用。利用Excel能夠加強對員工薪資的計算與管理以及對人事資料的分析工作，下面從這兩個方面進行具體分析。

2.1 利用Excel加強對員工的薪資管理

在人事資源管理中的重要工作內容就是薪資的管理，這會直接影響到工作人員的工作熱情，是對職工階段工作時間內的工作情況的總結與回報，對工作人員具有重要的激勵作用，也是企事業單位留住人才的重要途徑之一。利用Excel能夠有效地對員工的工作時間、加班情況與工作回饋等進行一定的統計，其包括員工個人所得稅的代繳情況、員工帶薪假的天數、員工月度的工資表等，并能對員工的工資條進行批量制作，同時能對公司為員工繳納的“五險一金”情況進行有效展示。企事業單位在進行人事資源管理工作中，需要根據員工的實際收入情況繳納相關的個人所得稅，并為員工繳納“五險一金”等相關的款項，而這些款項的計算是一個龐大的數據工程。利用Excel能夠進行有效地將表格中相關函數進行快速計算，不管數據有多么龐大，只要輸入正確的計算公式就能進行正確的計算，且得出的數據比人工計算的要精準，誤差率小。

2.2 利用Excel加強對人事資源數據信息的統計分析工作

在進行人事資源管理中的另一項重要工作就是對人事資源信息進行統計，對員工的入職日期、家庭住址以及學歷背景等進行相關統計，掌握員工的一些基本情況，及時對空缺的工作崗位在網站上向社會發布招聘啟事，同時對一些離職員工做好善后工作，這些都需要加強對員工信息的整理與分析。利用Excel對員工信息進行分析能夠發揮強大的作用，例如根據員工的身份證號，通過DATE函數能夠提取出員工的具體生日，從而得出員工的年齡，利用IF函數能夠有效得出員工的男女性別，從而獲得員工年齡與性別的重要資料。在對員工信息的掌握方面，工作人員需要根據不同年齡段的員工，統計出其具體的學歷情況，此時人事資源管理的工作人員可以利用Excel中的統計函數，針對各個年齡層次的員工進行統計，具體包括大于50歲以上的員工，40歲到50歲之間的員工，以及30歲到40歲之間的員工，還有30歲以下的青年員工人數，根據單位人事統計的具體要求對人事資料進行統計分析。

對員工的學歷情況可以利用Excel中的數據透視表進行分析，根據人事信息表格，在不同的學歷條件下建立相關的數據透視表，能夠直接獲得員工的學歷情況，一目了然，效果明顯，極大的提升了工作效率，工作人員在進行操作時，把相關的學歷字詞拖拽到列標簽與數值項目中，其中，行標簽為員工所在的工作部門，計數項是數值，在列標簽與數值設置好后就生成了數據透視表，其能直接反應員工的學歷情況，工作人員在短時間內通過數據透視表，能夠對員工的學歷情況進行快速的獲取，體現了Excel強大的數據處理能力。

3 運用Excel加強人事資源管理工作中的心理方面

隨著習近平領導班子對國家政府單位廉政建設等的實施，目前企事業單位面臨著重大的發展機遇，需要進行相應的調整以響應國家和黨的相關政策，因此，企事業單位應加強日常的工作建設、提高工作效率，保持與人民群眾的密切聯系，這就對工作人員提出了更高的工作要求，需要工作人員具有更強的工作能力與心理承受能力。所以企事業單位應及時關注工作人員的心理健康狀況與工作壓力情況，利用Excel能夠對工作人員的心理健康狀況進行有效分析。

企事業單位在運行過程中應堅持以人為本的理念，及時關注工作人員的心理素質與心理健康狀況，使用科學的工具加強工作人員的心理輔導，使工作人員保持較高的工作積極性，從而促使其工作效率的提升，使單位的工作績效得到提升，使組織的整體效能得到充分發揮。關于工作人員的心理素質方面，相關人員首先可以使用《癥狀自評量表》對工作人員的心理狀況進行了解與調查，得到分析數據后再利用Excel對工作人員的心理問題進行全面分析，進而提出相應的解決措施。

為了確保數據的科學性，相關人員應加強調查數據的完整有效性，先確定總分，再利用總分對具體的心理狀況進行匯總和分析，進而利用Excel得出具體的急性柱狀圖，根據急性柱狀圖中的相關數據，對職工心理問題產生的具體原因進行分析與了解。不同的因子分別代表了不同的原因，相關人員應對不同的因子進行具體分析，進而掌握職工的心理狀況，再想出不同的解決方案，進而有效解決工作人員的心理問題。人事資源管理組織，首先應對陽性項目進行仔細檢查與篩選，當工作人員總體分數大于160分，同時工作人員陽性項目的數量大于43分時，應當對陽性項目進行下一步的篩選工作；當工作人員總體分數大于200分，說明其心理有一定的問題，應當進行心理輔導；而當工作人員總體分數大于250分時，說明其已經有了嚴重的心理問題，應當進行心理方面的治療。

4 結 語

隨著信息技術的普及與電腦的廣泛使用，辦公軟件在企事業單位中也得到了應用，其中，Excel基于其強大的數據處理能力，對企事業單位人事管理方面能夠發揮巨大的作用，極大的提升了人事資源管理的效率，提升了工作人員的工作熱情與工作積極性，同時還能對工作人員的心理狀況進行有效分析。在事業單位人事資源管理中運用能夠極大的提升相關人員的工作效率，促使企事業單位工作順利進行。

主要參考文獻

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