信息技術在醫院電子檔案管理中的應用及價值

羅彬彬

（廣西梧州市紅十字會醫院，廣西 梧州 543002）

[摘 要]信息技術的發展及應用使醫院電子檔案管理工作呈現出前所未有的新局面，本文探討了信息技術在醫院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術時存在的問題，并提出了一些醫院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫院電子檔案管理的利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。

[關鍵詞]信息技術；醫院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

當前社會進入信息化時代，信息技術已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發展進步，這也為提升醫院電子檔案管理工作的質量及效率提供了契機。但信息技術在給醫院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產生了形式多樣且規格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫院管理效率的必然要求，也是醫院實現跨越式發展的根本項目。

1 信息技術在醫院電子檔案管理中的價值

1.1 提升醫院電子檔案的管理水平

醫院借助信息化技術，對具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的醫院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監控，可保證管理工作的連續性。根據電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數據文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規則，可有效提高醫院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫院電子檔案管理的靈活性、時效性

醫院借助信息技術，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉借。借助信息技術及計算機系統，能夠有效實現資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關信息，檔案管理人員還可根據實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。

1.3 完善醫院的信息化建設

信息化時代中，電子檔案在醫院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術亦是醫院整體信息化建設的重要內容。通過建立并不斷完善醫院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術，統籌安排醫院信息及電子檔案工作，可促進醫院各部門的協調管理，提高醫院管理效率，實現電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發現存在的不足，予以修正，為醫院的信息化建設提供有力的保證。

2 醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題

信息技術在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術有效地應用于醫院電子檔案管理中。使用信息技術管理醫院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及內容較廣，涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術進行多元化轉變，才能由原本復雜的結構、不一而足的形態、雜亂的存儲方式，轉變為可歸檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術在表現出巨大優越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網絡安全等問題。應用信息技術進行醫院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫院網站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術管理醫院電子檔案，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業的檔案業務能力、嫻熟的電子信息技術操作能力、豐富的文化涵養等，才能適應強大的數據整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術在醫院電子檔案管理中的有效應用

3.1 完善電子檔案管理體系

優質可行的管理體系是將信息技術有效應用于醫院電子檔案管理中的重要環節，可規范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發揮信息技術的優勢，促進電子信息技術應用。醫院電子檔案管理體系應結合醫院發展的實際情況加以構建和完善，以充分發揮電子檔案服務于社會、服務于醫院的功能。

一是充分借鑒并利用現代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結、發展，形成科學、合理的現代化檔案管理體系。

二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫院電子文件的形成、積累、收集、整理有據可依，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫院電子檔案管理有關規章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現各個環節的有章可循，有據可查，落實到人，有效規范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構建行之有效的獎懲制度，給予工作表現優異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現不佳的人員予以適當的督促，在充分提高職工責任心的同時，增強其工作積極性，從而更好的完善醫院電子文檔管理體系。

3.2 建設電子檔案信息數據庫

建設電子檔案信息數據庫是醫院電子檔案管理的重要舉措，是實現電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關鍵。檔案信息數據庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔助性電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環境和元數據的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫院工作相關的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環境及數據，以保證電子文件收集的時效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質版本予以歸檔。

三是利用信息技術，實現醫院電子檔案管理的網絡化，及時發現并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫院檔案網絡系統中檔案信息資料存儲的內容，及時更新并補充信息內容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數據流失，可在進行數據資源管理時，將系統設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數據安全。

四是實現文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現文件檔案的統一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態過程、相關的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊伍專業化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質，可實現依法治檔，進而使檔案人才培養模式進一步創新。只有現代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業隊伍規模不斷擴大，檔案人才隊伍結構和整體素質得到顯著提高，才能有效利用信息技術進行醫院電子檔案管理，并充分發揮其價值。

一方面，通過考察、培訓等培養教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業檔案理論知識、計算機網絡技術、電子文件知識、知識產權保護知識、基礎網絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質。醫院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫院對電子檔案管理的需要，并根據實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規定和新要求，還可邀請行業專家前來醫院，傳授電子檔案管理的知識經驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫院檔案管理人員的業務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。

另一方面，可創新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環節中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業水準及各項素質，以滿足醫院電子檔案管理的發展需要。

4 結 語

當前社會已進入信息化時代，利用信息技術加強醫院電子檔案管理工作，不僅是時代發展的需要，也是提升醫院檔案工作效率，推進醫院可持續發展的重要保障。隨著信息技術的不斷發展，醫院電子檔案管理也體現出日新月異的特點，相關人員應正確認識信息技術在醫院電子檔案管理中的價值，充分了解醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數據庫、提高檔案管理人員素質等方面著手，不斷改進醫院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。

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